「ちょっと打ち合わせ」の時間を、最大限生かすために
[2016年12月14日(Wed)]
会議までいかない小さな「打ち合わせ」は、「すぐ終わるから」と気軽に
呼びかけて、その場の雰囲気でだらだらと進めてしまいがち。ですが、
こういうやりとりや時間の積み重ねは、生産性を下げるもとです。
気心の知れたメンバーだけだとしても、公式な会議と同様「物事を決める場」
であり、打ち合わせ終了後、参加者各自が、「決まったことに従って、
すぐに動き出せる状態」で終わらなければなりません。
そのために必要なポイントを挙げてみます。
たとえば、「○○さん、◇の件ですけど、どう思いますか?」といった
散発的・抽象的な問いかけは、重要な論点の掘り下げや、判断のための
確認を遅らせてしまいます。
そこで、打ち合わせを呼びかける人は、その目的(決めること・確認したいこと
リスト)を、事前に参加者に伝えましょう。定例の会議の場合でも、「議題」が
あいまいな項目名の箇条書きで示されることがほとんどですが、
「◇について」ではなく、「◇が□となっている状況を○にする案について」
のように、具体的に。参加者は、必要があればリストに項目を追加して、
あらかじめ共有しておきましょう。
打ち合わせ冒頭で、司会は決めること・確認したいことと、各項目の
終了予定時間を改めて示しましょう。項目が多い場合は、優先順位をつけます。
参加者は、当事者意識をもって打ち合わせに臨んでいるはず。ただ聞いている
という役割はありえません。司会・記録・タイムキーパー・資料配布・
スカイプ接続など積極的に担いましょう。特に記録係は、各項目が
「どう決まったか」を文字に残し、終了時に確認する重要な役割です。
また、「わかったつもり、共有したつもり」で終えてしまうと、せっかく
打ち合わせしても、そのあとすぐ動き出せません。打ち合わせの中で、
各自の具体的な業務+スケジュール(や、締め切り)にまで落とし込む
ことが必要です。ただし、「これはなんとなく無理かも…」と感じることは、
結局進められないもの。理想ではなく、状況に即して、現実的に決めましょう。
さらに、必要に応じて、各自が担う業務についての中間報告・共有の
タイミングも決めておきます。「できたことだけ報告」ではなく
「できていなくても、予定より遅れていても、その事実を報告」する
ことが大切。もちろん、「どのように対処するか・挽回するか」も
併せて提案します。
なお、限られた時間で物事を決めていく癖をつけるためにも、
打ち合わせは予定終了時刻を守ることが原則です。また、記録
(決まったこと・確認したことリスト)を必ずつけ、打ち合わせ終了と同時に
完成させ、参加者で内容を確認します。フォームが決まっていると、
誰でも記録をとりやすくなります。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【決めること・確認したいことリストの例】
◇日時: 年 月 日( ) : 〜 :
◇参加予定者名: (計 名)
◇打合せのテーマ:
◇決めること・確認したいこと:
□・・・・・
□・・・・・
□・・・・・
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【決まったこと・確認したことリストの例】
*上記のリストに上書きする形で。
◇日時: 年 月 日( ) : 〜 :
◇参加者: (計 名)
欠席者:
◇打合せのテーマ:
◇決めたこと・確認したこと:
□・・・・・
→ ○さんから◇さんに問い合わせして確認(明日朝までにMLで報告)。
□・・・・・
→ ▽さんから△さんに依頼(回答期限は◇日)。
◇決まらなかったこと・確認できなかったこと:
□・・・・・
→ ○さん、▽さんが明日中に検討→次回定例会までに再起案。
□・・・・・
→◇さんが県庁、□さんが▽省に問い合わせて再確認→次回定例会で報告。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
呼びかけて、その場の雰囲気でだらだらと進めてしまいがち。ですが、
こういうやりとりや時間の積み重ねは、生産性を下げるもとです。
気心の知れたメンバーだけだとしても、公式な会議と同様「物事を決める場」
であり、打ち合わせ終了後、参加者各自が、「決まったことに従って、
すぐに動き出せる状態」で終わらなければなりません。
そのために必要なポイントを挙げてみます。
たとえば、「○○さん、◇の件ですけど、どう思いますか?」といった
散発的・抽象的な問いかけは、重要な論点の掘り下げや、判断のための
確認を遅らせてしまいます。
そこで、打ち合わせを呼びかける人は、その目的(決めること・確認したいこと
リスト)を、事前に参加者に伝えましょう。定例の会議の場合でも、「議題」が
あいまいな項目名の箇条書きで示されることがほとんどですが、
「◇について」ではなく、「◇が□となっている状況を○にする案について」
のように、具体的に。参加者は、必要があればリストに項目を追加して、
あらかじめ共有しておきましょう。
打ち合わせ冒頭で、司会は決めること・確認したいことと、各項目の
終了予定時間を改めて示しましょう。項目が多い場合は、優先順位をつけます。
参加者は、当事者意識をもって打ち合わせに臨んでいるはず。ただ聞いている
という役割はありえません。司会・記録・タイムキーパー・資料配布・
スカイプ接続など積極的に担いましょう。特に記録係は、各項目が
「どう決まったか」を文字に残し、終了時に確認する重要な役割です。
また、「わかったつもり、共有したつもり」で終えてしまうと、せっかく
打ち合わせしても、そのあとすぐ動き出せません。打ち合わせの中で、
各自の具体的な業務+スケジュール(や、締め切り)にまで落とし込む
ことが必要です。ただし、「これはなんとなく無理かも…」と感じることは、
結局進められないもの。理想ではなく、状況に即して、現実的に決めましょう。
さらに、必要に応じて、各自が担う業務についての中間報告・共有の
タイミングも決めておきます。「できたことだけ報告」ではなく
「できていなくても、予定より遅れていても、その事実を報告」する
ことが大切。もちろん、「どのように対処するか・挽回するか」も
併せて提案します。
なお、限られた時間で物事を決めていく癖をつけるためにも、
打ち合わせは予定終了時刻を守ることが原則です。また、記録
(決まったこと・確認したことリスト)を必ずつけ、打ち合わせ終了と同時に
完成させ、参加者で内容を確認します。フォームが決まっていると、
誰でも記録をとりやすくなります。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【決めること・確認したいことリストの例】
◇日時: 年 月 日( ) : 〜 :
◇参加予定者名: (計 名)
◇打合せのテーマ:
◇決めること・確認したいこと:
□・・・・・
□・・・・・
□・・・・・
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【決まったこと・確認したことリストの例】
*上記のリストに上書きする形で。
◇日時: 年 月 日( ) : 〜 :
◇参加者: (計 名)
欠席者:
◇打合せのテーマ:
◇決めたこと・確認したこと:
□・・・・・
→ ○さんから◇さんに問い合わせして確認(明日朝までにMLで報告)。
□・・・・・
→ ▽さんから△さんに依頼(回答期限は◇日)。
◇決まらなかったこと・確認できなかったこと:
□・・・・・
→ ○さん、▽さんが明日中に検討→次回定例会までに再起案。
□・・・・・
→◇さんが県庁、□さんが▽省に問い合わせて再確認→次回定例会で報告。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【続:市民活動団体のロジを究めるの最新記事】