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【4月24日追記】Covid-19感染予防対策と総会の開催について(スタッフコラム) [2020年04月03日(Fri)]
 年度末を過ぎ、NPO法人のみなさんは総会の開催について検討される時期にさしかかっていますが、Covid-19(新型コロナウイルス感染症)感染拡大を考慮し、総会の開催について悩んでいる、というご相談が継続して寄せられています。

 総会の開催が困難である場合は以下の手段が考えられます。

★ 定款で「みなし総会」を認めている場合

 2012年の法改正で、NPO法人の正会員全員が総会に付議された事項に同意した場合は、総会を開催したものとみなすという「みなし総会」の規定が設けられています。この手法を使う場合、以下のような段取りが考えられます。

(1)正会員に議案書と開催通知文を送付します。

 (通知文例)本来であれば通常総会を開催すべきところですが、昨今の新型コロナウイルス感染症拡大等の情勢を受け、定款第27条3項の規定により、正会員のみなさまから総会議案への同意をいただきたく、お願いします。


(2)正会員全員から書面(電磁的媒体を可としていればFAXや電子メールも可)で同意を得る

(3)全員から同意を得たことを確認した後、議事録を作成する


★ 定款で「みなし総会」を認めていない場合

 みなし総会を認めていない場合は上記の手段が取れませんので、何らかの形で総会を開く必要があります。

 (追記) NPO法第14条第9項にある「みなし総会」の規定は定款への記載を必須としないため、定款にみなし総会の規定がなくても適用できるのではないか、というご指摘を頂戴しました。一部の所轄庁では定款に記載がなくとも有効である旨、通知されているようです。
 しかし定款に記載のないまま「みなし総会」をおこない、定款変更や役員改選などにより他の行政庁に議事録の写しを提出する場合、根拠が明確でないといけませんので、「特定非営利活動促進法第14条第9項の規定により正会員全員の同意を得る方法で総会をおこなった」という旨の記載があったほうが望ましいといえるかと思います。この点は各行政機関に確認をいただくことをおすすめします。

【必要最少人数で開催する場合】
(1)正会員に議案書と開催通知文を送付します。

 (通知文例)本年度の当法人の総会を以下の通り開催します。なお、昨今の新型コロナウイルス感染症拡大の情勢を受け、出席に不安を感じられている方もいらっしゃるかと存じます。定款第28条2項の規定により、書面表決(各議案の賛否を書面にてお知らせいただく方法)もしくは表決委任(表決を他の代理人に任せる方法)が可能ですので、こちらをご利用ください。


(2)実出席は最小限としながらも、出席者と書面表決・委任表決をあわせて正会員総数の過半数以上として総会を開催する。この際、人と人の間隔を大きく取ったり、消毒用アルコールを用意したり、換気を十分におこなったり、といった対策を取りましょう。
 議長と議事録署名人になるべき人(多くの場合は定款で2名以上とされているかと思います)、3〜4名以上は実出席が必要です。

(3)終了後、議事録を作成する

【ビデオ会議などを利用する場合】
 内閣府のQ&A(https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa)で触れられていますが、ビデオ会議方式で総会に参加することが認められています。
 映像や音声がスムーズにやり取りできるかどうか、画面の向こうから質疑などが受け付けられる状態になっているかどうかを確認してください。なお、議事録にはビデオ会議での参加者が何人かを記載しておく必要があります。

 「みなし総会」は正会員全員の同意が必要のため、正会員が多い団体ではハードルが高いといえます。最小限の出席と、書面表決・表決委任(いわゆる委任状ですね)を併用するのが現段階では現実的かと思われます。

(2020.4.17 動画解説を公開しました)




★Covid-19の関係で事業報告書等の提出が遅れそうな場合
 これについても上記内閣府Q&Aで取り上げられていますが、今回のCovid-19は天災等と同じ扱いとされています。内閣府も2020年1月から6月の間に事業報告書の提出期限を迎えるNPO法人については、9月までは督促等の対応を留保するよう、所轄庁に通知を出しています。Covid-19の影響で事業報告書等の提出が期限までに間に合いそうにない場合は、まず所轄庁に相談してください。

★Covid-19の関係で納税が遅れそうな場合
 所管する税務署にご相談ください。条件が整っていれば、納税期限の猶予が受けられます。

★Covid-19の関係で役員変更登記が遅れそうな場合
 これについては現在特例はありません。オンライン登記の利用が推奨されています。なお法務局によっては、登記相談の利用制限などがかかっていることがありますので、ご注意ください。
 定款で役員を総会で選任しており、かつ、任期満了後も後任が選任されていない場合は任期満了後最初の総会が終結するまで任期を伸長する、という規定がある法人については、総会を延期することも可能とみられます。この場合、次の任期は総会が終結した日を基準にスタートしますので、役員任期のサイクルが変わりますので注意が必要です。


 なお、今後のNPO法の運用で何か新しい動きがあれば上記内閣府のQ&Aに掲載されるとのこと。時折チェックしてみてくださいね。