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組織運営におけるフォーマルとインフォーマルとの間ですべきことは[2016年03月22日(Tue)]
2016年3月22日(火)
 おはようございます。3月も第4コーナーを回り始めました。今週辺りは、来年度の予算や事業計画における理事会や評議員会などが行われる期限となりましょうか。いよいよ新年度に向けての諸活動が本格化してまいります。今日も元気で張り切って行きましょう。

(要旨)
@フォーマルは、理事会、評議員会、各種会議、インフォーマルはその会議等に参加する役職員間のコミュニケーション
Aフォーマルでは、決定することを重視し、インフォーマルは日頃の役職員間のコミュニケーションを重視
B円滑な組織運営をするためには、フォーマルとインフォーマルのバランスを上手く取る

さて、本日のテーマは「組織運営におけるフォーマルとインフォーマルとの間ですべきことは」です。前回まで3回にわたり、トップに関して日頃考えていることをお伝えしました。何と言っても組織の大小にかかわらず、トップの役割は決定的ですからね。

@フォーマルは、理事会、評議員会、各種会議、インフォーマルはその会議等に参加する役職員間のコミュニケーション

 そのトップに限らず、役職員が一丸となって組織全体や各部門の運営を回すことが求められます。その際、フォーマルとインフォーマルとの間ですべきことは何でしょうか。ここでは、フォーマルは、理事会、評議員会、各種会議を指します。インフォーマルはその会議等に参加する役職員間のコミュニケーションを指します。

Aフォーマルでは、決定することを重視し、インフォーマルは日頃の役職員間のコミュニケーションを重視

 フォーマルでは、決定することを重視します。関係者が各種会議に参加して協議するのですが、ともすれば、何かを決定せずそのままになっていることがあります。多くの関係者が参加する時間とコストを考えると、決定しない会議は何の意味もありません。

 もちろん、1回で決まらなければ、2回3回と回を重ねることがあります。しかし、できるだけその回ごとでも必ず何かを決定して、次の行動に繋げる必要があります。多くの関係者を拘束するのですから、そうしないと時間がもったいないからです。

 一方、そのようなフォーマルな場で決定するためには、日頃から役職員間のコミュニケーションが円滑に行われていることが大事です。会議の参加者にその時の議題に共通認識があり、ベクトルが一定の方向に向いていれば、スムーズに行きやすいですね。インフォーマルなコミュニケーションがいわば潤滑油になります。

B円滑な組織運営をするためには、フォーマルとインフォーマルのバランスを上手く取る

 このように、円滑な組織運営をするためには、フォーマルとインフォーマルとの間を上手く泳ぐ必要があります。フォーマルを補完するインフォーマルはとても大事です。役職員間のコミュニケーションは組織風土の問題でもあります。

 職場でのコミュニケーションが日頃から進んでいる団体は、各種会議に参加する関係者が自らの役割分担の中で、活発な意見が出やすいと思います。当事者意識を持ち、何とか組織に貢献したいと思える組織風土がある団体は強いです。

 ご自身の団体で、この組織運営におけるフォーマルとインフォーマルのバランスが上手く取れているか、物事を決定するルールとそれを補完する組織内のコミュニケーションがとれているかについて、一度確かめて見られてはいかがでしょうか。
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