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2019年10月08日

【開催報告】ロジのチカラUP講座〜悩める事務局大集合!手法・ツール紹介編〜

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日時:2019年9月25日(水)13:30〜16:30
場所:パルトピアやまぐち 2階 第一会議室
講師:加藤 彰子さん
(NPO法人岡山NPOセンター NPO事務支援センター長)
参加者:22人(NPO法人9、任意団体4、中間支援組織4、コミュニティ団体5)
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「机回りに書類が山積みあせあせ(飛び散る汗)
「組織内の情報共有に悩んでいるたらーっ(汗)
「イベント関連業務がはかどらないダッシュ(走り出すさま)」など
上記のお悩みを抱えている団体の事務局強化を目指すために、
どんな時でも速くミスなく同じ品質で
お金をなるべくかけず誰でもできるような仕組みを
各団体内で考えるきっかけづくりとなったセミナーを開催しました。グッド(上向き矢印)

DSC08170.JPG

■「ロジのチカラ」は「縁の下のチカラ」

講師である加藤さんからは、
事務局ってやって当たり前のように捉えられ、
ほめられることってなかなかない。
だけど本来は、事務局は組織運営の要ぴかぴか(新しい)
事務局がしっかりしているおかげで、
団体運営もスムーズにいっているということを理解してほしい」と話された上で、
事務力が向上するためのいくつかのヒントを教えていただきました。

■ロジ(ロジスティクス)とは?

まずは研修のタイトルにもなっているロジ(ロジスティクス)とは何かについてお話いただきました。
もともと軍隊用語で、前線で戦闘に従事する前方業務に対して、
後方業務または後方支援と呼ばれる業務領域のこと。
つまり、NPOでいえば、「組織の活動継続に必要な事務局業務全般のこと」だそうです。

具体的には、
・電話対応
・書類作成
・会計処理
・ファイリング などなど
すべての業務に関わる大事な仕事です。

今回は
「文書を適切に保存する」
「情報を共有する」
「作業を仕組み化する」
と3つのポイントにしぼってお話していただきました。



★文書を「適切に」保存する

〇紹介されたロジ技:4つの箱ひらめき
文書が山積みでなかなか整理できないときに使えます。
・まず、文書を4つの箱に分けます
@どうしても取っておきたい箱
Aみんなで読み返したい箱
B捨ててもいい箱
Cやりかけ箱 
→曖昧な位置づけの文書を保存するか処分するか判断が促され、整理がはかどります。


○紹介されたロジ技:タテ置き、色分けひらめき
ヨコ積みの文書ばかりでいざという時に必要な文書を探すのに一苦労…というときに使えます。
・文書の置き方を「ヨコに積む」ではなく「タテに並べる」
・その際、各文書の表紙ではなく、背表紙を必ずつけます。
・さらに、文書(を綴じたファイル)の内容ごとに色分けして保存するようにします。
→必要な時にすばやく文書を見つけられ、取り出しやすくなります。



★情報を共有する

〇紹介されたロジ技:それぞれの特徴を活かしたITツールの活用ひらめき
スタッフ全員が顔を合わせる時間がないときに
・タスクや相談、出退勤はChatWorkで
・スケジュールはGoogleカレンダー
・ファイルはドロップボックスで共有
・申込受付はGoogleフォーム  
・よく聞かれる質問と答え(Q&A)を準備しておく。
 →それぞれが都合の良い時間に確認でき、共有する時間の手間が省けます。

〇紹介されたロジ技:バディ(二人)で担当ひらめき
できる人にばかり仕事が偏りがちで、次世代がなかなか育たないときに
・事業は二人で担当。
・先輩・後輩で組む。
・二人で相談、確認しながら進めていく。
→不測の事態にも対応でき、人材育成にもつながります。



★作業を仕組み化する

〇紹介されたロジ技:マニュアル化・フォーマット化ひらめき
同じ失敗をしてしまったり、忙しくて内部資料を作る時間がないというときに使えます。
・いつもしている作業を細分化する
・イベントや講座などはチェックリスト式のマニュアル化する
・企画書や報告書、アンケートなどはフォーマット化する
→ケアレスミスを防ぎ、誰でも考えずに、一定程度の質を保つことができます。


■参加者のアンケートより

・今の自分に自信が持てた
・事務の仕事にやる気がでた
・ファイリング関連について参考になった
・ベテランから新人まで幅広くカバーする内容だった 
・日頃は業務に追われているので、この時間で改めて話し合うことができてよかった
とおおむね好評でしたが、中には、
・ITツールに関しては、自分を含め、スタッフ全員のスキルの問題で不安がある
・事例で示された様式そのものが欲しかった
という意見もありました。

ぜひ、それぞれの団体の特徴を活かして、
効率よくできるオリジナルの仕組みを作っていただき、
ロジのチカラUP!組織のチカラUP!を目指していただけたらと思います。

また、「人間がやることに完璧はない。ミスしたらすぐに謝ることが大事。
自分に何ができるのか、見えている課題に対して自分ができることは何か見つけること。
そういう風に、得意なことを得意な人にやってもらうことも大事」と、
周りを巻き込むことの大切さも教えていただきました。

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イベント次回のフォロー意見交換会について

今回のセミナー(手法・ツール紹介編)を受け、
フォロー意見交換会(導入・操作編)を開催します。
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日時:10月24日(木)13:30~15:30
場所:パルトピアやまぐち 2階 交流コーナー

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ITツールの導入・操作について、センタースタッフ千々松がアドバイスします。
今回、加藤さんからご紹介いただいたツール以外にも、
非営利組織がお得に使えるITツールがまだまだあります。
そのあたりの情報提供もいたします。

また、今回のアンケートから
「そもそも事務効率化を大切だと思っていないスタッフとどう共有すればいいのか」
というお悩みをいただきました。
この課題について、参加者のみなさんで解決策を考えられるといいなと思っております。
同じ悩みを抱えているという方、うちはこうしているよという方、
またこんなアイデアがあるよという方、ぜひ一緒に情報交換しませんか?

お申し込みはセンターまで。
posted by ほしちゃん at 11:25 | Comment(0) | TrackBack(0) | センターから報告
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