ＩＩＨＯＥ [人と組織と地球のための国際研究所]

川北秀人を講師としてお招きいただく研修や講座で、主催者が受講者アンケートを
実施される場合、そのお取りまとめの結果を共有させてください、とお願いしています。
また、ＩＩＨＯＥとしてご参加者の評価を次に生かすために、下記２つの設問を入れて
いただいています。
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１．今回の研修・講座内容は、あなたの期待を１００点とした場合、何点でしたか？
　　（          ）点 ／ １００点
２．１．の点数を（さらに）高めるには、どの部分をどのように改善すればよいか、
　　ご助言をお願いします。
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その他の設問構成は主催者にお任せしていますが、最近、それらの回答内容を拝見して、
とても気になることがあります。「誰々に〜〜してもらいたい」「誰々がもっと
〜〜すべきだ」「誰々を対象にもう一度開催したほうがよい」というような、
他人事のコメントが多いことです。また、「衝撃を受けた」「目からウロコだった」
「もう1回聞きたい」というような受け身のコメントも目立ちます。

これらのコメントの問題点は、研修を受けた自分自身がこれからどうするのか、という
主体性がまったく読み取れないことです。研修で得た知識や技術をもとに「明日から
自分は何をするか」「どこに働きかけるか」「誰と共有するか」「どう生かしていくか」
などの具体的な表明がない以上、研修内容が生かされない可能性が高いからです。

このような状況を改善するにはどうしたらよいのでしょうか。
まずは、研修を案内するときに、その研修の実施意図を、抽象的な言葉でなく
具体的に伝えておくことです。
たとえば「〜〜について考える機会としてほしい」ではなく、「〜〜を自身の
業務の中で活用してほしい」などの表現で、できれば複数の実施目的を
箇条書きで列記しておき、受講者アンケートの設問にもその項目を
そのまま掲載し、□できる（どのように？）　□できない（その理由？）
を書いてもらうなどです。こうすれば、主催者も研修目的がどの程度達成
されたかを測ることができます。

また、川北がよくお伝えすることですが「意識を変えるのではなく行動を
変える」ために、感想を聞かないことも重要です。

さらに、研修を受講できるのは限られた人数ですので、成果を広げるためには、
自分の部署や自分が所属するグループ、自分の地域の人たちに、研修の内容を
自身の言葉で伝えてもらわなければなりません。「いつ、誰に、どのように伝える
予定か」も、ぜひ聞いておきたいところです。

それでも他人事のコメントや受け身のコメントが予測される場合は、
「『勉強になりました』『もう1回聞きたい』『ありがとうございました』
などは記載不要です。本研修を受けて、『あなた自身の行動をどう変えるか』
についてご回答ください」と、アンケート用紙の冒頭に注意書きしておいても
よいかもしれません。

研修主催者には、アンケート結果を基に、今後の研修の企画や内容を改善する
義務があります。研修担当者にとって都合の良いコメントだけを抜き出した上、
内部報告だけにとどめるなどでは、まったく意味がありません。
また、グラフや色を多用するなどビジュアルを重視した取りまとめ結果を
ときどき拝見しますが、そこに労力をかけるよりも、一日も早くウェブサイト
などで結果を公表し、「（アンケート結果を受けて）次回はこのように
改善します」と表明するべきです。


関連記事：「ＮＰＯマネジメント」第28号（03年12月発行）掲載
ロジを究める「参加者アンケートの活用法」
https://www.dlmarket.jp/products/detail/206221

会議までいかない小さな「打ち合わせ」は、「すぐ終わるから」と気軽に
呼びかけて、その場の雰囲気でだらだらと進めてしまいがち。ですが、
こういうやりとりや時間の積み重ねは、生産性を下げるもとです。
気心の知れたメンバーだけだとしても、公式な会議と同様「物事を決める場」
であり、打ち合わせ終了後、参加者各自が、「決まったことに従って、
すぐに動き出せる状態」で終わらなければなりません。
そのために必要なポイントを挙げてみます。

たとえば、「○○さん、◇の件ですけど、どう思いますか？」といった
散発的・抽象的な問いかけは、重要な論点の掘り下げや、判断のための
確認を遅らせてしまいます。
そこで、打ち合わせを呼びかける人は、その目的（決めること・確認したいこと
リスト）を、事前に参加者に伝えましょう。定例の会議の場合でも、「議題」が
あいまいな項目名の箇条書きで示されることがほとんどですが、
「◇について」ではなく、「◇が□となっている状況を○にする案について」
のように、具体的に。参加者は、必要があればリストに項目を追加して、
あらかじめ共有しておきましょう。

打ち合わせ冒頭で、司会は決めること・確認したいことと、各項目の
終了予定時間を改めて示しましょう。項目が多い場合は、優先順位をつけます。

参加者は、当事者意識をもって打ち合わせに臨んでいるはず。ただ聞いている
という役割はありえません。司会・記録・タイムキーパー・資料配布・
スカイプ接続など積極的に担いましょう。特に記録係は、各項目が
「どう決まったか」を文字に残し、終了時に確認する重要な役割です。

また、「わかったつもり、共有したつもり」で終えてしまうと、せっかく
打ち合わせしても、そのあとすぐ動き出せません。打ち合わせの中で、
各自の具体的な業務＋スケジュール（や、締め切り）にまで落とし込む
ことが必要です。ただし、「これはなんとなく無理かも…」と感じることは、
結局進められないもの。理想ではなく、状況に即して、現実的に決めましょう。

さらに、必要に応じて、各自が担う業務についての中間報告・共有の
タイミングも決めておきます。「できたことだけ報告」ではなく
「できていなくても、予定より遅れていても、その事実を報告」する
ことが大切。もちろん、「どのように対処するか・挽回するか」も
併せて提案します。

なお、限られた時間で物事を決めていく癖をつけるためにも、
打ち合わせは予定終了時刻を守ることが原則です。また、記録
（決まったこと・確認したことリスト）を必ずつけ、打ち合わせ終了と同時に
完成させ、参加者で内容を確認します。フォームが決まっていると、
誰でも記録をとりやすくなります。
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【決めること・確認したいことリストの例】

◇日時：　　年　　月　　日（　　）　：　　〜　　：
◇参加予定者名：　　　　　　　　　　　　　　（計　　名）
◇打合せのテーマ：
◇決めること・確認したいこと：
　□・・・・・
　□・・・・・
　□・・・・・
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【決まったこと・確認したことリストの例】
＊上記のリストに上書きする形で。

◇日時：　　年　　月　　日（　　）　：　　〜　　：
◇参加者：　　　　　　　　　　　　　　（計　　名）
　欠席者：
◇打合せのテーマ：
◇決めたこと・確認したこと：
　□・・・・・
　　　→ ○さんから◇さんに問い合わせして確認（明日朝までにＭＬで報告）。
　□・・・・・
　　　→ ▽さんから△さんに依頼（回答期限は◇日）。
◇決まらなかったこと・確認できなかったこと：
　□・・・・・
　　　→ ○さん、▽さんが明日中に検討→次回定例会までに再起案。
　□・・・・・
　　　→◇さんが県庁、□さんが▽省に問い合わせて再確認→次回定例会で報告。
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年間（１月〜12月）の講師料や原稿料などの支払額合計が5万円超（消費税込、
源泉税控除前）となる場合、その方のマイナンバーを提出してもらわなければ
なりません。
外部でのお仕事が多い方は、自治体や企業、各種団体から、さまざまな方法で
提出を求められ、その関連事務で、かなり時間を取られてしまっているのでは
ないでしょうか。

この記事を執筆している2016年12月現在は、主に収集・提出にかかわる混乱
ですが、2017年以降は、マイナンバー管理不行き届きから発生する漏洩などの
トラブルも増えてくることが予測できます。

これまで経験したケースから、できるだけスムーズに安全に提出・収集する
ための方法を考えてみます。
★問題点１：提出に係る書式や必要記載内容がさまざま
通常は、住所氏名等の記載を求め、提出を承諾する内容。押印や本人署名が
必要な場合もあります。
★問題点2：必要書類の添付方法がさまざま
（１）コピーを切り取って、枠にあわせて貼付させるもの
（２）コピーを切らずに、そのまま添付させるもの
（３）書式内の指定部分に、カード等現物を置いてコピーさせるもの
（４）画像添付が必要なもの
★問題点３：送付・提出方法がさまざま
（１）郵送
　＊依頼文書も簡易書留でくるもの。
　　→不在の場合、受け取りも遅れてしまいます。
　＊レターパックが同封されているもの。
　　→封緘シール付きで、ポスト投函
可能なので便利です。
　＊簡易書留の伝票と切手貼付済みの返信用封筒が同封されているもの。
　　→郵便局の窓口に行かないと発送できません。
（２）担当者に手渡し
　＊講演当日、コピーしたものを会場に持参。
　＊カードを現場で預けコピー。
　　→適切に管理されるかは、現場担当者の危機管理意識次第です。
（３）データ提出
　＊専用画面にログインして、カードの画像データを添付。
　　→安全性の観点から、事務所や自宅での入力・送信作業が必要です。
★問題点４：マイナンバー収集を別会社に委託しているケース
講演などの業務が終了し、ずいぶん時間がたってから別会社から
連絡があった場合、関連付けが難しくなります。詐欺なども生まれやすいと
考えられます。
★問題点5：現場担当者のマイナンバーについての知識と危機管理意識の不足
組織のマイナンバー管理責任者が、実際にすべての収集を担当する
わけではありません。今までにも以下のような経験をしました…
　＊数か月前に提出したにもかかわらず、再度提出依頼があった。
　＊コピーのためカードを預けたところ、返却が遅かった。
　＊メールで「マイナンバーを教えてほしい」と連絡を受けるが、
　　提出について具体的な方法の指示がない。
　＊返信用封筒に貼付されていた切手が料金不足。

まずは、マイナンバーを提出・収集する側双方が、「マイナンバー提出
（収集）一覧表」を作成することで、トラブルを未然に防ぎましょう（下図参照）。
提出をお願いするにあたっては、（事後ではなく）講演や原稿執筆などの
依頼時に、そのお願いと具体的な流れについて伝えておくとベストです。
講演など、当日会う機会があるなら、その際に直接書類の受け渡しができる
ようにしておくと、時間もお金もかからずスムーズですが、相手の事情に
配慮し、都合のよい方法や時期を選んでもらえるようにすることも必要です。
また、担当者が代わっても引き継げるように、謝金支払の記録にも、
マイナンバーを受け取ったかどうかのチェック欄を入れておくべきでしょう。

【提出記録の例】
提出年月日：2016年12月1日
謝金支払元：〇〇株式会社
担当部署・担当者名：◇◇部　▽田◇郎さん
実際の提出先：△△株式会社
提出手段：簡易書留（→発送控を貼るか、番号を記載する）
提出書類：マイナンバー通知カードのコピー、運転免許証のコピー

【収集記録の例】
提出依頼日：2016年11月25日
到着日：2016年12月1日
お名前：〇田▽子さん
提出手段：レターパックライト（→番号を記載する）
提出書類：マイナンバーカード両面のコピー
保存：12月1日に専用ファイルに収納済み
担当者：◇山〇美

ＳＮＳ（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）や、チャットツール、
インターネット上に文書などを保存・共有できるクラウド・サービスの普及に
ともない、いつでも連絡がつき、どこでも仕事ができるようになりました。
無料で利用できるものも多く、日々便利さを実感している方も多いのでは
ないでしょうか。

ただ、さまざまな機能に追われ、かえって業務効率が落ちたり、ミスや誤解が
増えたりしている可能性もあります。同じツールでも、家族や友達に連絡するのと、
業務で活用するのとでは、意識や方法を変えなければならない点にも難しさが
あると思います。プライベートの延長の感覚で、ビジネスの相手に気軽に
メッセージを送った結果、関係性が悪化するケースもあるようです。

また、自分や自組織のＳＮＳルール（土日祝日は対応しない、平日も時間枠を
限定するなど）を決めたとしても、さまざまな外部の人と連絡を取るので、
なかなか徹底はできません。Facebookメッセンジャー添付で依頼状を
受け取ったり、見積書を送ったりということはめずらしくなくなりましたし、
やりとりの中でEメールやメッセンジャー、ショートメールなどを併用する
人もいます。
つまり、業務上どんなツールをどのように使うかは、その人の力量や見解に
委ねられているわけで、誰とどこまで話を詰めたかあいまいになり、
日々更新されるデータを追いきれず、つい返信を忘れるなどということが
起きてくるのは必然と言えます。

もし、これらのツールを対内・対外コミュニケーション業務にうまく
いかせていないと感じるなら、なんらかの手段を講じなければなりません。
たとえば私は、Gmailを使用しているので、読んでもすぐに返信できない
メールにはスターマークをつけて、後からでも探しやすくしておきます。
Facebookメッセンジャーによるメッセージなら、「返信すべきリスト」
(to reply list)として、to do listと同じように、その場で業務ノートに
手書きして、返信漏れを防ぐようにしています。さらに、無駄なようですが
添付ファイルは必ずプリントアウトします。

また、既読マークによって「読まれている」ことはわかるのですから、
「OKです。」「了解です！」（またはスタンプのみ）などの“反射”だけでは
意味がありません。つい、「後で時間があるときに改めて返信…」と思って
しまいがちですが、使うツールが進化している以上、使う側の意識や行動も
スピードアップすべきだと思います。可能な限り、「今この場で判断して、
聞かれていることに答える」習慣をつけたいもの。相手の業務を止めない
ためにも、特にリーダーの立場にある人には必要なスキルです（注）。
これは、最初は面倒に思えても、日ごろから心がけていると、だんだん
できるようになってきます。
特にスマートフォンの場合、長い返信はしにくいので、「短い文章で確実に
伝える」ことが大切。日付や曜日、時間の記載ミスは致命的ですので、
急いでいても送信前には必ず確認しましょう。

相手から連絡が来るときは、相手にとって自分（または自分の所属する
組織）の優先順位が高いときです。優先順位が低くならないうちに
速やかに返信して、業務を前に進めてもらえれば、全体にかかる時間を
減らせます。
返信までに間が空いてしまうと、相手は他のことでまた忙しくなり、
すぐ対応できないかもしれません。また、それまでのやりとりの経緯を
さかのぼって思い出すところから始めなければならず、間違いを生むもとです。




（注）聞く側のスキルについては「市民活動団体のロジを究める！」の
９ページ・１７ページをご参照ください。

秋のイベントシーズン、「当日来てくれればいいから！」と、直前になって、
他団体の方から受付を頼まれることはありませんか？
その催しの詳細や準備の経緯などをまったく知らなかったとしても、
「おたがいさまだし、受付くらいなら…」と、引き受けるかもしれません。
そんな時でも、できる限りお役に立ちたいですよね。

当日、よく状況がつかめないうちに開場してしまって、ゲストや参加者が
受付で滞留…などという事態にならないよう、その場限りのお手伝い
といえども、前日と当日開始前に、自発的にしておくべきことがあります。
参加者にとって、スタッフはスタッフ。「臨時のお手伝いなので…」という
言い訳はできないからです。

【前日まで】
□その催しの全容がわかるチラシやリーフレット、Web上の情報に目を通しておく。
□会場へのアクセス、集合時間・場所を確認する。
□持ちもの・服装について聞く。
□担当者と緊急連絡先・方法を共有しておく。

【当日】
（道に迷った方に電話で案内したり、お迎えに行ったりする可能性を考慮して）
□最寄駅から会場までの道で、分かりやすい目印は何か？
　　＊地図の情報は古いかもしれません（最近、駐車場になってしまったなど）。
　　＊都心部の場合、銀行やコンビニは同じ店舗が複数近くにあったり、
　　　統合・合併によって名前が変わったりして、目印になりにくいです。
□会場への案内の看板は出ているか？
　　＊常設のものの他、催しのために臨時で出されているものがあるかもしれません。
□会場の最寄りのコンビニ、銀行・郵便局の場所は？
　　＊参加者から聞かれるかもしれませんし、急な買い出しや両替に備えて。
□会場の入り口は？駐車スペースは？
　　＊建物によっては複数入り口があります。土日は正面入り口が閉まっている等で
　　　わかりにくいことがあります。

（館内の設備について聞かれることを予測して）
□会場までの導線は？
　　＊建物の入り口から会場受付まで、スムーズに移動できるか、
　　　掲示などを確認します。
□トイレは？
　　＊会場に一番近いトイレの場所を確認します。
□喫煙スペースは？
　　＊会場と同じフロアにあるとは限りません。
□飲料自販機の場所は？
　　＊品揃えと価格も念のため見ておきます。
□飲食可能な場所は？
　　＊会場内飲食禁止の場合、飲食できるスペースを確認しておきます。
□ごみの処理は？
　　＊会場内外のごみ箱の場所、分別方法。

（スムーズな受付業務のために）
□担当業務と業務量を確認し、受付スタッフで分担します。
　【一般的に想定される業務】
　　＊出欠チェック
　　＊参加費受領、領収証お渡し
　　＊現金管理
　　＊資料・名札お渡し
　　＊名刺をいただく？
　　＊誘導（ゲストや取材対応等）
　　＊祝電やお花等の受け取りと管理
　　＊アンケート回収
□受付に必要な備品がそろっているか、確認します。
　　＊名簿、筆記用具、おつり、領収証、資料、名札、付箋、
　　　資料（予備も含め）等

（その他、参加者から聞かれる可能性があること）
□開始前に担当者に確認し、受付スタッフで共有しておきます。
　　＊「事前申し込みしていないけど、大丈夫ですか？」
　　＊「録音・撮影してもいいですか？」
　　＊「○○さんはもう来ていますか？」
　　＊（物販スペースが併設されている場合）「これはいくらですか？」
　　　「終了後も販売していますか？」
　　＊「今日は何人くらい参加予定ですか？」
　　＊「配布資料をもう一セットもらえますか？」