さて、先ほど、日本財団の助成金申請の受付業務の流れと体制を紹介しました。

その続きです。

日本財団は昨年からインターネット申請を導入し、ネット上から申請をすることができるようになりました。

ITの進化に伴い、様々な業務が効率化されてきましたが、それでも、まだまだ人間の力技、アナログ的なところって多いんです。

　　　　

申請ファイルのファイリングやラベル貼りもその一つ。

こんな感じで会議室中にファイルを広げ、みんなでワッショイ！ワッショイやってます。



申請内容のデータ入力も、いろーんな書きっぷりの申請書が届きますので、一つ一つ私たちが解読し、入力派遣さんに指示を出して、入力してもらっています。

　　　　

正直、結構大変な作業なのですが、一方で、審査を担当しない部署にいながら、多数の申請に触れることができるので、すごく勉強にもなるんです！

10月31日で締め切った2006年度助成金申請募集

次は、届いた申請書の受付処理です。

日本財団では、申請書の受付処理は、私のいる情報チームが担当しています。

申請書の受付業務は、

封筒の開封
↓
書類の確認（不備がある場合は電話）
↓
仕分け
↓
申請内容をデータ入力
↓
ファイリング
↓
受付通知の発送
↓
審査担当部門への申請ファイルの受け渡し

という流れで行っています。

より良い審査を行うため、受付処理の期間はできるだけ短くし、少しでも審査期間を取ることができるように努力しています。

そのため、

データ入力：9名の臨時派遣職員
事務処理：2名の臨時派遣職員
財団職員：2名

という体制で行っています。

会議室にパソコンをずらっと並べ、9人の入力派遣さんに、毎日朝から晩まで入力してもらっています。



この時期はほんとにお祭り状態です！