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27APR2019 PJMを習慣づけるpt.7 [2019年04月27日(Sat)]
みなさんこんにちわ、(あ)です。

本日から長期休暇に入っている方。
カレンダーの赤字にに惑わされずにお仕事されている方。
さまざまな状況の方がいらっしゃると思います。

休みが長いと、いざ仕事モードに入りにくかったり。
休みが短いと、お疲れモードが取れなかったり。
物事は常に多面的に見ていかないと、本質を捉えそこねてしまいます。

(あ)は絶賛、休日出勤を兼ねてブログ更新しております。
これは、仕事なのか、それとも自己研鑽というプライベート活動なのか。
そいういう視点で考えてしまうと、切なさがこみ上げてしまいそうなので、
仕事もプライベートも「人生」という枠組みに入れてしまうことにしています。

というわけで、毎日が人生活動です!

===
前々回、WBS作成にあたって、要素をどれだけ細かく分ければよいか、というお話でした。

集中力の持続、で検索してみますと、
・ポモドーロテクニック的にな25分単位
・サーカディアンリズム的な15,45,90分の法則
・脳は測定から得られたデータの8秒(金魚は9秒)
・仕事はうかつに始めるな、の1日あたり4時間
あたりが出てきます。

また、記憶できる項目数、で検索してみますと、
・マジカルナンバーの7(±2)
・真のマジカルナンバー4
・Steve Jobs氏の3の法則
あたりが出てきます。

ざっくり調べただけだと、根拠となるデータや論理まで見ていないので、
どれが正しいのか、間違いなのか、どれを信じれば良いのかよくわかりませんね。

(あ)としては、どの数値が正しいのか間違いなのか、はこの際切り捨てることにしました。
ざっくりと、
集中力はそんなに長く続かない
一度にたくさん覚えられない
というところがポイントだと思います。

そしてここまで来ると、WBS作成における項目の分け方を考えるにあたって、
集中力や記憶力などは、キーワードとして不適当だと感じました。

PJMを”継続”させることを焦点に置いているのですから、
一日で頑張りすぎて次の日に反動が出たり、逆に何にもしない日があったりするのが一番NG。

自分のペースに忠実に進めていけること、が最重要と思うわけです。
周囲の状況によって多少の変動は起こってしまいますが、できるだけペースを守る。
そのためには、
「今日は〜〜〜プロジェクトのしごとを〇〇個やったぞ、満足じゃ!」
ということを、毎日続けて行ければ良いと思うからです。

というわけで、本当に探るべきは「達成したタスクの個数」と「満足度」の関係ではなかろうか。

明日はこっちからアプローチしてみます!
25APR2019 PJMを習慣づけるpt.番外 [2019年04月25日(Thu)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

尺の都合上、前回お約束したTimeTimerの写真と、
心に響いた言葉のご紹介です。

IMG_2797.jpg


こいつが噂のTimeTimerです。
残り時間が視覚的に表現されていて、直感的でわかりやすいですよね。


そして今日心に響いた言葉。

「自分との約束を守れない人は、他人との約束も守れません。」

ほぼ日更新を掲げつつ、時折お休みしそうになる(あ)にとって、
とっても刺さるお言葉です。

以上、番外編でした。
23APR2019 PJMを習慣づけるpt.6 [2019年04月23日(Tue)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

今日は時間管理でちょっとだけ進歩しました。
以前読んだ本
「SPRINT 最速仕事術――あらゆる仕事がうまくいく最も合理的な方法」
で紹介されていた、TimeTmerというものを、とある業務で使うために入手したのですが、
せっかくなので普段の仕事で使って見ることにしたのです。

TimeTmerは、例えば15分に設定して作動させると、
見た目に残り時間がとてもわかり易く表示されるタイマーです。
時間が来るとアラームを鳴らすことができます。

普通の時間管理アプリなどと違うのは、アナログ(物理)のために、
比較的注意散漫になりにくいと感じるところです。

百聞は一見にしかず。
明日、実際の写真を撮影しておきますね。

===
さて、テーマに戻ります。

最終成果物:PJM習慣付けプロジェクト手順書
=> 計画書式 + 実行記録書式 + 完了報告書書式

ということで、それぞれのWBSを考えるところでした。

計画書式の項目については、ガントチャート、RACIチャートあたりが使えそうです。

強引に考えてみたところ、
・作業項目
・予想される時間
・担当者 => 今回は(あ)のみですね
・作業項目同士の関係性の明記(前後関係、並列関係、など)
というのが、ざっくり思いつきました。

この中での鍵は、作業項目の分け方ですね。
あまりに大きすぎると、作業時間が見積もりにくくなり、
完了の目処が見えずにテンションが下がりそうです。
あまりに小さすぎると、項目が多すぎて実際の作業より進捗管理のほうに時間が取られ、
本末転倒になりそうです。

この分け方は、ある程度コツがありそうなので、次回は先人たちの知見を探り、
それらを参考にとにかくWBS(仮)を完成させたいと思います!
22APR2019 PJMを習慣づけるpt.5 [2019年04月22日(Mon)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

前回更新から中3日間、やらかしてしまいました。

<目標・計画変更基準:3日間連続でブログ更新できないときに変更する>
に該当です。

振り返りますと、
・法事で実家に帰省、という元々予定されていたイベントがあったこと
・法事だから仕方ない、という心の甘えにより強引に時間を作ることを怠ったこと
と考えられます。

経験上、心構えを原因にしてしまうと改善は見込めないので、
とにかく行動に焦点を当てるようにして、計画を変更します。

<制約条件:1回分のブログ更新は30分以内>
を追加です。
そのために、ブログ作成にかかった時間を、タグに記載するようにいたします。

なお、前回からの宿題
===
WBS的には、こんどはそれぞれの書式の構成要素を考えていけば良さそうです。
すなわち、
1)計画書式の構成要素
2)実行書式の構成要素
3)完了報告書書式の構成要素
===
は、次回に持ち越します!
18APR2019 PJMを習慣づけるpt.4 [2019年04月18日(Thu)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

強引にWBSを考える時間を作ってみました。
本日、仕事で9:00〜18:00まで考える時間が取れなかったため、
正直諦めようとしたのですが。。。。

いがいとやればやれるもんです。
強引に時間を取って考えてみました。

プロジェクト名:PJMを習慣付けプロジェクト
最終成果物:PJM習慣付けプロジェクト手順書
=> 計画書式 + 実行記録書式 + 完了報告書書式

いわゆる、PDCAサイクルでの分類です。

WBS的には、こんどはそれぞれの書式の構成要素を考えていけば良さそうです。
すなわち、
1)計画書式の構成要素
2)実行書式の構成要素
3)完了報告書書式の構成要素

これらをゼロから考えるのは大変すぎて気持ちが萎えてきます。
基本的には、既存のPJMのものが使えそうですので、どんどん借用していきたいと思います。
ただ、(あ)自身が実践できるようにしないと、今回の目的に合いません。

明日はまず、計画書式の構成要素を考えて見たいと思います。
既存の書式を踏まえた上で、追加すべき項目、不要な項目をざっくり考えれば良さそうです。

もしかすると、明日の更新は厳しいかもですが、また強引に時間を作ってなんとかします!
17APR2019 PJMを習慣づけるpt.3 [2019年04月17日(Wed)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

前回、WBS作成と息巻いていましたが、結論から言いますと手をつけられておりません。
じっくり物事を考える時間を確保できていないことが、改めてわかりました。

原因としては、
・何かを考える時間を取れていないこと
・PJMを習慣づけるためのWBSが、緊急でないが重要、という象限にあること
・日常の業務をの緊急性/重要性で捉えられていないこと
と思われます。

これはそもそものタイムマネジメントが不十分な状況なことの裏返しですね。

ついつい目先のことが、緊急で重要なものだと思いこんでしまい、
それに対応していくことで気力を浪費している状況。

これは根本的に変えないと、本当にやるべき仕事がおろそかになっていましそうです。
本格的にまずいので、どこかで30分考えるだけの時間を取らなければ。。。

今回テーマにしたことで、
そういう時間を取らなきゃ、という受け身な感じでなく、
そういう時間を取りたいと、主体的な感じになりつつあります。

感じたなら、行動すべし。
とにかくWBSを考える時間を、強引に作ります!
16APR2019 PJMを習慣づけるpt.2 [2019年04月16日(Tue)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

プロジェクト宣言書の作成に当たり、早速壁にぶち当たっております。

・最終目的:日常生活や業務のすべての場面で、PJMが無意識的に実践できること
・最終成果物:???

最終成果物ってなんだろう?と。
PJMを実践できることをしめすような、具体的なモノとはなんなのだろう?と。
ここが定まらないということは、目標設定から見直したほうが良さそうです。

暫定的に、
・最終成果物(仮):PJM習慣付けプロジェクト手順書
としてみました。
今回の実践を通じて、手続きを文面化し形式知に落とし込むというイメージです。

明日からのWBS作成で、この曖昧な成果物設定が裏目に出てきそうではありますが、
失敗例とその原因を伝えていくことも重要だと割り切って、明日からも進めて行きますね!
15APR2019 PJMを習慣づけるpt.1 [2019年04月15日(Mon)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。
今週から3週に渡ってのテーマ、PJMを習慣づける、のスタートです。

まずは「PJMを習慣づける」のプロジェクトで何を達成したいかを明確にしなければいけません。
手元の資料によると、このステップは『未来支店の目標設定』と表現できます。

たとえば、
・このプロジェクトで何を達成したいのか?
・なぜそれを達成したいのか?
・達成したときのイメージスクラップはどんなものか?
というような質問をもとに、ヴィジョンを明確化していきます。

その後、プロジェクト宣言書として、文書に記載していきます。

項目として例えば、
プロジェクト名:PJM習慣付けプロジェクト
・最終目的:日常生活や業務のすべての場面で、PJMが無意識的に実践できること
・最終成果物:???
・最終成果物の納期:2019年5月6日(3週間後)
・予算:3万円
・終了条件:最終成果物の納入
・プロジェクトマネジャーの責任と権限:期限内に達成すること、全権限を有する
・目標・計画変更基準:3日間連続でブログ更新できないときに変更する
・プロジェクト組織とメンバー:(あ)のみ
のような感じでしょうか。

最終成果物は、具体的にモノで表現できることがポイントです。
具体的なモノであることで、達成/未達成の基準が明確になります。
明確にすることで、具体的な行動計画に落とし込んでいけるというわけですね。

===
そんなわけで現段階ではまだまだプロジェクト宣言書が完成できていないことがはっきりしました。
逆に、埋まらないところが、(あ)の考えの至らない部分でもありますから、
明日はそこを重点的に攻めていき、より明確な状態に持ち込むことができそうです。

そしたら明後日は、具体的に計画・行動を設定していけば良さそうです。
WBS、ガントチャート、RACIチャート作成でしょうか。

やることが明確になるというのは、自然と気合いも入りますね。
明日からもどんどん進めていきますね!
14APR2019 プロジェクトマネジメントpt.4 [2019年04月14日(Sun)]
みなさんこんにちわ、(あ)です。

前回、更新間隔が空いてしまうことをお伝えしておりましたが、
当初の予定より1日間隔が増えてしまいまして、失礼いたしました。

PJMの実践ですが、やはり意識的に考えておかないと適用できていない自分に気付かされます。
まだまだ、体に染み込むほどにはなっていない状況ですね。

無意識的に、PJM的な思考と実践に到達するためには、
強い意思と回数の反復なのだと感じます。
これは、何らかの新たな行動を習慣づける方法とおなじですね。

新たな習慣付けという意味で聞いたことがある話。
靴を左右どちらから履いているか、そしてそれを逆側から履くように習慣づけるにはどれくらいの期間がかかるのか、という話です。

(あ)は、左から履いているのですが、これを右から履くように習慣づけするためには、
どうやら3週間程度がかかるということです。

これの期間を短いと感じるか、長いと感じるかは人それぞれと思います。
ですが、強い意志と回数の反復で、確実に新たな習慣付けは可能だというメッセージだと思います。

来週からは、新しい習慣付け、という切り口でPJMに取り組むことをテーマにしていきますね。
4月に入って仕事や生活が変わった方、それ自体が新たな習慣付けを促すきっかけだと思います。

3週間でPJM実践が習慣となるかどうか、乞うご期待くださいませ!
10APR2019 プロジェクトマネジメントpt.3 [2019年04月10日(Wed)]
みなさんこんばんわ、(あ)です。

最初にお伝えいたしますが、明日(4/11)、明後日(4/12)は残念ながら更新できなそうです。。。
その分、土曜日(4/13)には更新いたしますので、どうぞご容赦ください。

さて、前回のとおり本日中に完成させるべき報告書ですが、
無事に完成させることができましたので、PJM的に振り返ってみます。

まず成果物ですが、規定のフォーマットに合わせた報告書、です。
分量としては、A4で6枚程度で、項目も決まっているような感じです。

制約条件ですが、時間は4時間以内、人的資源は(あ)だけ、ノートPC1台と関連する事業で得られた確定済みのデータのみ、という状況。

なかなか厳しい状況だなと思ったので、30分ずつ時間を区切って仕上げていこうと思い、
ウェブサービスのToggleを使いながら、30分経過するたびに画面上に通知が来るように設定いたしました。

まず最初に、規定のフォーマットの報告書を印刷し、項目ごとにどんな内容を記載するかの下書きをいたしました。
詳細には踏み入らず、とにかく方針を決めることが最優先ということにして、30分集中です。

すると不思議な事がおこります。
報告書に記載するおおよその内容がきまったので、あとはその内容を深掘りするように、データを見ながら文章を書いていくだけ。

そんなこんなで、4時間で無事に報告書の体裁を整えることができました。


完成した報告書を見直してみても、内容のレベルはそこまでひどくないかなと。苦笑
もちろんそのレベルを判断するのは、提出先の方ですし、足りていない部分のご指摘に真摯に対応していけばよいわけです。

もしも時間制限をきっちり決めていなかったら、今頃も報告書を作っているかもしれません。
そうしたほうが質が高まるかもしれませんが、果たしてその労力に見合った評価をされるのかどうか。
更には、ちょっとだけ期限を過ぎるかもしれないけれど、もうちょっと質を高めることもできるかもしれません。
でも、締切期限をすぎてまで質を高めることが、本当に望まれていることなのか。

こればっかりは、正直わかりません。
ですが、締切を過ぎてしまうというのは、よほどの理由がない限りNGでしょう。


という感じで、PJMを活用して見ての感想ですが、
最初に見通しを立てるために時間を使うことで、精神的に落ち着いて報告書の作成ができました。

結構当たり前の事かもしれませんが、実際に体験してみるとどんどん追求したくなりますよ!
みなさんも普段の生活にPJMを取り入れていきましょう!
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