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2014年03月31日

プロジェクトへの関わり方いろいろ〜その2

みなさん、こんにちは。
NECワーキングマザーサロン・プロジェクトチームの高橋葉子です。

「プロジェクトへの関わり方いろいろ・その1」では、

【自分がどうありたいか×チーム内での対話】
で、関わり方を自分たちで選んでいけるのが、このプロジェクトの醍醐味☆


…ということをお伝えしました。
そこで今回「その2」では、、こちらについてご紹介します。

●進行役が当日の進行をするのはイメージつくけれど、
 その他のことって、具体的に何をやっているの??


はい。まずは、プロジェクトメンバーの応募・登録ができたら、
地域ごとに、進行役を含めて5〜6名くらいのチームを組みます。
このチーム全員でサロンの開催運営にあたります。

チームでの最初の取り組みは、、
「チームキックオフサロン」「運営研修」です。

「チームキックオフサロン」は、文字通り、チームでの活動をはじめるにあたってのサロンです。
実際のサロンと同じように、会場設営を行い、サロンのプログラムを行います。
つまりサロンのリハーサルですね。
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同時に、ここで初めて顔合わせするメンバーもいるとおもうので、お互いに知り合うために、そして、これからのチーム活動が充実したものにしていくために、
「自分はどう参画していきたいか」をテーマとして考え語り合っていきます。
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このあと。引き続き全員で「運営研修」を行います。(約2時間)
サロンの開催運営に必要なこと、大切なこと、具体的な作業などを、
チーム全員で確認していきます。
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この日はちょっと長丁場になりますが、でもこうしてチームの仲間と顔をあわせて対話ができると、
お互いのことがわかってきて、活動が楽しくなる・充実する!んです。
「チームワークが自慢!」というチームは、
サロンのことだけじゃなく、あえて自分の話もしあうようにしていたそうですよ。


それでは続いて、
サロンを開催運営するためにやっていることを、
【開催前】・【当日】・【終了後】の場面から、それぞれ具体的に見ていきましょう。

【サロン開催前にやっていること】
☆日程と会場を決める
 …チームのメンバーで相談して決めます。会場は主に地域の公共施設。
  赤ちゃん連れのかたもいるので和室での開催が多いです。ネットで予約したり、窓口にいったり。
☆開催の登録
 …日程・会場が決まったら、開催のエントリーをします。(PC作業)
☆告知
 …サロンブログに告知記事をアップします。
  また、チラシを来て欲しい方がきそうなところに配布したり、
  SNSを活用してサロンのお知らせをしていきます。
  地域によっては、市報などに依頼して載せてもらうなども効果的。
☆受付
 …お申し込み受付がスタートしたら、受付担当者はメールでの受付を行います。
  サロン開催数日前にはリマインドメールもお送りしています。


【サロン当日にやっていること】
☆会場手続き・設営
 …会場施設で手続きを済ませたら、会場に入って設営をします。
  受付や荷物置き場を作り、座席を用意。このフォーメーションにも実はこだわりがあったりします^^
☆受付・サロン中のサポート
 …開場時間になったら、受付を開始します。会場の外や中の誘導を担当する人も。
  この時間、進行役は大抵キンチョーして頭が真っ白になっているので、
  PJメンバーの力の発揮しどころです^^
  サロン中は、1名は撮影係や何かあった時の対応係を。
  (急に警備員さんが入ってきたり、当日取材が来たりということもありました!)
☆片付け
 …サロンが終わったら、アンケートを回収して、会場を現状復帰してお返しします。
☆振り返り
 …これがとっても大事な取り組み。よりよいサロンにするためにじっくり振り返りをします。
  開催準備からを振り返って、次回はどんなことができる?ということも、各々考えていきます。


【サロンが終了してからやっていること】
☆アンケートの集計と入力
 …書いていただいたアンケートを集計して、Googleドキュメントのシートに入力します。
  当日現地参加していないメンバーが担当することも。
☆ブログやフェイスブックでの報告
 …当日の様子や写真、感想などをブログにアップします。
  サロンで湧いてきた思いをぜひここに綴ってください!
☆ご参加者へお礼メール
 …受付担当がお礼メールをお送りします。リピーターや口コミも多いので次回のご案内も♪
☆会計
 …会計担当は開催ごとに経費の精算を行います。会場費、印刷費、消耗品費など
☆報告書の作成&提出
 …サロン後の振り返りをもとに、進行役が報告書を作成して、PJメンバーに共有します。


…と、だいたいこんなことを毎回行っています。少しはイメージできたでしょうか?

メンバーによって、チームによって、役割の割り振りのしかたなども変わります。
まずは、自分がどう関わりたいか? それをチームの仲間と調整していくので、
関わり方のボリュウムや関わる内容は、ひとり一人違うわけですね。

たとえば、
「サロン当日はあまり参加できないけれど、
チラシの配布やアンケート入力など、事前・事後に大きく関わるよ!」
という人もいるかもかもしれません。

また、メンバーが週末しか活動できない人ばかりのチームだったら、
平日に会場の手続きに行ける人…はとても貴重な存在!!ですよね。


私自身は、昨年の第5期では信州チームのメンバーでした。
実家が信州なのですが、東京在住。現地での活動はほとんど出来ません。
なので、フェイスブックのグループで、事前準備の情報を取りまとめてわかりやすくしたり、
アンケートの入力や、ブログの告知記事作成や、報告記事をもらってアップする作業など、
PCでできる作業を主に担当していました。

それも、「チームキックオフサロン」には参加して、みんなと顔を合わせていたから、
画面の向こうに、みんなの姿を思い浮かべて、つながっていられたのだと思います。
やっぱり会って話せるって、すごい原動力です!

チームみんなでサロンを創ることで、あたたかくて強い絆ができる!
そこが、とても魅力的で嬉しいところ。

開催するだけなら、効率的に作業分担しちゃえばよさそうですが、それだけじゃ味気ない。
このプロジェクトに関わることで、自分自身をより深く見つめる機会に、
そして、それをわかちあえる仲間づくり
をしてもらえたら!と思っています。


(文責:NECワーキングマザーサロン・プロジェクト担当:高橋葉子)
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