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ちちにい
サービスグラントLOUNGEレポ (07/22)
振り返り会のススメ(2) [2009年05月04日(Mon)]


・失敗体験を教訓に、成功体験をノウハウに昇華させていくこと
・互いの感想を共有することで、互いの関係改善と成長につなげること
・今後の広報物制作をよりよくすること


を目的に、私が実際に行っているプロセス評価の手法をご紹介します。
パンフレットなどの制作物がNPOに納品されてから2週間以内に、
プロセス評価という名の振り返り会を実施しています。


●プロセス評価の対象
振り返りの対象は、今回の制作物そのものではなく、
その制作過程に焦点をあてていきます。

評価の対象は自分自身ではなく、プロジェクトに対する評価、
つまり、自分も含めたプロジェクト全体としてどうだったか、
という視点で評価をします。


●プロセス評価の目標
以下のものを生み出すことを目標にしています。

1)うまくいったことと、その要因
2)うまくいかなかったことと、その要因
3)1と2をふまえた、「今後工夫すべき課題(申し送り事項)」


未来の自分、あるいは未来の担当者に向けての
申し送り事項をみんなでつくる、というのがコンセプトの一つでもあります。


●プロセス評価の項目
評価の視点として、4つの側面をピックアップしています。

1)スケジュール(時間管理)
2)ストラテジー(戦略・プランニング)
3)コンテンツ(内容・構成)
4)チーム(役割分担・コミュニケーション)


2と3については、それ自体がどうだったのか、という判断は、
ある程度その制作物を使用してみないと判断できないことです。
なので、プロセス評価ではあくまでそのプロセス、
ストラテジーなら、ストラテジーが決まるまでのプロセス上で、
「うまくいったこと」と「うまくいかなかったこと」を洗い出すようにしています。


●プロセス評価の進め方(5人程度で実施した場合の一例)
こんな流れで実施しています。

・計画と実績の確認(期間とワークプロセス) 10分
・プロセス評価シート記入 20分(事前に記入するのが望ましいので、予備として)
・記入内容のシェア 50分
・議題の選出→ディスカッション 30分

ひとつづつご説明していきますね。

・計画と実績の確認(期間とワークプロセス)
プロセス評価に入る前に、まずは全員でワークプロセスを確認します。
キックオフミーティングから納品までの期間をひとつの表に落とし込み、
制作プロセス(計画と実績)を俯瞰できるような資料を用意しています。

以下のように、ガントチャートっぽくまとめています。



・プロセス評価シート記入
スケジュール、ストラテジー、コンテンツ、チーム、これら4つの評価側面に対して、
5〜10個の設問を用意し、それぞれ4段階評価をしています。
また、合計が100点になるように配点をしています。

こちらはPDFでダウンロードをどうぞ。


以下はプレビューのみです。



・記入内容のシェア
記入済みのプロセス評価シートを人数分コピーし、全員に配布します。
1人10分程度で、自分の記入内容を説明してもらいます。


・議題の選出→ディスカッション
もし時間があれば、あるいは共通する課題があることが分かれば、
そのことについてディスカッションする機会を設けます。


・・と、こんな感じでプロセス評価を実施しています。


●ご留意いただきたいこと
ただ、あくまでこれは林田的やり方ですので、
以下のことを考慮に入れつつご参考にしてください。

・デザインボランティアの関わり具合について
林田の手法は、NPOスタッフと一緒にチームとして
プランニングから関わるというのが基本スタンスです。
ですので、プランニング(ストラテジーやコンテンツ)も
評価対象に含まれています。

プラニングはNPOが担当し、デザイン制作のみデザインボランティアが担当する、
という分業を行っているNPOにとっては、
この2つの項目は自己評価のためにお使いいただくのがよいと思います。


・とにかく明文化にこだわっています
文字に残すことにこだわって、プロセス評価をしています。
記録にさえ残れば、あとあと読み返すこともできますし、
個人に蓄積する暗黙知を形式知にするため・・つまり、
個人の知恵を組織の知恵にするための機会として捉えています。

実際のところ、人材が流動的なNPOって多いのではないでしょうか。
担当者がすぐ辞めて、あるいは新しい人がすぐ入ってきて、
ノウハウが蓄積されずにまたゼロからつくりあげる・・
そういうスクラップアンドビルドの構図から抜け出してもらいたいという
想いが込められています。

内容そのまま活用していただくのは構いませんが、
それぞれの団体独自の評価手法を確立していただきたいなあ、と期待しています。


あ、最後に。
このプロセス評価をした後は、みんなでその制作物を持って
記念撮影をすることにしています。
最後の締めとして、場がまとまりますのでお勧めです。

そして、その後は打ち上げへ・・
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