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2020年04月15日(Wed) NPO法人の皆さまへ<新型コロナウイルスの感染拡大に係るNPO法人の運営等について>


宮城県より、新型コロナウイルスの感染拡大に係るNPO法人の運営等について
お知らせが届きました。

以下、概要です。
---
NPO法人の皆さまへ
新型コロナウイルス感染症に関連して,多くのNPO法人が,「感染拡大を防ぐため,活動を自粛すべきなのか」「総会は必ず集まって開催しなければいけないのか」「事業報告書が期限内に提出できないかもしれない」等,運営に関して不安を抱えている状況となっております。

総会の開催や事業報告書の提出等,その他,新型コロナウイルス感染症に関連したNPO法人の運営等に関する問題点と対応方法についての情報を掲載します。 

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満月新型コロナウイルスの感染拡大を防止するために

1.総会の開催及び事業報告書の提出期限について
特定非営利活動促進法(以下「法」といいます。)上,NPO法人は年に一度は総会を開催しなければいけません(法第14条の2)。
また,NPO法人は,事業年度が終了してから3ヶ月以内に前事業年度の事業報告書を提出しなければいけません(法第29条及び当県法施行条例第8条)。

現時点では,総会を年に一度も開催しないことや,事業報告書の提出期限の延長は原則認められておりません。

しかし,NPO法人の多くが,定款上で事業年度を「4月1日から3月31日まで」と定めており,事業報告書の作成・提出を目的とした通常総会を,新型コロナウイルスの感染の拡大を防止すべき時期(4月から6月頃)で開催しなければ,法令で定めた期限に間に合わない状況となっております。

(1)密閉空間で,密集し,密接する「3密」を避けた総会開催方法について
現行法及び内閣府Q&Aに基づき,3密状態(密閉空間で,密集し,密接する)を避けた総会の開催方法についてお知らせいたします。
なお,登記内容の変更を伴う場合は,法務局に総会や議事録の形態等について,事前に相談するようお願いします。

a. IT・ネットワーク技術を活用する
社員が実際に集まらずとも,様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって,実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば,社員総会を開催したものと認められます。

その場合,役員のみならず,社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され,その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性,即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。
※今般に限らず恒常的にWeb会議システム等による総会等開催をしたいという場合は,定款にその旨規定していただくようお願いします。

b. 書面表決及び表決権の代理行使
社員総会に出席しない社員は,書面で,又は代理人によって表決をすることができます(法第14条の7第2項)。また,定款で定めるところにより,書面による表決に代えて,電磁的方法(電子メール等)により表決をすることができます(同条第3項)。

書面若しくは電磁的方法,又は表決委任による表決を行った社員は総会に出席したものとみなされますので,これらの社員を含めた出席者が定足数を満たせば,実際に多数の社員が集まらなくても,社員総会を開催することができます。

ただし,この場合,特定の日時及び場所において社員総会を開催することが前提となりますので,議長や議事録署名人など総会を成り立たせるために必要な最小限の社員は実際に参集する必要があります。
なお,定款により,書面表決による出席を制限している場合は,適用できませんので,ご注意願います。
※定款による制限が「やむを得ない理由によって出席できない場合」という趣旨の場合,今般の新型コロナウイルス感染症に関連した活動自粛等は,「やむを得ない理由」に該当すると考えますので,書面表決等での出席は可能です。

c. みなし総会による決議
理事や社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合に,その提案について社員全員が書面や電磁的記録により同意の意思表示をしたときは,当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされます(法第14条の9)。
これにより,社員総会を実際に開催することなく,社員総会の決議があったこととみなすことができます。

ただし,これには「社員全員が同意の意思表示をすること」が必要であり,社員全員からの回答を得られない場合や,一人でも反対の意思表示をした場合は,適用できませんので,ご注意ください。

(2) 新型コロナウイルスの感染拡大が終息した後のお願い
定款に記載が無くても,今般の新型コロナウイルスの感染拡大を防止するために,上記aからcの方法で総会を行ったとしても,違法にはなりませんが,本来,社員総会は,全ての社員が運営に直接参画できる公平な機会です。

定款を以てしてもこれを設置しないことは違法となる最も重要な必要機関ですので,みなし総会決議はもちろんのこと,書面による表決や,表決権の代理行使につきましても,今般の新型コロナウイルス感染症に関連した活動自粛等により,やむを得ず,即時的,双方的な方法で総会を開催することが困難な状況にある場合や,その他緊急性がある場合に限った方法とするよう,ご理解をお願いします。

また,恒常的に上記aからcの方法で総会を開催したいという場合は,その旨所轄庁に相談した上,定款に記載するようお願いします。


2.相談及び事業報告書の提出方法等について
事業報告書等や役員の変更等届出書などの各種書類の提出は,郵送でも受け付けております。

新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため,窓口への来庁が必須ではないご用件については,電話や郵送等の方法をご利用くださいますよう,ご協力お願いいたします。
また,法人設立や定款変更についてのご相談をご希望の場合は,事前にお電話で相談内容及び日時等をご予約の上、ご来庁ください。

位置情報書類の送付先
〒980-8570
宮城県庁 共同参画社会推進課 NPO・協働社会推進班
※専用郵便番号のため、住所の記載は不要です。 


満月内閣府からの情報

1. 従業員の方が休みやすい環境整備に向けて(協力依頼)
新型コロナウイルス感染についての相談・受診の目安

2. イベント開催の取り扱い等について(協力依頼)
2月20日,厚生労働省から,新型コロナウイルス感染拡大の防止に向け,イベントの開催等についてご協力をお願いする「イベントの開催に関する国民の皆様へのメッセージ」が発出されましたので,ご配慮くださいますようお願いします。
イベント開催に関する国民の皆さまへのメッセージ
イベント開催の取り扱い等について(協力依頼)

3. 新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A

4. 出勤者7割削減を実現するための要請について(協力依頼)

新型コロナウイルス感染症対策サイト(内閣官房)
新型コロナウイルス感染症について(厚生労働省)
新型コロナウイルス感染症対策サイト(宮城県)
新型コロナウイルス感染症について(仙台市)