ＩＩＨＯＥ [人と組織と地球のための国際研究所]

会議までいかない小さな「打ち合わせ」は、「すぐ終わるから」と気軽に
呼びかけて、その場の雰囲気でだらだらと進めてしまいがち。ですが、
こういうやりとりや時間の積み重ねは、生産性を下げるもとです。
気心の知れたメンバーだけだとしても、公式な会議と同様「物事を決める場」
であり、打ち合わせ終了後、参加者各自が、「決まったことに従って、
すぐに動き出せる状態」で終わらなければなりません。
そのために必要なポイントを挙げてみます。

たとえば、「○○さん、◇の件ですけど、どう思いますか？」といった
散発的・抽象的な問いかけは、重要な論点の掘り下げや、判断のための
確認を遅らせてしまいます。
そこで、打ち合わせを呼びかける人は、その目的（決めること・確認したいこと
リスト）を、事前に参加者に伝えましょう。定例の会議の場合でも、「議題」が
あいまいな項目名の箇条書きで示されることがほとんどですが、
「◇について」ではなく、「◇が□となっている状況を○にする案について」
のように、具体的に。参加者は、必要があればリストに項目を追加して、
あらかじめ共有しておきましょう。

打ち合わせ冒頭で、司会は決めること・確認したいことと、各項目の
終了予定時間を改めて示しましょう。項目が多い場合は、優先順位をつけます。

参加者は、当事者意識をもって打ち合わせに臨んでいるはず。ただ聞いている
という役割はありえません。司会・記録・タイムキーパー・資料配布・
スカイプ接続など積極的に担いましょう。特に記録係は、各項目が
「どう決まったか」を文字に残し、終了時に確認する重要な役割です。

また、「わかったつもり、共有したつもり」で終えてしまうと、せっかく
打ち合わせしても、そのあとすぐ動き出せません。打ち合わせの中で、
各自の具体的な業務＋スケジュール（や、締め切り）にまで落とし込む
ことが必要です。ただし、「これはなんとなく無理かも…」と感じることは、
結局進められないもの。理想ではなく、状況に即して、現実的に決めましょう。

さらに、必要に応じて、各自が担う業務についての中間報告・共有の
タイミングも決めておきます。「できたことだけ報告」ではなく
「できていなくても、予定より遅れていても、その事実を報告」する
ことが大切。もちろん、「どのように対処するか・挽回するか」も
併せて提案します。

なお、限られた時間で物事を決めていく癖をつけるためにも、
打ち合わせは予定終了時刻を守ることが原則です。また、記録
（決まったこと・確認したことリスト）を必ずつけ、打ち合わせ終了と同時に
完成させ、参加者で内容を確認します。フォームが決まっていると、
誰でも記録をとりやすくなります。
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【決めること・確認したいことリストの例】

◇日時：　　年　　月　　日（　　）　：　　〜　　：
◇参加予定者名：　　　　　　　　　　　　　　（計　　名）
◇打合せのテーマ：
◇決めること・確認したいこと：
　□・・・・・
　□・・・・・
　□・・・・・
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【決まったこと・確認したことリストの例】
＊上記のリストに上書きする形で。

◇日時：　　年　　月　　日（　　）　：　　〜　　：
◇参加者：　　　　　　　　　　　　　　（計　　名）
　欠席者：
◇打合せのテーマ：
◇決めたこと・確認したこと：
　□・・・・・
　　　→ ○さんから◇さんに問い合わせして確認（明日朝までにＭＬで報告）。
　□・・・・・
　　　→ ▽さんから△さんに依頼（回答期限は◇日）。
◇決まらなかったこと・確認できなかったこと：
　□・・・・・
　　　→ ○さん、▽さんが明日中に検討→次回定例会までに再起案。
　□・・・・・
　　　→◇さんが県庁、□さんが▽省に問い合わせて再確認→次回定例会で報告。
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