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NPOの総会開催について[2020年04月26日(Sun)]
3月末決算法人にとっては、この時期は、本来であれば
理事会、総会のために準備中であろうと思います。

ところが、コロナ禍の関係で、総会の開催をずらしたり、
書面表決しようか、、などと話し合ったりしていることが
多いのではないでしょうか。

ただ、いざ、書面表決、となったとき、どのように考えて
どんな手順を踏めばいいのか、よくわからない・・・という
声をたくさん聞いています。

そこで、NPO会計支援センターの村上氏が、わかりやすく
整理してくださいましたので、ぜひ、参考にしていただけたら
と思います。

「三密を避ける総会」

「みなし総会実施の手順」

スタッフがネットで買い物![2020年04月14日(Tue)]
2020年4月、緊急事態宣言の状況下において、
対面の買い物を避ける事態が増えています。

スタッフが、ネットで商品を注文して
スタッフ個人のクレジットカードで決済をし、
商品が先に届く、というケースがあります。
クレジットカードのポイント制度も関係している
せいもあり、増えているのは事実です。

法人としては、できるかぎり、個人のクレジットカードで
買い物をすることは避けたいです。でも、仕方なく
購入したときには、処理せざるを得ません。

考え方は「スタッフが立て替えて購入した」ものを
後日、申請してもらって「精算する」という流れです。

ところが、最近のネット注文では、商品に「納品書」が
同封されていないことも多くあります。しかし、
「商品がいつ法人に届いたのか」は重要な事実です。

もし納品書がなければ、受け取った際の箱に貼付されている
宅配便の記録などを残して日付確認できるようにしましょう。

また、本人に立替払いの申請書を出してもらう時には、
ネットでの注文書、発送通知書などもセットで提出をして
もらいましょう。

本当ならば、本人のクレジットカードから引き落とされた明細
があればいいのですが、それは個人情報でもありますし、
その明細が手に入るのがずいぶん後になります。
仕方ないので、精算するときには、
少なくとも以下のことがわかる書類は準備しましょう。

「商品を購入したこと」
「商品が確実に届いたことと、日付」
「立替本人が、確実払ったことがわかるもの」

NO268.png

緊急融資と在宅勤務と会計担当者[2020年04月10日(Fri)]
新型コロナウィルス感染症関連の融資や助成金の
情報がたくさん、流れてきていますね。

NPO法人でも、収益減少により、緊急融資の手続きを
初めているところもあります。

緊急事態宣言が出されて在宅勤務が話題になっている
にもかかわらず、会計担当者にとっては、より一層
忙しい時期になっています。

新型コロナウィルス感染症対応緊急資金について
以下のような書類に金額を書かなければいけません。

日本政策金融公庫
「前年(前々年)同期の金額と比較して売上が5%以上減少」

NO254.png

信用保証協会
「前年同期の金額と比較して売上が10%(20%)以上減少」

NO257.png

融資申し込みするところは、一般的には従来から借入経験のある
NPO法人が多い傾向にあります。詳細は銀行や専門家などへ。

いずれにしても、こういった書類を提出するために、
会計担当者は、収入の金額を出さなければいけません。
今現状の収入が、どうなっているのか、ということを
求められたとき、出せる準備が必要ですね。

また、申請にあたって、昨年度の確定申告書、や、
今現在の「試算表」の提出もあります。

日頃から、
「月別損益計算書」「前年同月対比表」
「前年対比損益計算書」などを作っておくことが必要です。
ほんとに大変ですね。

収入が減少して大変なとき、外出自粛も言われているとき
そして、決算時期でもある、今、
会計担当者は、やらなければいけないことが山盛りです。

どうか、手洗い等気を付けて、体調を崩さないように
頑張ってくださいませ。
在宅勤務で、お金の管理をどうする?[2020年04月07日(Tue)]
新型コロナウィルス感染拡大、緊急事態宣言などにより
事業所がしばらく閉所になったり、会計担当者自身が
しばらく在宅勤務になったり、したとき、お金の管理
どうしましょう?

もし、しばらく出勤しない、しばらく閉所、ということが
事前にわかっている時には、その前日に可能なかぎり、
金庫(財布)の中身は減らしておきましょう。

できるならば、全額を預金に預け入れして残高をゼロに
しておくのがよいでしょう。

しかし、会計担当者本人は在宅勤務だけれども、活動現場は
休むことなく動いている場合、金庫の現金をゼロにして
しまうのが無理なこともあるでしょう。

団体の活動状況、お金の動き、人材配置によって、違いがでますが、
まず、原則は、

(1)団体の現金を、勝手に出し入れしない!ようにする。
必要なときは、スタッフなどが個人の財布で立て替えて置き、
後日、精算する方法にする

NO242.png

現金の入金は極力控える。それでも現金で入金があった場合には、
封筒に、受け取った金額、日付、相手、受け取った本人名を
記載して、鍵のかかるところに保管する

NO241.png

ちなみに、現金出納帳で処理したあと、この「封筒」を
捨てないで、領収証を綴るところに一緒に貼付します。

(2)どうしてもスタッフ個人の立替が無理な場合でも、
事務局長や理事長など、責任のある人が立替払い等を行う。

(3)上記はどうしても無理で、
現金の出し入れがなにがなんでも必要な場合には、
金庫の残高を前日に最低限の額にし、記録し、
出し入れした人には、かならず!絶対!、出し入れの記録を
してもらう。
本来ならば、日々記録している現金出納帳にきちんと書いて
もらうべきです。が、多くの場合、記載するのを嫌がることも
見受けられたり、いい加減な書き方で余計に混乱することもあります。

現金出納帳でなくても、必ず、出し入れした人に、自分の名前と、
「出し入れした日」「金額」「内容」「出し入れした後の金庫の残高」
を、最低限、何かに記載して残してもらいます。

紛失する可能性があるので、紙切れやメモ用紙ではないほうがいいです。

NO243.png

会計担当者は、結局、自分が出勤したときに、
お金を確認して、きちんと処理することになります。

その際に、できるかぎり「傷が浅い」ように、その現状に合わせて
必死で工夫をしておきましょう!

がんばりましょう!!!

<スタッフが立替をして、あとで精算するとき>
参照:NPO法人会計力検定テキスト基本編
 「NPO法人によくある取引」
現金の管理は、しておこう![2020年04月07日(Tue)]
現金管理と現金出納帳のポイント

さまざまな事情があり、事務所内がバタバタしているときです。
落ち着かない状況であることは充分、理解できます。
でも、もし、今、業務を行うことができる状態であれば、
会計担当者として最重要事項として、
現金管理及び現金出納帳の記帳は、その手でその日に
おこなっておきましょう。

1)現金の動きがあったときは、必ず、
 その日のうちに現金出納帳に記載すること

2)現金の実際有高については、証拠資料として
 「金種表」を作成して保存しておくこと

3)明確な理由がないまま残高が多くならないように
 できるかぎり一定額になるように、また、
 可能な限り残高を減らすようにする

4)差額が生じてしまって、その原因がわからない場合でも、
 必ず、正直に現金出納帳に記載すること(現金過不足)

NO238.png

そして、現金出納帳は「きちんと」書きましょう。
支出だけを列記して、残高を計算していないノートを
よく見かけますが、それでは現金出納帳といえません。


現金出納帳の日付は、管理している金庫(財布)から
お金が実際に「出た」「入った」日付です。


立て替えていた費用を精算したときは、領収証の日付ではなく、
「精算した日」で、現金出納帳に記載して、残高を確認します。

NO239.png

会計は「事実!」が大切です (^^♪
がんばりましょう!

(参考:NPO法人会計力検定テキスト入門編「W日々の業務」 )

昨年度の処理に間違いを発見したとき![2019年12月16日(Mon)]
たまたま、何かの理由で昨年度の会計処理をしていて、
間違いを発見して、冷や汗が・・・・・!という経験ありませんか?

そんなとき、どうしたらいいか考えてみましょう。
間違いの内容にもよるのですが、たとえば、
「費用の勘定科目を間違っていたとき」です。

(例)現在は2019年度
発見した間違いは、2018年度で、電気代なのに「通信運搬費」になっていた。
本当は「水道光熱費」にすべきだったのに。。。

NO12.PNG

こんなのを発見したら、焦りますよね〜

会計処理では、利益が変わる間違いや、次年度に引き継がれる貸借科目の
間違いなどは修正することができます。しかし、費用の科目は、
その年度で完結してしまいますので、あとから修正できません。
したがって、費用の科目間違いは、決算時に十分に確認しましょう。

もちろん、もっと大きな間違い、大勢に影響するような大問題は
修正が必要なこともありますので、注意してくださいね。

今回は、2018年度で気が付くべきでしたね。
1)月別の計算書で横に並べて確認しましか?
2)毎月、1か月が終わったら入力内容を確認していますか?
3)次年度の予算を立てるときに、毎月の金額を確認しましたか?
4)領収書と入力内容を確認しましたか?

今年度、同じような間違いをしないように、ルール決めをしましょう!