対面の買い物を避ける事態が増えています。
スタッフが、ネットで商品を注文して
スタッフ個人のクレジットカードで決済をし、
商品が先に届く、というケースがあります。
クレジットカードのポイント制度も関係している
せいもあり、増えているのは事実です。
法人としては、できるかぎり、個人のクレジットカードで
買い物をすることは避けたいです。でも、仕方なく
購入したときには、処理せざるを得ません。
考え方は「スタッフが立て替えて購入した」ものを
後日、申請してもらって「精算する」という流れです。
ところが、最近のネット注文では、商品に「納品書」が
同封されていないことも多くあります。しかし、
「商品がいつ法人に届いたのか」は重要な事実です。
もし納品書がなければ、受け取った際の箱に貼付されている
宅配便の記録などを残して日付確認できるようにしましょう。
また、本人に立替払いの申請書を出してもらう時には、
ネットでの注文書、発送通知書などもセットで提出をして
もらいましょう。
本当ならば、本人のクレジットカードから引き落とされた明細
があればいいのですが、それは個人情報でもありますし、
その明細が手に入るのがずいぶん後になります。
仕方ないので、精算するときには、
少なくとも以下のことがわかる書類は準備しましょう。
「商品を購入したこと」
「商品が確実に届いたことと、日付」
「立替本人が、確実払ったことがわかるもの」
