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2019年10月25日

【開催報告】ロジのチカラUP講座~フォロー意見交換会(導入・操作編)~

9月に開催した「ロジのチカラUP講座〜手法・ツール紹介編」では、岡山NPOセンターの加藤彰子さんをお招きし、事務を効率化するための手法や、ツールを紹介していただきました。

今回は、そのとき紹介していただいたツールの特徴などをもう少し掘り下げて解説し、さらに非営利組織が活用すると便利なITツールを紹介する「ロジのチカラUP講座のフォロー&意見交換会」を開催しました。

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日時:2019年10月24日(木)13:30〜15:30
場所:やまぐち県民活動支援センター 交流コーナー
   (パルトピアやまぐち2階)
情報提供者:やまぐち県民活動支援センタースタッフ 千々松葉子
参加者:8人(NPOの事務局などを担う方々7人、オンライン参加(ZOOM)1人)

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ブログ.jpg

前半の1時間、ロジのチカラをUPする様々なPCツールの導入・操作について情報提供し、後半の1時間は事務局のロジの悩み&意見交換会を実施しました。

前半のツールの導入や操作編では、当センタースタッフの千々松葉子が講師をつとめました。
今回は主に以下3点のお悩みについて情報提供しました。

【お悩み@】
 クラウド上にエクセルなどのファイルで参加者管理などしているが、 自宅から利用しているスタッフに利用の際の決まり事を伝えていない (そもそも決まり事を作っていない…) 
ひらめき【情報提供】オンラインでファイル共有するためのツールや導入する際の注意点
 ⇒NPO法人なら容量無制限で利用できるG SUITE(Google for Nonprofits|非営利団体向けプログラム)
がおススメ。。※Techsoupに要登録。
 ⇒情報漏洩(特に自宅PCで家族と共用する場合、関係者以外の場所で使用する場合)や、競合コピーが発生することがあるのでスタッフ内でヒアリングし、ルールを決めておく。


【お悩みA】
 LINEやFacebookのメッセンジャーで情報共有しているが、 情報を探すのに過去のスレッドをさかのぼるのが大変なことがある。
ひらめき【情報提供】情報共有ツールメリット、デメリット
 ⇒コミュニケーションツールなら、気軽に始められるLINEやFacebookなどSNSでも可。
  ※ただし、情報がどんどん流れていき、検索しにくい。
 ⇒事業をするなら、検索が可能で、事業ごとに分けられるSlack(チームコミュニケーションツール)がおススメ!
  外部アプリ(googleカレンダーやDropboxなど)とも連携ができる。
  ※誰でも無料プランあり任意団体でも使える
  NPO法人なら申請すれば有料プラン無料で利用可能


【お悩みB】
 代表や理事が忙しくて会議やイベントの日程調整が大変だ
ひらめき【情報提供】スケジュール調整・共有
 ⇒googleカレンダー(PCでは使いやすいがスマホは見にくい)とtimetree(PCでは使いにくいが、スマホだと見やすい)を両方活用。
 同期が可能なので、使用するアイテムによって使い分けるのがおススメ。
 ⇒また単発のイベントや会議の出欠調整には「調整さん(スケジュール調整ツール)」。

この他、NPO法人NPOサポートセンターが運営する
NPO支援コレクション」というサイトも紹介。
こちらは、「事業戦略」、「広報」、「資金調達」、「組織・人材」、「総務・会計」でNPO を支援するサービスを集めた紹介サイトです。
全ての情報が閲覧無料となっています。
NPO の皆様を対象にしたサービスが多く掲載されていますので、こちらも是非ご覧下さい。


後半は参加者全員で意見交換。
それぞれ団体の特徴や構成メンバーにより少し違いがありますが、みなさん同じような悩みを抱えているように感じました。

【意見交換会でのお悩み@】
前半で聞いた便利なツールを取り入れたくても、スタッフの中で重要度や価値観が違うため、なかなか取り入れることができない。
ひらめきメンバーが何を感じ、今どう思っているかを共有し、言いたいことが言い合える日頃からの信頼関係をつくることも大事。
それには、堅苦しくない雑談からはじめて、コミュニケーションを取りやすい環境を作ってみたらどうか。
ひらめきそうすることで、相談しやすくなったり、ひょっとしたら、そこから新しいアイデアが生まれるかも。


【意見交換会でのお悩みA】
たくさん情報がくるので、どんどん情報が流れていき、(回答が必要な)大事な情報などを見逃してしまう。
ひらめきメンバー全員ですべての情報を共有するのではなく、それぞれのスタッフに必要な情報だけを送るのもよい。
なんでもかんでも、のべつまくなしに送ると、注意散漫になり、チェックして欲しい大事な情報もスルーされることになる。
ひらめき一つの工夫だけでは網羅できないので、いろんな手段を掛け合わせてすべてのメンバーに行き渡るようにしている。


みなさん、目の前の事業をこなすことに手一杯で、団体の活動以外にもやらなきゃいけないことがたくさんあって、じっくり団体のことについて話す時間も取れないのが現実のようですね。
広報でのITツールやSNSなど情報発信は進んでいますが、事務局業務のIT化はなかなか進んでいないところが多いと感じました。

ツールを上手に活用して、空いた時間でスタッフやボランティアとの会話を増やすことで、よりスムーズな団体運営を目指してもらえたらな、と思います。


かわいい11月29日は「非営利組織のIT活用 業務改善のためのキントーン講座」を開催かわいい
こちら午前はまだ空きがあるので参加OKですが、午後はすでに満席のため、PCを持ち込む場合のみ見学OKです。
事務の省力化・システム化は、団体の活動の広がりに必須です。
さらに事務局のスリム化を進めたい団体はぜひお申し込みくださいね。

「非営利組織のIT活用 業務改善のためのキントーン講座」チラシ
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