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社会起業家の熱い想いをカタチにするお役立ち情報
社会起業家の事業継続と経営基盤強化に役立つ情報について、公的機関15年の実績ある会計士の経験・ノウハウをお伝えします。
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貴法人の情報共有の仕組みと運用はきちんと回っていますか[2016年04月14日(Thu)]
2016年4月14日(木)
 おはようございます。昨日は林 英臣氏のセミナーに行ってきました。林 英臣氏は、松下政経塾第一期生で林英臣政経塾を主宰されておられます。今回は「志士経営者が進む公益経済への道」というテーマで、経営者がどうあるべきかという大局的な所から、熱く「志」についてお話をしていただきました。あらためて「志」についてその価値の重要性を認識させられました。今日も張り切って元気に行きましょう。

(要旨)
@団体内で普段からベクトル合わせをする習慣をつける
Aフォーマルな会議の決定事項はいつでもだれでも容易に知り得る状態にしておく
Bインフォーマルなコミュニケーションが団体内で意識的に行われていることが必要

 さて、本日のテーマは「貴法人の情報共有の仕組みと運用はきちんと回っていますか」です。前回、「貴法人のターゲット顧客はきちんと設定されていますか」というテーマで、団体が誰をターゲットにして事業を行うかという入口の重要性をお伝えしました。

@団体内で普段からベクトル合わせをする習慣をつける

 団体がターゲットにする相手のニーズ等をとらえて、団体のビジョンミッションを明確にし、実際の活動を進めていく際に、基本、関係者が同じ方向性で業務をすることが求められます。それでないとシナジー効果が出にくいです。

 その場合、活動する関係者が多ければ多いほど、普段からベクトル合わせをする習慣をつけていないと、どうしても団体の活動にロスが生じてしまいます。何故なら、関係者が協力して業務を実施する際でも、双方で認識のずれが生じることは普通に発生するからです。

 先日もある団体の担当者と話をしているときに、当然に団体内での情報共有されていたであろうことが、実はその担当者には伝わっていなくて、話が噛み合わないことがありました。

 こうした認識のずれを極力少なくし、お互いが共通の認識で仕事をするためには、団体内で情報の共有化の仕組みとその運用が求められます。では、どのような方法で情報の共有化が行われているのでしょうか。

Aフォーマルな会議の決定事項はいつでもだれでも容易に知り得る状態にしておく

 フォーマルには各種会議があります。会議の目的が明らかであり、その目的を達成するために関係者が集まり、会議に参加した人は会議での決定事項を共有します。

 会議の後では、議事録や会議メモの形で回覧することがあります。そうすると、都合が合わずに欠席した人もその会議でどんなことが話され、何が決まったかということを知ることができます。団体内で各種データベースを設定していれば、それぞれの会議の決定事項について、いつでもどこでも見ることができるような仕組みを持っている場合もあります。

 重要なことは、会議の決定事項がいつでもだれでも容易に知り得る状態にしておくことです。すなわち、決定事項を記録に残すことが必須であり、それが紙であろうとデータであろうと媒体は何でも良いので、容易にアクセスする状況にしておくということです。

Bインフォーマルなコミュニケーションが団体内で意識的に行われていることが必要

 一方、インフォーマルには、関係者のコミニュケーションがあります。フォーマルももちろん大事ですが、それ以上にインフォーマルな関係者のコミニュケーションはもっと重要です。フォーマルでは読み切れない行間の部分は、関係者のコミニュケーションで補うことが必要だからです。

 インフォーマルだからカタチはありません。普段からの何気ない雑談の中でもできるでしょうし、アフターファイブでのノミニュケーションでもできるでしょう。肝心なことは、そうしたことが団体内で意識的に行われていることが一定は必要だということです。

 関係者が同じベクトル合わせができていると自然にそうしたことに目が行きますし、それをいろいろなカタチで確認することがふんだんに行われます。これにより、情報共有の際にヌケモレが減りますし、結果として確実に業務を効率的に回すことも可能となります。

 このフォーマルとインフォーマルの情報の共有化の仕組みは一様ではありませんし、ましてやその運用も様々だと思います。一度、団体内での情報の共有化の仕組みと運用はきちんと回っているか、確認してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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