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2014年03月22日

1年間、入力してきた内容を検証する

1年間入力してきた収益・費用科目を、検証・確認しよう!

具体的な決算作業に取り掛かる前に、まず、1年間入力してきた内容を検証する必要があります。どんなに「大丈夫!」と思っていても、間違っているかもしれません。
会計において大切なことは、間違いをするかもしれないけれども、適宜「検証」を行い、間違いを正しく訂正すること。しかも、正しく訂正したことを記録に残すことが重要です。

入力を変えてしまって間違いがなかったことに、しよう、なんていう意識はいけませんどんっ(衝撃)

本当は、ここで今から説明する作業は、毎月1か月分の入力が終わった時点で、行うべき月次作業です。毎月実施して検証確定している団体は、次の決算ステップに進んでくださいね。

ここでは、1年分なにもしていなかった(さぼっていた!?)団体さんは、決算作業を行う前に、しなければいけない作業を説明します。

以下の流れとなります。

慣れている人、簿記知識があって優秀な会計担当者は、つい、訂正する伝票を書かずにいきなり、修正仕訳を入力しがちです。また、いきなり過去のデータの科目を訂正してしまう人もあります。これはいけませんがく〜(落胆した顔)

1)「元帳」を印刷⇒収益(収入)と費用(支出)の科目の入力間違いがないかを検証
2)間違いを訂正するための仕訳を「伝票」に書く
3)会計ソフトに、仕訳を入力する

いきなり仕訳を入力しないこと! かならず伝票をかくべし!


1)元帳を印刷します。
ここでは、収益(収入)と費用(支出)も科目を、1年分一気に印刷する方法を説明します。毎月、きちんと元帳を印刷している人は、1年分改めて印刷する必要はありません。本当は、毎月印刷しておくべきものです。

@「日次処理」の元帳入力をクリック⇒画面上方の「元帳作成」をクリック
194.png

A小窓が登場します。これが「元帳」(=総勘定元帳)を印刷するところです。
B画面の「区分」を、活動計算書(収支計算書・損益計算書)に変えます。
(収益と費用の科目を見ようとしているから)
195.png

196.png


Cすべての科目を一気に印刷するので、「すべて選択」をクリックしてすべてを黄色に反転させます。月の選択も、4月から3月まですべてを選んだ状態です。
(もし、たとえば9月まではすでに印刷している場合には、10月から3月までを選択してください)

D画面の excel ボタンをクリックします。
197.png

198.png

Eエクセルを開き、印刷します。(元帳(科目別)にエクセルで出てきます)
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Fすべての科目に目を通します。パソコン画面でみるのではなく、紙ベースでみることで見落としていたことなどが、発見できます。重要な作業なので、省略しないでください。


2)間違いを見つけて、修正仕訳を伝票に書く

(例)電話代6月分は、通信運搬費で処理するべきだったのに、間違って水道光熱費で処理してしまっていたことを、発見! 
⇒決算仕訳で、水道光熱費から通信運搬費に振替の処理をする。
(科目を打ちかえるのでは、ありません!)
200.png

3)伝票をもとに、会計ソフトに入力する

間違いを訂正する仕訳は、現金や普通預金が動くものではありませんので、「元帳入力」は使いません。ここで間違って「元帳入力」を使ってしまい、大事件になる人があるので要注意です。

@日次処理⇒仕訳帳入力をクリック⇒上方の行入力をクリック
202.png

A月の選択は「k」=決算 を選択します
B下方に入力する箇所がでてくるので、振替伝票と同じように入力します。
入力をしたら、振替伝票に、会計ソフトの伝票番号を、手書きで書いておきましょう
203.png

以上の作業を行います。
これは、収益(収入)と費用(支出)のすべての科目について実施します。1年間のすべてを行おうとすると、大変な時間と労力が必要となりますね。しかし、必ず実施してください。
そして、次年度は、この大変さを反省して、毎月、あるいは2か月に一回のペースで、この作業を行うようにしましょう!


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