本日、定期的にセンターの研修室を利用している登録団体の皆さんが、研修室の予約を受け付ける「研修室調整会議」を行いました。
今回は、2019年10月〜12月分の利用予約を整えました。早いもので、新元号で沸いた令和元年も年末の影がチラホラとしておりますね。
今回の会議には、登録50団体55名が参加しました。利用団体数が多くなり、利用希望が重複したところが多いため、団体同士で話し合い、譲り合いながらお部屋を使っていただくことになっています。
特に今回は、10月以降から事前予約をしてまちぴあ研修室を活用しようと、新しい登録団体の皆さんも複数お見えになって下さいました。こうした、利用予約の調整会議は、各団体の皆さんがそれぞれに会員さんたちの期待を背負い、責任感をもって参加されるので、ちょっとしたピリピリ感もあったりするとのことですが、
事前に頂いていた予約希望をスタッフが利用人数に応じて調整し、またそういった変更についても、快く応じて下さる利用団体の皆さんのおかげがありまして。いつもと違う利用希望の団体さんがあっても、落ち着いて調整にご協力下さり、皆さんの予定を整理することができました。
そんな中で調整会議。利用者の皆さんのご協力があるおかげで、今回の会議も無事に終了できました。毎回のことではありますが、まことにありがとうございます。
さて、次回の調整会議は、2019年10月5日(土)に行います。
研修室の利用希望を先に調整しておく、「事前エントリーシート(2020年1月〜3月分)」の配布開始は、2019年9月1日(日)からとなっています。
受付の締切は、9月２９日(日)までとさせていただきます。
時期がきましたら、改めてセンター内に掲示いたしますので、研修室利用の団体の皆様は、提出忘れ、会議参加忘れのないようにご注意下さい。
今回の調整会議では、役員変更など各団体の皆さんの中で、会場を確保する役の方が変更になるなどの事由があって、ついつい事前エントリーを提出し忘れたり、出したつもりで会議にだけ来てしまった団体さんも見受けられました。
残念ですが、こうした団体の皆さんからの受付は、調整会議が一息ついた、会議後13:00以降から先着順で付けつける他方法がありません。皆さんも困ってしまいますが、他の団体の方々の予定と組み合わさって調整されていきますので、事前申し込みを頂いた団体と、当日手ぶらで来館された団体の方々を一緒に処理することは、
できません。
ので、ぜひぜひ、会議開催の予定と事前申し込みのスタートと締め切りは、会議当日にスタッフがアナウンス及びお知らせする情報を各自で「メモ」するなどして、忘れないようにご準備下さい。
これまでの会議の変遷において、次回会議日を印刷して配布したりもしましたが、ご自身のメモ帳や記憶媒体に、それぞれの担当の方が
「自分でメモをする」ということが、
一番お互いに忘れないという具合になっておりますので、ぜひぜひ、ご油断のないようにご注意になって、次回以降の会議にお付き合い下さい。
そんなことでお集まりいただいた、団体の皆さま。本日はありがとうございました。次回会議も、ご協力のほどを宜しくお願いします。
（記事投稿：小倉）
