先日の「会計担当者のオンライン交流会」の中で、ある団体様から
とても悩ましいご質問をいただきました。

〜ご質問〜〜〜〜〜
障がい者グループホームにおいて、入居者の個人的なお金を
個別にあずかって管理せざるをえない状況があり、その管理が
どうしても煩雑になります。それが法人の会計を通ることもあり、
その場合は預り金などで管理することになりますが、
個別の残高管理作業に苦労します。
同様に、利用料等の精算業務等もあって、とても煩雑で
面倒なのですが、他の法人の皆様はどのようにされているのでしょうか
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担当者様のご苦労を思うと、
思わずため息が出そうですねえ・・( ;∀;)

ご質問の内容は、２つです。

１） 入居者様の個人的な資金の管理
２） 入居者様からの預かり料金の精算業務


２つめのご質問から先に・・・(#^.^#)

【入居者様からの預かり料金の精算業務】
これは、どの法人様も経験されていると思いますが、
入居者様の人数が増えてくると、やはり、エクセルや別の帳簿を
使って個人別に管理するしかないでしょうね。
なんらかの手段で別の帳簿で完全に管理ができていると、
会計上は預り金として合計でもいいかもしれません。
入居者数がそれほど多くない場合は、
預り金として枝番号で個人の残高を管理するところも
あるかもしれませんね。
「残高管理をする人」と「会計処理をする人」の連携が
欠かせませんね。

最初のご質問！
【入居者様の個人的な資金の管理】
これは、さまざまな事情のため入居者様の「個人的な財布」を、
法人が預かって管理せざるを得ない、という状況ですね。
一見、簡易そうに聞こえますが、入居者様の人数と入出金の頻度により
相当手間がかかることと、事務局や会計スタッフはそれ以外の
多忙な業務をこなしながらの対応となるので、
事実、非常に煩雑な現場になってしまいます。

入居者様の個人的な財布を、「預り金」の科目に枝番をつけて
法人組織の会計の中で処理することもできなくはありませんが、
会計業務が計り知れないほど面倒なことになります。
専任の会計スペシャリストでも居ないと無理でしょうねえ。。

結局、おそらく、入居者様個人の「お小遣い帳」をつくって
管理（手書きかエクセル）するのが一般的かと思います。
しかし、その場合は、個人個人のお小遣い帳を、
だれが責任をもって管理するかが重要になります。
また、法人に「個人的資金」が降り込まれることがあるので、
結局、「預り金」科目の管理は避けられなくなります。
あるいは、振込禁止！にして、必ず現金収受にする方法も
ありますが、それは逆に、現金の取り扱いで間違いが生じる原因に
なったり煩雑になｒので、要注意ですね。

実際、私も同様のケースをいくつか経験しましたが、
だれも悪気なく、一生懸命やっているけれども、
お金が合わなくなることが頻繁に起こります。
なぜなら「そのことだけに専念しているわけではない」
ことが大きな理由です。

「専従担当者がいるわけではない」
「夜や、休日にもお金の出入りがある」
「会計処理のスペシャリストがいるわけではない」
「両替をせざるを得ない状況がある」などなど

他にもいろんなことがあると思います。
正直なところ、明快な対応策がなく、現場でベストな策を
検討するしかありません。ただ、一つだけ、明確に言えるのは
「これは担当者だけの問題ではない」という点です。

サービス管理責任者や、ホーム全体の長、事務局長、
入居者様の担当者たち、そしてお金を触る人たちなど、
関わる人たち全員でが納得できて
「継続して無理なく続けられる方法」を
考え出さないかぎり解決できないと思います。

現場でこういった苦労をされている皆様、
ほんとうに大変だと思います。明確な答えはなくても、
ぜひ「そうだよね〜〜〜！！」と、共有できる機会を持ちたいですね。