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助けあいジャパン、3年目のバージョンアップ!  [2013年05月20日(Mon)]

助けあいジャパン 2.jpg


こんにちは、代表の野田です。
先日、一日かけて東京の有給職員と理事全員でミーティングをしました。

理由は3年目の体制を整えること。
実は今年に入ってずっと忙しいなーと思っていました。

岩手、宮城、福島、東京に事務所があり、私はそこを飛び回っていたのですが、よく気づいたらそれぞれの県に事務所がある33名の大所帯になっていたのです。


3年目、3県での事業も始まり、こりゃ、ちょっと見直しが必要だ!  ということで、みんなが落ち着いたこのタイミングで理事と東京のメンバーで運営体制の見直しをしました。

今回の見直しで大きく変わったのは3つ!

1:オフィスの拡大

これまで助けあいジャパンは副会長でもある石川さんの会社、dream designの一室を間借りしていました。しかし、東京の活動も増え、インターンも増えると、この部屋が手狭になってきてごちゃごちゃしていました。

IMG_8779.JPG
前の部屋の風景。結構キツキツ。。。


狭くなってて、ごちゃごちゃした部屋だと、どうもうまくすすまないい。。
ということで、経費はかかるけど思い切って大きい部屋に移ることになりました! 


3年目、広くなったオフィスで気持ちも新たに復興と防災に取り組む。
やっぱり環境が変わると気持ちまで変わり、いっそうやる気が湧いてきます。

IMG_0266.JPG
新しいオフィスでのミーティング風景


助けあいオフィス.jpg
入口からの絵






2:チーム全体の連携

岩手、宮城、福島、東京に事務所があり、事業はWebサイトでの発信やつぎへのそなえと多岐にわたる。東北と東京の物理的な距離もあり、どうしてもメンバー同士の情報共有が難しい。

これまで情報共有にはグループウェアである、google docsやスカイプを使って共有していましたが、毎週の朝礼ミーティング、こまめな進捗確認をコアメンバーの全員参加でやることにしました。

どんなに忙しくても月曜には朝礼ミーティングをし、週のスケジュールやタスクを確認する。
意外とバカにしがちな、こういう小さなミーティングや報告会。 こういうことを丁寧にすることで、距離が離れているからこその齟齬やヌケ・モレを防ぎます。


そして、全体のスケジュール調整もグーグルカレンダーではなく、アナログのカレンダーでやります!助けあいジャパン全体のイベントやスケジュール、サイトの更新スケジュールを紙で共有しておくことで、いつ、誰が忙しいのかが一目瞭然。

単に私が紙のプリントアウトとか、リアルなミーティングが好きなだけかもしれませんが、意外とアナログでやると顔を見て話すし、スケジュールは一覧性があるので全体のコミュニケーションは上手くいくのかな? って思っています。


IMG_0262.JPG






3:理事会を週1回から月1回のじっくり型へ
全体.jpg

最後に理事会と運営体制を見直しました。
助けあいジャパンが3県で事業を始め、他の活動が増えてきた背景には、毎週理事会をやっていたことがあります。

会長のさとなおさん、副会長の石川さんはそれぞれ自分の会社もありながら、毎週1回の理事会には参加してもらっていました。新事業は理事会で話して、そこですぐに決めるからこそ三県での事業も進む。でも、ミーティングが日々の事業の話にしかなっていませんでした。


週1回、1時間の理事会では中長期的な取り組みをじっくり話す時間がない。
今回から思いきって週1回の理事会をやめて、月1回のじっくりした型の理事会に変えます。理事会は日々のことより、中長期の戦略を中心に話し合う会にします。


この理事会の変更は実は違う意味もあります。
理事が本来の中長期の活動を担当すると、これまでの日々の復興の活動は東北のリーダーや東京の事務局長に任せる体制になるということです。

現場のことは現場に任せる。団体として現場へのエンパワーメントを進める変わりに、定期的に情報共有と相談をする体制にする。
そのために中長期の戦略は理事会、日々のオペレーションは事務局長を中心とした職員での実行体制に整えていきます。






最後に
固いことをいうようですが、3年目になってようやく組織っぽくなってきました。
組織というと縦割り、ピラミッドな形をイメージしがちですが、助けあいジャパンはもっと自由な形の組織を目指しています。もちろん成果は出していきます。

組織もフラットで風通しも良い。自由に裁量が与えられる反面、報告や成果を求める形にしたいと思っています。 私が前に働いていたのが外資系だったからかもしれませんが、もっと職場は自由でフラット、そしてやりたいことをとことんやれる場所でいいと思うのです。

今回の体制変更のあと、会長のさとなおさんと若いメンバーとのイノベーションのプロジェクトも始まりました。週1の理事会がなくなったからこそ、さとなおさんも助けあいジャパンの新しい活動が可能になり、それがチーム全体の刺激になってきています。


経験豊富な人も、中堅も、若者も学生インターンも、元いた業界は違うけれど、色んなメンバーが揃い、みんなの力が存分に発揮できる体制に変わり始めた気がしています。
やっぱり、このタイミングでミーティングして良かったー!

3年目の復興、3県での事業も開始し、有給職員も33名。全員で話し合って、バージョンアップした助けあいジャパンをどうぞ宜しくお願いします。






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