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2021年04月21日

固定資産の取得のとき!


絶賛「決算作業」のみなさまへ

この1年は、コロナ禍で活動の自粛などがあったこともあり
高額のものの購入はあまりなかったでしょうか?

それでも、コロナ対策として、いろいろな衛生用品の購入、
空気清浄機など、の支払いもあったのではないかと思います。

そこで、皆様が最も苦手とする「固定資産」について、
テキストを使って解説をしています。

助成金で車を購入したときや、内装工事をしたときなど、
頻繁ではないけれど、全く無いとも言い切れない内容です。

ぜひ、ご参考にしていただいて、正しい決算処理をしていただければと思います。

「固定資産の処理」


2020年12月21日

ボランティアさんに支払ったときの科目は?

NPO法人での「あるあるぅ〜〜〜」の質問ですね。
皆様は、勘定科目をどうされていますか?
かなり、悩ましい問題です!

単純に「ボランティア謝金」でいいでしょうか?




2020年11月03日

仮払いをしたとき、どうする?


現場ではこんなこと、ありませんか?
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9月27日、理事長がでかけると言うので、
玄関スリッパの購入を頼みました。
いくらか、わからないのでとりあえず5千円渡しました。
28日に、領収証と残金 3,490円を返してもらいました。
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こんなとき、ちゃんと現金出納帳を書いていますか?
理事長が帰ってきて、お釣りをもらってから処理しよう!なんて
思っていませんか?????( ゚Д゚)


重要ポイント(1)

とりあえずでも、なんでも「お金を金庫から出したとき」
必ず、現金出納帳に書く。

5,000円の支出を「出金欄」に記入します。
『とりあえず払った』⇒ 仮払金、という科目を使います。
摘要には、誰にどういう意図で渡したのかを書きます。

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重要ポイント(2)

このとき、領収証がないのでお金を出した証拠がありません。
証拠書類がない!のに、お金を出してしまうと、あとから、
わからなくなる可能性があるので、要注意です!というか、駄目ですね。
相手が、理事長でもスタッフでも誰でも同じです。

★間違いや不正は、こういうところから発生します★

こういう場合には、仮払金申請書、などのフォームを
作成しておいて、お金を持ち出す相手に記入してもらいます。

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そうすることで、担当者の記入漏れや処理忘れが防げますし、
お金を預かった人も、精算が必要だ!と、思います。

確かに、面倒ですが、NPO法人のお金は、
自分個人のお金とは違うので、大切なことですね。


重要ポイント(3)

精算時には「精算書」が必要です。
必ず、仮払金精算書を、買い物をした人に記入してもらい、
おつりと領収書を受け取ります。

ここで、会計の担当者が「こちらで書いておきます!」と、つい、
言いがちなのですが、それだと間違いがあっても、気が付かないままに
なってしまいますので、いけません。
お金のことですから、2人以上で、検証できるよう工夫しましょう。

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重要ポイント(4)

問題は、お釣りを受け取ったときの現金出納帳の書き方です。
理事長が持って帰ってきた現金は、3,490円です。
しかし、この金額を現金出納帳には書きません。

手順1)
理事長から現金を受け取ったとき、まず、
5,000円から領収証の金額を引き算した金額と、
受け取ったお釣りの現金が正しいかを確認します。
つまり、3,490円ちゃんとあるかどうか確認します。

手順2)
仮払精算書の記入とも確認し、領収証(レシート)とも
確認チェックします。
仮払精算書の金額の書き間違い、が、よくあるので気を付けます。

「ハイハイ!」なんていってお金を受け取って、そのまま
確認せずに金庫に入れたり、、しないよーに(*´Д`)

手順3)
現金出納帳の「入金欄」に、5,000円を記入し、
そして、同時に、レシートの金額、1,510円を「出金欄」に記入します。

つまり「仮払いしていた5,000円が戻ってきて、1,510円を支払った」
と考えます。

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重要ポイント(5)

現金出納帳を記入する日は、精算した日、ですから、ここでは9月28日です。
レシートの日付ではありません。
レシートの日付は、現金出納帳の摘要欄に書きます。

このように記入したら、現金出納帳の残高まできちんと計算をします。
その後、一日がそれで終わりであれば、必ず現金を数えて、
「金種明細表」を作成しましょう。

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2020年07月24日

忘れずに、会計書類をまとめよう!

決算が終わって、やれやれ、ホッと・・・・

と、思う間もなく、次から次へといろんな手続きや
新年度の業務が始まって、あれよあれよ!という間に
秋になり、イベントがあり・・・・・・
うぅ・・・・結局、毎年同じ繰り返しで、追われつつ( ;∀;)

きっと、そんな繰り返しの日々だと思います。。

でも、やっぱり、1年が終わったら、会計に関する書類は
年度ごとにまとめておくことが大切!なんですよねえ〜
分かっているけどね。。

なんとか一日だけ「整理する日!!!!!!!」って
決心して、事務局のみんなにも宣言しましょう。
「今日は、ダメ!」って。

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もし、必要なら、私、行きますので呼んでください。
いっしょに「1年間の書類を整理」しましょう(#^^#)

以下に、ちょっとまとめて見ましたので、ご参考に!

「決算後の会計書類の整理!」
https://note.com/npokaikei_ogino/n/ncfd97b0ec710

2020年04月26日

NPOの総会開催について

3月末決算法人にとっては、この時期は、本来であれば
理事会、総会のために準備中であろうと思います。

ところが、コロナ禍の関係で、総会の開催をずらしたり、
書面表決しようか、、などと話し合ったりしていることが
多いのではないでしょうか。

ただ、いざ、書面表決、となったとき、どのように考えて
どんな手順を踏めばいいのか、よくわからない・・・という
声をたくさん聞いています。

そこで、NPO会計支援センターの村上氏が、わかりやすく
整理してくださいましたので、ぜひ、参考にしていただけたら
と思います。

「三密を避ける総会」

「みなし総会実施の手順」

タグ:NPO 総会

2020年04月14日

スタッフがネットで買い物!

2020年4月、緊急事態宣言の状況下において、
対面の買い物を避ける事態が増えています。

スタッフが、ネットで商品を注文して
スタッフ個人のクレジットカードで決済をし、
商品が先に届く、というケースがあります。
クレジットカードのポイント制度も関係している
せいもあり、増えているのは事実です。

法人としては、できるかぎり、個人のクレジットカードで
買い物をすることは避けたいです。でも、仕方なく
購入したときには、処理せざるを得ません。

考え方は「スタッフが立て替えて購入した」ものを
後日、申請してもらって「精算する」という流れです。

ところが、最近のネット注文では、商品に「納品書」が
同封されていないことも多くあります。しかし、
「商品がいつ法人に届いたのか」は重要な事実です。

もし納品書がなければ、受け取った際の箱に貼付されている
宅配便の記録などを残して日付確認できるようにしましょう。

また、本人に立替払いの申請書を出してもらう時には、
ネットでの注文書、発送通知書などもセットで提出をして
もらいましょう。

本当ならば、本人のクレジットカードから引き落とされた明細
があればいいのですが、それは個人情報でもありますし、
その明細が手に入るのがずいぶん後になります。
仕方ないので、精算するときには、
少なくとも以下のことがわかる書類は準備しましょう。

「商品を購入したこと」
「商品が確実に届いたことと、日付」
「立替本人が、確実払ったことがわかるもの」

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タグ:NPO会計 立替

2020年04月10日

緊急融資と在宅勤務と会計担当者

新型コロナウィルス感染症関連の融資や助成金の
情報がたくさん、流れてきていますね。

NPO法人でも、収益減少により、緊急融資の手続きを
初めているところもあります。

緊急事態宣言が出されて在宅勤務が話題になっている
にもかかわらず、会計担当者にとっては、より一層
忙しい時期になっています。

新型コロナウィルス感染症対応緊急資金について
以下のような書類に金額を書かなければいけません。

日本政策金融公庫
「前年(前々年)同期の金額と比較して売上が5%以上減少」

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信用保証協会
「前年同期の金額と比較して売上が10%(20%)以上減少」

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融資申し込みするところは、一般的には従来から借入経験のある
NPO法人が多い傾向にあります。詳細は銀行や専門家などへ。

いずれにしても、こういった書類を提出するために、
会計担当者は、収入の金額を出さなければいけません。
今現状の収入が、どうなっているのか、ということを
求められたとき、出せる準備が必要ですね。

また、申請にあたって、昨年度の確定申告書、や、
今現在の「試算表」の提出もあります。

日頃から、
「月別損益計算書」「前年同月対比表」
「前年対比損益計算書」などを作っておくことが必要です。
ほんとに大変ですね。

収入が減少して大変なとき、外出自粛も言われているとき
そして、決算時期でもある、今、
会計担当者は、やらなければいけないことが山盛りです。

どうか、手洗い等気を付けて、体調を崩さないように
頑張ってくださいませ。
タグ:NPO会計

2020年04月07日

在宅勤務で、お金の管理をどうする?

新型コロナウィルス感染拡大、緊急事態宣言などにより
事業所がしばらく閉所になったり、会計担当者自身が
しばらく在宅勤務になったり、したとき、お金の管理
どうしましょう?

もし、しばらく出勤しない、しばらく閉所、ということが
事前にわかっている時には、その前日に可能なかぎり、
金庫(財布)の中身は減らしておきましょう。

できるならば、全額を預金に預け入れして残高をゼロに
しておくのがよいでしょう。

しかし、会計担当者本人は在宅勤務だけれども、活動現場は
休むことなく動いている場合、金庫の現金をゼロにして
しまうのが無理なこともあるでしょう。

団体の活動状況、お金の動き、人材配置によって、違いがでますが、
まず、原則は、

(1)団体の現金を、勝手に出し入れしない!ようにする。
必要なときは、スタッフなどが個人の財布で立て替えて置き、
後日、精算する方法にする

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現金の入金は極力控える。それでも現金で入金があった場合には、
封筒に、受け取った金額、日付、相手、受け取った本人名を
記載して、鍵のかかるところに保管する

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ちなみに、現金出納帳で処理したあと、この「封筒」を
捨てないで、領収証を綴るところに一緒に貼付します。

(2)どうしてもスタッフ個人の立替が無理な場合でも、
事務局長や理事長など、責任のある人が立替払い等を行う。

(3)上記はどうしても無理で、
現金の出し入れがなにがなんでも必要な場合には、
金庫の残高を前日に最低限の額にし、記録し、
出し入れした人には、かならず!絶対!、出し入れの記録を
してもらう。
本来ならば、日々記録している現金出納帳にきちんと書いて
もらうべきです。が、多くの場合、記載するのを嫌がることも
見受けられたり、いい加減な書き方で余計に混乱することもあります。

現金出納帳でなくても、必ず、出し入れした人に、自分の名前と、
「出し入れした日」「金額」「内容」「出し入れした後の金庫の残高」
を、最低限、何かに記載して残してもらいます。

紛失する可能性があるので、紙切れやメモ用紙ではないほうがいいです。

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会計担当者は、結局、自分が出勤したときに、
お金を確認して、きちんと処理することになります。

その際に、できるかぎり「傷が浅い」ように、その現状に合わせて
必死で工夫をしておきましょう!

がんばりましょう!!!

<スタッフが立替をして、あとで精算するとき>
参照:NPO法人会計力検定テキスト基本編
 「NPO法人によくある取引」

現金の管理は、しておこう!

現金管理と現金出納帳のポイント

さまざまな事情があり、事務所内がバタバタしているときです。
落ち着かない状況であることは充分、理解できます。
でも、もし、今、業務を行うことができる状態であれば、
会計担当者として最重要事項として、
現金管理及び現金出納帳の記帳は、その手でその日に
おこなっておきましょう。

1)現金の動きがあったときは、必ず、
 その日のうちに現金出納帳に記載すること

2)現金の実際有高については、証拠資料として
 「金種表」を作成して保存しておくこと

3)明確な理由がないまま残高が多くならないように
 できるかぎり一定額になるように、また、
 可能な限り残高を減らすようにする

4)差額が生じてしまって、その原因がわからない場合でも、
 必ず、正直に現金出納帳に記載すること(現金過不足)

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そして、現金出納帳は「きちんと」書きましょう。
支出だけを列記して、残高を計算していないノートを
よく見かけますが、それでは現金出納帳といえません。


現金出納帳の日付は、管理している金庫(財布)から
お金が実際に「出た」「入った」日付です。


立て替えていた費用を精算したときは、領収証の日付ではなく、
「精算した日」で、現金出納帳に記載して、残高を確認します。

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会計は「事実!」が大切です (^^♪
がんばりましょう!

(参考:NPO法人会計力検定テキスト入門編「W日々の業務」 )

2019年12月16日

昨年度の処理に間違いを発見したとき!

たまたま、何かの理由で昨年度の会計処理をしていて、
間違いを発見して、冷や汗が・・・・・!という経験ありませんか?

そんなとき、どうしたらいいか考えてみましょう。
間違いの内容にもよるのですが、たとえば、
「費用の勘定科目を間違っていたとき」です。

(例)現在は2019年度
発見した間違いは、2018年度で、電気代なのに「通信運搬費」になっていた。
本当は「水道光熱費」にすべきだったのに。。。

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こんなのを発見したら、焦りますよね〜

会計処理では、利益が変わる間違いや、次年度に引き継がれる貸借科目の
間違いなどは修正することができます。しかし、費用の科目は、
その年度で完結してしまいますので、あとから修正できません。
したがって、費用の科目間違いは、決算時に十分に確認しましょう。

もちろん、もっと大きな間違い、大勢に影響するような大問題は
修正が必要なこともありますので、注意してくださいね。

今回は、2018年度で気が付くべきでしたね。
1)月別の計算書で横に並べて確認しましか?
2)毎月、1か月が終わったら入力内容を確認していますか?
3)次年度の予算を立てるときに、毎月の金額を確認しましたか?
4)領収書と入力内容を確認しましたか?

今年度、同じような間違いをしないように、ルール決めをしましょう!