季節変わり目らしい、寒暖差の激しい日が続きますが、特に日中はお日様の光が力強さが増してきた感覚もあり、少しずつ春本番に近づいていると実感するこの頃ですね。
さて、昨日の3月5日に、まちぴあで主催している、まちづくり活動に役立つ知識や体験を学びあう小規模勉強会「まちぴあ勉強会」の第6回を開催することができました。
年が明けてからの２回は、３月から募集・申請受付がスタート（締切：３月３１日）し、５月に審査会等を控える「宇都宮市市民活動助成金」への申請と審査会の中で行われる公開プレゼンテーション審査を乗り越えることを具体的な目標として、
前回２月は、「プレゼン練習会」を。そして今回は、プレゼン時の強い味方となる「パワーポイントの作成・活用」について学びあう勉強会を行いました。
雨がぱらつく天候ではありましたが、４名の皆さんがご参加下さり、前回のプレゼン勉強会と同様に、良い緊張感がある中で、座学と実習を行うことができました。
活用という言葉は大仰すぎる感じもしますが、今回の勉強会では、市民活動助成金審査会のプレゼン発表の際に、司会という立場で交付を希望される申請団体の皆さんが発表されたパワーポイント等のスライド資料を見てきた担当者が、率直に感じた「改善点」を発信し、参加者の皆さんと意見交換する形で行いました。
そんなことで、今回の勉強会で皆さんに提案させてもらったのは、
「シンプルにつくろう」
と、いうことです。シンプルとは簡単ということでなくっていうことを少し説明させて頂きますね。
【互換性が大切】
まずは、そもそも。パワポなどの発表用データを作成するのは、パソコン等、皆さんが日々使い慣れている機械・環境下で作成されるものですよね。しかし、発表する現場では多くの場合、事前に用意されたパソコンや機械にデータのみを取り込んでおいて出力することが多いと思います。その場合によくあるのが、
「互換性がなくて四苦八苦」
という状態で。ただでさえ緊張しているプレゼンに臨もうとしている時にこの状況になると大変です。ですので、どんなところで発表してもなるべく心配がないように、「バージョンダウンして作成しよう」からお伝えしました。
個人的に、ワードでもエクセルでもバージョンが変わったとしても新しい機能を使いこなせていない（使わない）提案者はいつもやってしまうバージョンダウンですけども。知らない方もあったそうで。まずはよい情報提供になりました。
【資料の役割分担を考えよう】
次は、作成する資料の意図というか、「何のために作るか」を考えて作ろうということをお伝えいたしました。市市民活動助成の審査については、事前に団体の概略やこれまでの実績を記載した一次審査用の資料を提出済みの状況です。
審査員の皆さんは、事前に資料に目を通しているということを踏まえ、スライド資料を作ると、内容の重複が少なく、より伝えたい部分をクローズアップできるとお話ししました。
限られた時間を有効に使い、取り組みたい申請事業のより詳細な部分に注力して伝えるための資料として作成することをお伝えさせてもらいました。
【具体的な内容にする】
文章で伝える資料が手元にあるという前提を踏まえると、スライド資料は「見せる資料」ということになると思います。そのために欠かせないのが「写真」です。
発表する環境を想像すると、多くの場合はプロジェクターでの投影となります。光で映写するわけですが、審査会の場合には資料確認の必要もあって映画会などとは異なり、室内が明るい場合も多いです。そうなると、少しぼやけてしまう映像になるということを踏まえておくと、
「写真はなるべく大きなサイズがいい」
ということをお伝えしました。勉強会では実際に、数枚敷き詰めたスライドと一枚写真のスライドを見比べてもらい、見やすさを確認してもらいながら進めていきました。
「大きい方がいい」のは、文字や図表も同じです。見てもらえる資料とはすなわち「見やすい資料」ということを頭に入れて作ることをお伝えしました。また、このパターンですとスライド枚数が増えることと、保存時の容量が大きくなることが懸念されるわけですが、実際に投影される写真が必然的にぼんやりしてしまうことも頭に入れておくと、写真の画素数を小さくして編集していくこともアドバイスの一つとして付け加えさせてもらいました。
勉強会では、スライド一枚に大きく張り付けた写真の縮小バージョンと素材のままの状態の投影状態を見比べることもしてみて、
「あまり変わらないと思います」
との反応も頂くことが出来ました。出力した際には粗さが目立ちますが、スライド資料を手持ち資料に応用しない場合にはアリの方法ではないかとの意見交換ができました。
・・・以上のように、ページ数に縛られないで、文字や写真を大きく資料を作るためには、作成前の出来上がりイメージをより明確に、それこそシンプルな状態に整理しておくことが大切ですよね。と、なっていき。参加者皆さんからの同意も頂けました。
勉強会の進行と情報提供していたのが素人の担当者ではありましたが、今回の会には日頃、地域での活動を映像化する活動をしている「学びの映像舎」さんの参加もあり、適宜適切なアドバイスを頂きながら、よりちゃんとした提案をすることができました。
情報提供後の意見交換では、スライド操作を制限時間内に設定して、スライドのスピードに合わせてスピーチした方が良いとか、逆に、手動でやった方が落ち着くとか、発表を想定された皆さんのそれぞれの
「やりやすい方法」
が、提案されあいました。パワーポイントをはじめとした資料作成は、大概一人でコツコツ（あるいは、直前に一気に）と行う場合が多いと思いますが、一人だと中々自分流意外のやり方を思いつくことは難しいものです。
操作方法やフォントの選び方、写真の必要性など皆様がそれぞれに培ってきた自分流が意見交換されたことは、そんな方法があったかと今更ながらに学ばせて頂ける機会となりました。
勉強会の中では、やたらと「ダウン」「縮小」と言ってきた気がしている担当者でしたが、最終的には参加者の皆様のバージョンアップにつなげられたかなと思えた勉強会となりました。
ご参加いただいた皆様、大変ありがとうございました。勉強会を参集を呼びかける側も一緒に勉強している勉強会ではありますが、次年度以降もこのスタイルで、まちづくりに役立つ色々な学びを提供し、吸収していきたいと思います。
（事務局：Ｏ）
