「会議のコツがわかる講座」開催のご報告 [2013年02月09日(Sat)]
こんばんわ、スタッフの近藤です。
今日はたがさぽで「会議のコツがわかる講座」を開催しました。 ◆こんな会議のお悩みありますか? □ 参加者から意見がうまくまとまらない… □ 会議の雰囲気が固くて、意見が出てこない… □ 会議では意見が出ないのに、あとで不満がでる… □ いつも同じ人が発言していて、他の参加者から意見が出ない… など、組織運営で欠かすことのできない「会議」に関する、お悩みや困りごとの解決に向けた講座です。 今回は、相談員として様々な場面で人と対話し、数多く会議の場でコーディネーター役を務めてこられた真壁さおりさんを講師にお招きしました。 真壁さんから、会議運営の技術的なノウハウのみならず、他者との信頼関係の作り方や大切さなど、コミュニケーション形成の話も交えながら行いました。 ◆◆◆講座の様子◆◆◆ 写真@/真壁さんからワークショップの説明 2人1組になって、現在困っていることをインタビューします。一人は話し役、もう一人は聞き役になって、困り事を聞きます。写真A/ワークショップのルール 聞き役は、話し役の困り事について、反論、意見、アドバイス、判断などは行わず、ひたすら聴くことに徹してもらいます。人に話をじっくり聞いてもらうという安心感を感じながら、互いの信頼関係をつくっていきます。インタビューが始まると、固い雰囲気だった会場もすぐににぎやかに!初対面の人も多い中、会場はワイワイガヤガヤとお話が尽きることはありませんでした。 話を聞きながら聞き役は、話し役の困り事をポストイットにまとめて整理していきます。 写真C/まとめた困り事を種類別に分けています インタビュー中、「ウチもそうなんだよ!」と、同じ困り事で共感されているペアもありました。会議の困り事は、どの組織にも共感するところがあります。 写真D/たくさんの課題・問題が集まりました 「意見がまとまらない」「会議の雰囲気が固い」「会議の役割分担ができていない」「意見が出てこない」「その他」で課題を整理しました。もっとも多かったのが、「意見がまとまらない」です。この課題は、講座の最後に行われた真壁さんへの質問コーナーでも、大きく話題になりました。 写真E/質問コーナーからディスカッションへ 「意見をまとめるには?」「結論を出すのには?」「話が脱線しないためには?」と、講師への質問から、参加者同士のディスカッションに発展していきました。今回は多賀城市外からも多くの町内会・自治会、団体の方が参加されていましたので、それぞれ最良の方法を意見し合いました。 「議題を作成して、会議の目的をメンバーと共有してみては?」 「進行役がメンバーへ協力をお願いし、会議の目的を伝えてみては?」 などなど、実践的な案もいくつか出てきました。 ◆信頼関係をつくる大切さ それぞれの組織で、会議進め方は色とりどりですが、互いのコミュニケーションが成立していなければ、発言したいことがあっても、なかなか口に出しにくいものです。今回の講座では、信頼関係の作り方を土台とした会議運営のポイントを、真壁さんからお話しいただきました。 ◆参加された方からのご感想 講座に参加された多賀城高橋東二区町内会の佐藤区長が、町内会ブログで講座のことをご紹介してくれました。参加者からの目線で、講座の内容が伝わってきます。 ↓ ↓ ↓ 多賀城市高橋東二区町内会ブログ |