CANPAN ブログ検索
Loading
  • もっと見る

2019年10月25日

【開催報告】ロジのチカラUP講座~フォロー意見交換会(導入・操作編)~

9月に開催した「ロジのチカラUP講座〜手法・ツール紹介編」では、岡山NPOセンターの加藤彰子さんをお招きし、事務を効率化するための手法や、ツールを紹介していただきました。

今回は、そのとき紹介していただいたツールの特徴などをもう少し掘り下げて解説し、さらに非営利組織が活用すると便利なITツールを紹介する「ロジのチカラUP講座のフォロー&意見交換会」を開催しました。

----------------------------------------------------------------------
日時:2019年10月24日(木)13:30〜15:30
場所:やまぐち県民活動支援センター 交流コーナー
   (パルトピアやまぐち2階)
情報提供者:やまぐち県民活動支援センタースタッフ 千々松葉子
参加者:8人(NPOの事務局などを担う方々7人、オンライン参加(ZOOM)1人)

---------------------------------------------------------------------

ブログ.jpg

前半の1時間、ロジのチカラをUPする様々なPCツールの導入・操作について情報提供し、後半の1時間は事務局のロジの悩み&意見交換会を実施しました。

前半のツールの導入や操作編では、当センタースタッフの千々松葉子が講師をつとめました。
今回は主に以下3点のお悩みについて情報提供しました。

【お悩み@】
 クラウド上にエクセルなどのファイルで参加者管理などしているが、 自宅から利用しているスタッフに利用の際の決まり事を伝えていない (そもそも決まり事を作っていない…) 
ひらめき【情報提供】オンラインでファイル共有するためのツールや導入する際の注意点
 ⇒NPO法人なら容量無制限で利用できるG SUITE(Google for Nonprofits|非営利団体向けプログラム)
がおススメ。。※Techsoupに要登録。
 ⇒情報漏洩(特に自宅PCで家族と共用する場合、関係者以外の場所で使用する場合)や、競合コピーが発生することがあるのでスタッフ内でヒアリングし、ルールを決めておく。


【お悩みA】
 LINEやFacebookのメッセンジャーで情報共有しているが、 情報を探すのに過去のスレッドをさかのぼるのが大変なことがある。
ひらめき【情報提供】情報共有ツールメリット、デメリット
 ⇒コミュニケーションツールなら、気軽に始められるLINEやFacebookなどSNSでも可。
  ※ただし、情報がどんどん流れていき、検索しにくい。
 ⇒事業をするなら、検索が可能で、事業ごとに分けられるSlack(チームコミュニケーションツール)がおススメ!
  外部アプリ(googleカレンダーやDropboxなど)とも連携ができる。
  ※誰でも無料プランあり任意団体でも使える
  NPO法人なら申請すれば有料プラン無料で利用可能


【お悩みB】
 代表や理事が忙しくて会議やイベントの日程調整が大変だ
ひらめき【情報提供】スケジュール調整・共有
 ⇒googleカレンダー(PCでは使いやすいがスマホは見にくい)とtimetree(PCでは使いにくいが、スマホだと見やすい)を両方活用。
 同期が可能なので、使用するアイテムによって使い分けるのがおススメ。
 ⇒また単発のイベントや会議の出欠調整には「調整さん(スケジュール調整ツール)」。

この他、NPO法人NPOサポートセンターが運営する
NPO支援コレクション」というサイトも紹介。
こちらは、「事業戦略」、「広報」、「資金調達」、「組織・人材」、「総務・会計」でNPO を支援するサービスを集めた紹介サイトです。
全ての情報が閲覧無料となっています。
NPO の皆様を対象にしたサービスが多く掲載されていますので、こちらも是非ご覧下さい。


後半は参加者全員で意見交換。
それぞれ団体の特徴や構成メンバーにより少し違いがありますが、みなさん同じような悩みを抱えているように感じました。

【意見交換会でのお悩み@】
前半で聞いた便利なツールを取り入れたくても、スタッフの中で重要度や価値観が違うため、なかなか取り入れることができない。
ひらめきメンバーが何を感じ、今どう思っているかを共有し、言いたいことが言い合える日頃からの信頼関係をつくることも大事。
それには、堅苦しくない雑談からはじめて、コミュニケーションを取りやすい環境を作ってみたらどうか。
ひらめきそうすることで、相談しやすくなったり、ひょっとしたら、そこから新しいアイデアが生まれるかも。


【意見交換会でのお悩みA】
たくさん情報がくるので、どんどん情報が流れていき、(回答が必要な)大事な情報などを見逃してしまう。
ひらめきメンバー全員ですべての情報を共有するのではなく、それぞれのスタッフに必要な情報だけを送るのもよい。
なんでもかんでも、のべつまくなしに送ると、注意散漫になり、チェックして欲しい大事な情報もスルーされることになる。
ひらめき一つの工夫だけでは網羅できないので、いろんな手段を掛け合わせてすべてのメンバーに行き渡るようにしている。


みなさん、目の前の事業をこなすことに手一杯で、団体の活動以外にもやらなきゃいけないことがたくさんあって、じっくり団体のことについて話す時間も取れないのが現実のようですね。
広報でのITツールやSNSなど情報発信は進んでいますが、事務局業務のIT化はなかなか進んでいないところが多いと感じました。

ツールを上手に活用して、空いた時間でスタッフやボランティアとの会話を増やすことで、よりスムーズな団体運営を目指してもらえたらな、と思います。


かわいい11月29日は「非営利組織のIT活用 業務改善のためのキントーン講座」を開催かわいい
こちら午前はまだ空きがあるので参加OKですが、午後はすでに満席のため、PCを持ち込む場合のみ見学OKです。
事務の省力化・システム化は、団体の活動の広がりに必須です。
さらに事務局のスリム化を進めたい団体はぜひお申し込みくださいね。

「非営利組織のIT活用 業務改善のためのキントーン講座」チラシ

2019年10月08日

【開催報告】ロジのチカラUP講座〜悩める事務局大集合!手法・ツール紹介編〜

-------------------------------------------------------------------------------------
日時:2019年9月25日(水)13:30〜16:30
場所:パルトピアやまぐち 2階 第一会議室
講師:加藤 彰子さん
(NPO法人岡山NPOセンター NPO事務支援センター長)
参加者:22人(NPO法人9、任意団体4、中間支援組織4、コミュニティ団体5)
--------------------------------------------------------------------------------------

「机回りに書類が山積みあせあせ(飛び散る汗)
「組織内の情報共有に悩んでいるたらーっ(汗)
「イベント関連業務がはかどらないダッシュ(走り出すさま)」など
上記のお悩みを抱えている団体の事務局強化を目指すために、
どんな時でも速くミスなく同じ品質で
お金をなるべくかけず誰でもできるような仕組みを
各団体内で考えるきっかけづくりとなったセミナーを開催しました。グッド(上向き矢印)

DSC08170.JPG

■「ロジのチカラ」は「縁の下のチカラ」

講師である加藤さんからは、
事務局ってやって当たり前のように捉えられ、
ほめられることってなかなかない。
だけど本来は、事務局は組織運営の要ぴかぴか(新しい)
事務局がしっかりしているおかげで、
団体運営もスムーズにいっているということを理解してほしい」と話された上で、
事務力が向上するためのいくつかのヒントを教えていただきました。

■ロジ(ロジスティクス)とは?

まずは研修のタイトルにもなっているロジ(ロジスティクス)とは何かについてお話いただきました。
もともと軍隊用語で、前線で戦闘に従事する前方業務に対して、
後方業務または後方支援と呼ばれる業務領域のこと。
つまり、NPOでいえば、「組織の活動継続に必要な事務局業務全般のこと」だそうです。

具体的には、
・電話対応
・書類作成
・会計処理
・ファイリング などなど
すべての業務に関わる大事な仕事です。

今回は
「文書を適切に保存する」
「情報を共有する」
「作業を仕組み化する」
と3つのポイントにしぼってお話していただきました。



★文書を「適切に」保存する

〇紹介されたロジ技:4つの箱ひらめき
文書が山積みでなかなか整理できないときに使えます。
・まず、文書を4つの箱に分けます
@どうしても取っておきたい箱
Aみんなで読み返したい箱
B捨ててもいい箱
Cやりかけ箱 
→曖昧な位置づけの文書を保存するか処分するか判断が促され、整理がはかどります。


○紹介されたロジ技:タテ置き、色分けひらめき
ヨコ積みの文書ばかりでいざという時に必要な文書を探すのに一苦労…というときに使えます。
・文書の置き方を「ヨコに積む」ではなく「タテに並べる」
・その際、各文書の表紙ではなく、背表紙を必ずつけます。
・さらに、文書(を綴じたファイル)の内容ごとに色分けして保存するようにします。
→必要な時にすばやく文書を見つけられ、取り出しやすくなります。



★情報を共有する

〇紹介されたロジ技:それぞれの特徴を活かしたITツールの活用ひらめき
スタッフ全員が顔を合わせる時間がないときに
・タスクや相談、出退勤はChatWorkで
・スケジュールはGoogleカレンダー
・ファイルはドロップボックスで共有
・申込受付はGoogleフォーム  
・よく聞かれる質問と答え(Q&A)を準備しておく。
 →それぞれが都合の良い時間に確認でき、共有する時間の手間が省けます。

〇紹介されたロジ技:バディ(二人)で担当ひらめき
できる人にばかり仕事が偏りがちで、次世代がなかなか育たないときに
・事業は二人で担当。
・先輩・後輩で組む。
・二人で相談、確認しながら進めていく。
→不測の事態にも対応でき、人材育成にもつながります。



★作業を仕組み化する

〇紹介されたロジ技:マニュアル化・フォーマット化ひらめき
同じ失敗をしてしまったり、忙しくて内部資料を作る時間がないというときに使えます。
・いつもしている作業を細分化する
・イベントや講座などはチェックリスト式のマニュアル化する
・企画書や報告書、アンケートなどはフォーマット化する
→ケアレスミスを防ぎ、誰でも考えずに、一定程度の質を保つことができます。


■参加者のアンケートより

・今の自分に自信が持てた
・事務の仕事にやる気がでた
・ファイリング関連について参考になった
・ベテランから新人まで幅広くカバーする内容だった 
・日頃は業務に追われているので、この時間で改めて話し合うことができてよかった
とおおむね好評でしたが、中には、
・ITツールに関しては、自分を含め、スタッフ全員のスキルの問題で不安がある
・事例で示された様式そのものが欲しかった
という意見もありました。

ぜひ、それぞれの団体の特徴を活かして、
効率よくできるオリジナルの仕組みを作っていただき、
ロジのチカラUP!組織のチカラUP!を目指していただけたらと思います。

また、「人間がやることに完璧はない。ミスしたらすぐに謝ることが大事。
自分に何ができるのか、見えている課題に対して自分ができることは何か見つけること。
そういう風に、得意なことを得意な人にやってもらうことも大事」と、
周りを巻き込むことの大切さも教えていただきました。

DSC08184.JPG  DSC08179.JPG


イベント次回のフォロー意見交換会について

今回のセミナー(手法・ツール紹介編)を受け、
フォロー意見交換会(導入・操作編)を開催します。
---------------------------------------------------------------------------
日時:10月24日(木)13:30~15:30
場所:パルトピアやまぐち 2階 交流コーナー

--------------------------------------------------------------------------
ITツールの導入・操作について、センタースタッフ千々松がアドバイスします。
今回、加藤さんからご紹介いただいたツール以外にも、
非営利組織がお得に使えるITツールがまだまだあります。
そのあたりの情報提供もいたします。

また、今回のアンケートから
「そもそも事務効率化を大切だと思っていないスタッフとどう共有すればいいのか」
というお悩みをいただきました。
この課題について、参加者のみなさんで解決策を考えられるといいなと思っております。
同じ悩みを抱えているという方、うちはこうしているよという方、
またこんなアイデアがあるよという方、ぜひ一緒に情報交換しませんか?

お申し込みはセンターまで。
posted by ほしちゃん at 11:25 | Comment(0) | TrackBack(0) | センターから報告

2019年10月06日

【ご案内】学んで安心!NPO事務力セミナー (第1回)NPO法人の会計 (第2回)NPOのための税務

朝夕はぐっと涼しくなりましたね。
イベントの秋到来です。

この秋センターでは、事務局基盤強化のセミナーを数回予定しています。
ひとつは、先月末に終了した「ロジ力UPグッド(上向き矢印)講座」です。
事務局仕事の「段取り力」をつけるための様々な工夫を知りました。
(後ほどブログにも報告をアップしますので、お楽しみに)

今月と来月は、2回シリーズで会計・税務セミナーを予定しています。
第1回会計セミナーでは、NPO法人会計初心者を対象に、NPO法人の会計を基礎から学びます。
第2回税務セミナーでは、NPO会計初心者を対象に、NPOの税務について学びます。

講師は、3年前に「簿記講座」を担当していただいた内田典孝税理士(内田典孝税理士事務所、中国税理士会山口県支部連合会)です。
NPO法人は、NPO法人会計基準に沿った会計書類を作成することが推奨されています。
そのために、まずは「簿記知識を身につけよう!」ということで、3回シリーズで開催しました。
今回は、さらに一歩進んで、正しい会計書類を作成できるようになることを目指します。

新しくNPO法人を立ち上げた方、会計担当になったばかりの方、もちろん、長年会計を担当しているが、日頃の会計処理について見なおしてみたい方も大歓迎です。

◆テキスト
最新のNPO法&NPO法人会計基準に対応したテキストを用います。
事前に準備されるか、参加申込時に、テキスト購入の旨をお知らせください。
講座当日に会場でお渡しします。
(〆切:10月24日(木)まで)

『新訂/基礎からマスター NPO法人の会計・税務ガイド』中村元彦、脇坂誠也、寺内正幸 著
(2018年、清文社、2,600円+税)

第2回の税務セミナーも、同じテキストを用います。
NPOに関係する税金について、その概要や仕組みを学びます。
正しく作成した会計書類をもとに、税の申告ができるようになることを目指しますので、ぜひ2回とも受講してください。

(第1回)NPO法人の会計
日時:2019年10月31日(木) 13:30〜16:30
場所:パルトピアやまぐち 3階 中ホール(山口市神田町1-80)
講師:内田典孝税理士(内田典孝税理士事務所、中国税理士会山口県支部連合会)
https://www.kenmin.pref.yamaguchi.lg.jp/center/center46743/

(第2回)NPOのための税務
日時:2019年11月20日(水) 13:30〜16:30
場所パルトピアやまぐち 3階 中ホール(山口市神田町1-80)
講師:内田典孝税理士(内田典孝税理士事務所、中国税理士会山口県支部連合会)
https://www.kenmin.pref.yamaguchi.lg.jp/center/46745-2/

・法人税のことがよく分からない。
・源泉徴収事務がよく分からない。
・預り金の処理がよく分からない。

という方、ぜひお越しください。一緒に学びましょう。
posted by ほしちゃん at 13:09 | Comment(0) | TrackBack(0) | センターから告知・PR