全国ＮＰＯ会計担当者ネットワーク（ＪＮＡN)活動情報

最近、涼しくなったと思ったらまた暑くなってと、気温の変化が激しい日が続きますね。
私は家族共々体調を崩してしまいましたが、繁忙期なので仕事を休めず、かなり辛い１週間でした。昨日あたりからやっと良くなってきました。みなさんは体調崩されたりしていないでしょうか。

さて、最近私の職場で行われている取り組みに、「適切な文書管理の徹底」があります。
文書を紛失したり、探すのに時間がかかったりということがないように、職場のなかの文書の量を減らし、整然と規則正しく保管しておくように、そして、個人の事務机の滑走路化（机の上に余計なものがない状態を、滑走路化と呼ぶようです）をするようにというのがその内容です。
　
個人的なことで言えば、文書を性質別に年度別に規則正しく保管しておくことについては、ある程度できていると思います。しかし、文書の量を減らして、というのはあまり意識していませんでしたが、結構重要な気がします。

文書が見つからなくなる理由の一つに、必要ない文書が山のようにあるために、本当に必要なものがどこにあるのかわからなくなる、という状況があるようです。
「この書類、自分の担当ではないから今は必要ないけど、ひょっとしたら将来使えるかも・・・」という理由で捨てられない書類はけっこうあります。そして、そういった書類は、往々にしてどのファイルに保存すべきかわからないので、机の上に平積みになってしまうことが多いです。一方、自分の担当文書で、現在検討中だったり、仕掛かり中だったりしてファイリング前の書類も机の上に平積みになっていることが多いです。その結果、机の上に今必要な書類と今必要でない書類が混在する形でいっぱいになり、本当に必要な書類が見つかりにくくなり、仕事の能率が落ちる、ということはありがちだなあと思います。

さらに、前任者が残していった「今必要ないけど、ひょっとしたら将来使えるかも」という書類だったり、「その時点では必要だけど、月日とともに必要性が薄れてしまった」書類だったりというものは、後任にとっては手を付けがたい書類の最たるものです。古文書化しているようなものもあります(笑)。

だからといって手をつけずにいたのではいつまでたっても机が綺麗になりませんので、前任者の書類は１年以上使わなければ思い切って捨てる！とか、ある程度のワリキリで整理していくことも必要な気がします。
私自身、まだまだ机周りが綺麗とは言えない状況ですが、１日１冊とかルールを決めて、少しずつでも整理していこうと思います。

文書管理は、軽視されがちで、だから後回しになりやすいけど、放っておくと仕事の能率にも悪影響を及ぼしますし、結構大事なことだな、と感じる今日このごろです。
これって経理事務にも通じるような気が、します。