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2020年12月08日

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posted by JNAN at 11:17| Comment(0) | TrackBack(0) | お知らせ

2020年11月13日

【交流会から】預り金についてのご質問♪

先日の「会計担当者のオンライン交流会」の中で、ある団体様から
とても悩ましいご質問をいただきました。

〜ご質問〜〜〜〜〜
障がい者グループホームにおいて、入居者の個人的なお金を
個別にあずかって管理せざるをえない状況があり、その管理が
どうしても煩雑になります。それが法人の会計を通ることもあり、
その場合は預り金などで管理することになりますが、
個別の残高管理作業に苦労します。
同様に、利用料等の精算業務等もあって、とても煩雑で
面倒なのですが、他の法人の皆様はどのようにされているのでしょうか

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

担当者様のご苦労を思うと、
思わずため息が出そうですねえ・・( ;∀;)

ご質問の内容は、2つです。

1) 入居者様の個人的な資金の管理
2) 入居者様からの預かり料金の精算業務



2つめのご質問から先に・・・(#^.^#)

【入居者様からの預かり料金の精算業務】
これは、どの法人様も経験されていると思いますが、
入居者様の人数が増えてくると、やはり、エクセルや別の帳簿を
使って個人別に管理するしかないでしょうね。
なんらかの手段で別の帳簿で完全に管理ができていると、
会計上は預り金として合計でもいいかもしれません。
入居者数がそれほど多くない場合は、
預り金として枝番号で個人の残高を管理するところも
あるかもしれませんね。
「残高管理をする人」と「会計処理をする人」の連携が
欠かせませんね。

最初のご質問!
【入居者様の個人的な資金の管理】
これは、さまざまな事情のため入居者様の「個人的な財布」を、
法人が預かって管理せざるを得ない、という状況ですね。
一見、簡易そうに聞こえますが、入居者様の人数と入出金の頻度により
相当手間がかかることと、事務局や会計スタッフはそれ以外の
多忙な業務をこなしながらの対応となるので、
事実、非常に煩雑な現場になってしまいます。

入居者様の個人的な財布を、「預り金」の科目に枝番をつけて
法人組織の会計の中で処理することもできなくはありませんが、
会計業務が計り知れないほど面倒なことになります。
専任の会計スペシャリストでも居ないと無理でしょうねえ。。

結局、おそらく、入居者様個人の「お小遣い帳」をつくって
管理(手書きかエクセル)するのが一般的かと思います。
しかし、その場合は、個人個人のお小遣い帳を、
だれが責任をもって管理するかが重要になります。
また、法人に「個人的資金」が降り込まれることがあるので、
結局、「預り金」科目の管理は避けられなくなります。
あるいは、振込禁止!にして、必ず現金収受にする方法も
ありますが、それは逆に、現金の取り扱いで間違いが生じる原因に
なったり煩雑になrので、要注意ですね。

実際、私も同様のケースをいくつか経験しましたが、
だれも悪気なく、一生懸命やっているけれども、
お金が合わなくなることが頻繁に起こります。
なぜなら「そのことだけに専念しているわけではない」
ことが大きな理由です。

「専従担当者がいるわけではない」
「夜や、休日にもお金の出入りがある」
「会計処理のスペシャリストがいるわけではない」
「両替をせざるを得ない状況がある」などなど

他にもいろんなことがあると思います。
正直なところ、明快な対応策がなく、現場でベストな策を
検討するしかありません。ただ、一つだけ、明確に言えるのは
「これは担当者だけの問題ではない」という点です。

サービス管理責任者や、ホーム全体の長、事務局長、
入居者様の担当者たち、そしてお金を触る人たちなど、
関わる人たち全員でが納得できて
「継続して無理なく続けられる方法」
考え出さないかぎり解決できないと思います。

現場でこういった苦労をされている皆様、
ほんとうに大変だと思います。明確な答えはなくても、
ぜひ「そうだよね〜〜〜!!」と、共有できる機会を持ちたいですね。

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posted by JNAN at 17:01| Comment(0) | TrackBack(0) | お知らせ

2020年11月09日

総会&オンライン交流会のご報告


みなさま こんにちは。

11月7日土曜日、JNAN初のZoomを使った
オンライン総会および交流会を開催いたしました。

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◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡

【総会開催】
正会員総数18名 うち出席者11名・委任状出席者4名
報告事項は次の3つです。
・2019年度事業報告・決算報告
・2020年度事業計画案の提案、
・運営委員の重任の報告

前年度はコロナの影響で活動が制限されてしまった中、
新たにオンラインという道が開けたことにより、
今年度は、現場で頑張るNPO会計担当者の
ネットワークづくりにより一層頑張ることを決意いたしました。

◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡

オンライン交流会
【NPO会計事務の「困った!」を話し合い、ヒントを得よう!】

総勢26名、オンライン&事務所集合のハイブリッド形式で実施
話題提供者
◆浜野悦博様(八王子市市民活動支援センターセンター長)
  〜会計相談を受ける中間支援の立場から〜

会計現場もよくご存じで、かつ長年に渡って市民活動の支援に
携わってこられたからこその、深いお話を伺うことができました。

◆森健輔様(バックオフィス業務オーガナイザー)
  〜複数のNPO法人の会計業務の支援をする立場から〜

現場の状況や問題点・課題点を熟知していらっしゃるからこそのお話で、
まずは証憑書類の整理から会計がはじまるのだということから、
現場に寄り添ったお話を伺うことができました。

◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡◎☆彡

その後の意見交換の場においては、皆様からの貴重なお話をたくさん伺い、
また悩みなど共通しているのだと感じながらお話を伺っておりました。

様々な方との情報共有をすることができ、
改めてこのような場が必要なのだと感じております。
今後もオンラインだからこそ、つなげる場所をご提供できればと思っております。
話題提供いただいた浜野様、森様
そして、ご参加いただきました皆様、本当にありがとうございました。

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JNAN事務局
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posted by JNAN at 17:00| Comment(0) | TrackBack(0) | お知らせ

2020年11月03日

仮払いをしたとき、どうする?


現場ではこんなこと、ありませんか?
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9月27日、理事長がでかけると言うので、
玄関スリッパの購入を頼みました。
いくらか、わからないのでとりあえず5千円渡しました。
28日に、領収証と残金 3,490円を返してもらいました。
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こんなとき、ちゃんと現金出納帳を書いていますか?
理事長が帰ってきて、お釣りをもらってから処理しよう!なんて
思っていませんか?????( ゚Д゚)


重要ポイント(1)

とりあえずでも、なんでも「お金を金庫から出したとき」
必ず、現金出納帳に書く。

5,000円の支出を「出金欄」に記入します。
『とりあえず払った』⇒ 仮払金、という科目を使います。
摘要には、誰にどういう意図で渡したのかを書きます。

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重要ポイント(2)

このとき、領収証がないのでお金を出した証拠がありません。
証拠書類がない!のに、お金を出してしまうと、あとから、
わからなくなる可能性があるので、要注意です!というか、駄目ですね。
相手が、理事長でもスタッフでも誰でも同じです。

★間違いや不正は、こういうところから発生します★

こういう場合には、仮払金申請書、などのフォームを
作成しておいて、お金を持ち出す相手に記入してもらいます。

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そうすることで、担当者の記入漏れや処理忘れが防げますし、
お金を預かった人も、精算が必要だ!と、思います。

確かに、面倒ですが、NPO法人のお金は、
自分個人のお金とは違うので、大切なことですね。


重要ポイント(3)

精算時には「精算書」が必要です。
必ず、仮払金精算書を、買い物をした人に記入してもらい、
おつりと領収書を受け取ります。

ここで、会計の担当者が「こちらで書いておきます!」と、つい、
言いがちなのですが、それだと間違いがあっても、気が付かないままに
なってしまいますので、いけません。
お金のことですから、2人以上で、検証できるよう工夫しましょう。

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重要ポイント(4)

問題は、お釣りを受け取ったときの現金出納帳の書き方です。
理事長が持って帰ってきた現金は、3,490円です。
しかし、この金額を現金出納帳には書きません。

手順1)
理事長から現金を受け取ったとき、まず、
5,000円から領収証の金額を引き算した金額と、
受け取ったお釣りの現金が正しいかを確認します。
つまり、3,490円ちゃんとあるかどうか確認します。

手順2)
仮払精算書の記入とも確認し、領収証(レシート)とも
確認チェックします。
仮払精算書の金額の書き間違い、が、よくあるので気を付けます。

「ハイハイ!」なんていってお金を受け取って、そのまま
確認せずに金庫に入れたり、、しないよーに(*´Д`)

手順3)
現金出納帳の「入金欄」に、5,000円を記入し、
そして、同時に、レシートの金額、1,510円を「出金欄」に記入します。

つまり「仮払いしていた5,000円が戻ってきて、1,510円を支払った」
と考えます。

NO339.png


重要ポイント(5)

現金出納帳を記入する日は、精算した日、ですから、ここでは9月28日です。
レシートの日付ではありません。
レシートの日付は、現金出納帳の摘要欄に書きます。

このように記入したら、現金出納帳の残高まできちんと計算をします。
その後、一日がそれで終わりであれば、必ず現金を数えて、
「金種明細表」を作成しましょう。

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2020年10月25日

オンライン交流会について

2020年11月7日(土)に
JNANとして初めて、オンライン交流会を行います。

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NPO会計事務の「困った!」を話し合い、ヒントを得よう!
■概要
日時:2020年11月7日(土)15:00〜17:40
会場:オンライン(zoom)
参加費:無料
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このたび、非常に多くの皆様にお申込みをいただいており、
とても喜ぶとともに、あ〜、やっぱりこういった場で
必要だな〜〜と、実感しています。

実は、オンラインなので、人数制限が必要なのかどうか、
悩みましたが、「交流会」なので、あまに人数が多いと
そもそもの目的の「交流」が、できないよね、ということで、
現在のお申込者数で満席とさせていただきました。
せっかく、参加を考えていただいていた皆様、ごめんなさい。

JNANとしては「オンライン」が初めてのこともあり、
行き届かないこともあるかと思いますが、精いっぱい、がんばって
交流会を実施したいと思っております。

また、今回かぎりとせず、今後も、何度かオンライン交流会を
実施したいと思っておりますので、今回、参加できなかった皆様とは
ぜひ、次の機会にはお会いできればと思います。

「こんな内容で交流会したい!」などありましたら、ぜひ、
事務局まで、ご連絡いただければ嬉しく思います( ^)o(^ )

2020年09月28日

オンライン交流会のお知らせ

NPO会計担当者の皆様との交流会

NPOの会計、事務の苦労やお悩みの「あるある」をみんなで分かち合い、
日々の苦労や悩みの改善のためのヒントを得ましょう!
ぜひぜひご参加ください(*^-^*)
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NPO会計事務の「困った!」を話し合い、ヒントを得よう!
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■概要
日時:2020年11月7日(土)15:00〜17:40
会場:オンライン(zoom)
参加費:無料

■話題提供者
・浜野 えつひろ 様(八王子市市民活動支援センター センター長)
八王子の支援センターにて、NPO法人等の相談対応業務を行なう。簿記を
知らない小さな団体の運営や会計相談業務にも携わる。

・森 建輔 様(バックオフィス業務オーガナイザー)
複数の事業所で会計、給与計算、各種庶務の処理支援を行う。現場で確実に
業務が回るための帳票・ツールのカスタマイズを得意とする。

■予定
・15時〜16時:浜野様、森様のスピーチ(会計で困った!あるある事例について)
・16時〜17時半:対談、参加者様も含めた意見交換会

■お申込み方法
下記URL(Peatix)よりお申込みください。
https://npokaikeitantoukouryuu.peatix.com

画面に表示されている[チケットを申し込む]をクリックし、参加券を
ご取得ください(チケットは無料です)
申込締め切り:2020年11月5日(木)10:00

※お申込者には、追ってzoomの参加アドレスをお知らせいたします。

■お問い合わせ
[事務局](受付時間:平日10時〜17時)
MAIL:tan★npokaikei-tantou.org
(★、を、@、に打ち換えてください)
TEL:0797-26-6535

■主催
全国NPO会計担当者ネットワーク

■共催
一般社団法人NPO会計力検定協会
NPO会計支援センター

2020年07月24日

忘れずに、会計書類をまとめよう!

決算が終わって、やれやれ、ホッと・・・・

と、思う間もなく、次から次へといろんな手続きや
新年度の業務が始まって、あれよあれよ!という間に
秋になり、イベントがあり・・・・・・
うぅ・・・・結局、毎年同じ繰り返しで、追われつつ( ;∀;)

きっと、そんな繰り返しの日々だと思います。。

でも、やっぱり、1年が終わったら、会計に関する書類は
年度ごとにまとめておくことが大切!なんですよねえ〜
分かっているけどね。。

なんとか一日だけ「整理する日!!!!!!!」って
決心して、事務局のみんなにも宣言しましょう。
「今日は、ダメ!」って。

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もし、必要なら、私、行きますので呼んでください。
いっしょに「1年間の書類を整理」しましょう(#^^#)

以下に、ちょっとまとめて見ましたので、ご参考に!

「決算後の会計書類の整理!」
https://note.com/npokaikei_ogino/n/ncfd97b0ec710

2020年04月26日

NPOの総会開催について

3月末決算法人にとっては、この時期は、本来であれば
理事会、総会のために準備中であろうと思います。

ところが、コロナ禍の関係で、総会の開催をずらしたり、
書面表決しようか、、などと話し合ったりしていることが
多いのではないでしょうか。

ただ、いざ、書面表決、となったとき、どのように考えて
どんな手順を踏めばいいのか、よくわからない・・・という
声をたくさん聞いています。

そこで、NPO会計支援センターの村上氏が、わかりやすく
整理してくださいましたので、ぜひ、参考にしていただけたら
と思います。

「三密を避ける総会」

「みなし総会実施の手順」

タグ:NPO 総会

2020年04月14日

スタッフがネットで買い物!

2020年4月、緊急事態宣言の状況下において、
対面の買い物を避ける事態が増えています。

スタッフが、ネットで商品を注文して
スタッフ個人のクレジットカードで決済をし、
商品が先に届く、というケースがあります。
クレジットカードのポイント制度も関係している
せいもあり、増えているのは事実です。

法人としては、できるかぎり、個人のクレジットカードで
買い物をすることは避けたいです。でも、仕方なく
購入したときには、処理せざるを得ません。

考え方は「スタッフが立て替えて購入した」ものを
後日、申請してもらって「精算する」という流れです。

ところが、最近のネット注文では、商品に「納品書」が
同封されていないことも多くあります。しかし、
「商品がいつ法人に届いたのか」は重要な事実です。

もし納品書がなければ、受け取った際の箱に貼付されている
宅配便の記録などを残して日付確認できるようにしましょう。

また、本人に立替払いの申請書を出してもらう時には、
ネットでの注文書、発送通知書などもセットで提出をして
もらいましょう。

本当ならば、本人のクレジットカードから引き落とされた明細
があればいいのですが、それは個人情報でもありますし、
その明細が手に入るのがずいぶん後になります。
仕方ないので、精算するときには、
少なくとも以下のことがわかる書類は準備しましょう。

「商品を購入したこと」
「商品が確実に届いたことと、日付」
「立替本人が、確実払ったことがわかるもの」

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タグ:NPO会計 立替

2020年04月10日

緊急融資と在宅勤務と会計担当者

新型コロナウィルス感染症関連の融資や助成金の
情報がたくさん、流れてきていますね。

NPO法人でも、収益減少により、緊急融資の手続きを
初めているところもあります。

緊急事態宣言が出されて在宅勤務が話題になっている
にもかかわらず、会計担当者にとっては、より一層
忙しい時期になっています。

新型コロナウィルス感染症対応緊急資金について
以下のような書類に金額を書かなければいけません。

日本政策金融公庫
「前年(前々年)同期の金額と比較して売上が5%以上減少」

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信用保証協会
「前年同期の金額と比較して売上が10%(20%)以上減少」

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融資申し込みするところは、一般的には従来から借入経験のある
NPO法人が多い傾向にあります。詳細は銀行や専門家などへ。

いずれにしても、こういった書類を提出するために、
会計担当者は、収入の金額を出さなければいけません。
今現状の収入が、どうなっているのか、ということを
求められたとき、出せる準備が必要ですね。

また、申請にあたって、昨年度の確定申告書、や、
今現在の「試算表」の提出もあります。

日頃から、
「月別損益計算書」「前年同月対比表」
「前年対比損益計算書」などを作っておくことが必要です。
ほんとに大変ですね。

収入が減少して大変なとき、外出自粛も言われているとき
そして、決算時期でもある、今、
会計担当者は、やらなければいけないことが山盛りです。

どうか、手洗い等気を付けて、体調を崩さないように
頑張ってくださいませ。
タグ:NPO会計