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(4/24) ADRA Japanの総務部 〜縁の下の力持ち〜 [2020年04月24日(Fri)]


みなさん、こんにちは。
総務部の渡辺です。



普段、ADRAのブログに載る記事は、事業部スタッフが書いています。

世界各地もしくは日本で、皆様から頂いたご寄付がどのような支援に用いられているのか、また気軽に訪問することが難しい国がどんな様子なのかをお伝えしています。



今回はちょっと趣を変えて、事務所での総務の仕事をお伝えしたいと思います。

ADRA Japanの総務担当者の仕事は幅広く、総務や財務経理から、企業でいうところの顧客対応にあたる業務まで多岐にわたります。

大きく4つに分けて以下に紹介します。



(1)支援者の皆様とのつながり

ADRAのお問合せメールに連絡をくださると、大抵、総務担当のスタッフが対応します。

ご要望にお応えして、必要な資料を発送したり、様々な手続きを行います。

頂いたご寄付を管理するのも総務の仕事です。

プロジェクトを指定されたご寄付を把握して、その事業で確実に使われるように仕分けます。

毎年、1月に領収証の発行・発送作業をしますが、大体1,400通ぐらいお送りします。

総務のスタッフは、支援者の皆様のお名前を結構憶えています。

領収証を封入しながら、お名前を見つつ、どのような方なのかなとイメージを膨らませたりします。

毎月ご寄付をくださる方、振込用紙にメッセージをくださる方、ご夫婦やご家族でご寄付をくださっている方。

家でADRAのことが話題になったりするのかしら、と思いつつ、皆様の想いにしっかり応えなければ!と、いつも身が引き締まる思いがします。



発送作業.jpg

[発送作業中の渡辺]



(2)きっちり会計報告

入金を把握するとともに、支出も管理しています。

これはネパール事業、ジンバブエ事業…と、どの事業の支出なのか担当スタッフに確認しながら仕訳し、会計ソフトに入力します。

海外からの会計報告を受けて、内容を確認し、日本側で報告できるように書類を整えます。

外部の会計監査も受けていますので、公認会計士さんとのやりとりも総務の仕事です。



(3)行政とのやりとり

ADRAはNPO法人という法人格を取得しています。

またNPO法人の中でも「公益性の高い」法人として認められる「認定NPO法人」でもあります。

この「認定NPO法人」は、日本に約5万あるNPO法人の中で、約2%しか認定されていない法人格です。

(2020年2月末現在 NPO法人51,358団体/認定NPO法人 1,147団体 内閣府NPOホームページより

この法人格を維持するために、東京都や法務局、税務署などに必要な書類を決められた期限までに提出する必要があります。

また5年ごとに東京都の職員さんが事務所に来て、1日かけて5年分の会計伝票を確認したり、書類を確認したり、活動のインタビューをしたりします。

そして、すべてが問題なしと判断されると、さらに5年間「認定NPO法人」として認定してもらえます。

皆様もご存じの通り、「認定NPO法人」へのご寄付は、所得税や住民税の控除の対象となります。

2020年秋に「認定NPO法人」の更新作業がありますので、しっかり乗り越えられるように準備を進めています。



(4)スタッフが気持ちよく働けるようバックアップ

この仕事は、一般的な会社の総務と同じ仕事になります。

職場環境の維持、あらゆる「モノ」の管理、総会の開催、備品の管理、スタッフの給与計算や労務管理、健康管理、会議の準備など行います。

この部分の仕事を書き出すと、細々したものがたくさんありすぎて、止まらなくなるので割愛します ^^;

でも、社会人の皆さんでしたら、この仕事がどれぐらい大変なのかきっと分かってくださるはずです。

業務外では、総務が当番になっているちょっと楽しい催しで「誕生日のスタッフを祝う」というイベントもあります♪

(ケーキ代は、祝われたスタッフ以外で割り勘です)



IMG_3488.JPG



こーんな仕事を、数人のスタッフでこなしています。

総務のスタッフは、海外に行くことはまずありません。

日々、淡々とこなさなければいけない仕事と向き合っています。

「国際協力のNPOで働いてるんだったら、海外に行きたくないの?」と言われることがあります。

「この単調な仕事、苦手です」と、ちょっと仕事を頼んだ新人スタッフに言われたこともあります(これも大事な仕事なんだよ、と説明することになるわけですが…)。

日向があれば陰があることを知っています。

脇役がいるから主役が引き立つことも知っています。

この仕事をして、すでに20年近く経とうとしていますが、日々やりがいを持って仕事に取り組んでいます。

支援を必要としている方々と、その場に行けないけど、どうにかしたいと思っておられる支援者の皆様とをつなぐ大切な仕事をしていると知っているからです。



至らない点もあるかと思います。

なにかございましたら、遠慮なくご連絡ください。最善の方法を考えます。

いつもADRAを支えていただき、ありがとうございます。

これからもよろしくお願いします。


(執筆:総務部 渡辺千里



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Posted by ADRA Japan at 12:10 | 総務部 | この記事のURL