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うっかり忘れてた!をなくすために[2017年06月14日(Wed)]
こんにちは、正会員の沖本です。
4月から業務が増えまして、日々バタバタしております。
ブログの順番が来ていることもうっかり忘れてしまい、申し訳ありません(・・;)

こういう「うっかり忘れてた」、みなさんはどうやって防止されていますか?
私の場合、仕事上の予定の管理は、
手帳やパソコンのスケジュール管理ソフトなどを使っていますが、
いろいろな事業の予定が立て続けに入って
管理しきれないこともしばしば(汗)

最近は、担当する事業の数が増えてきたので、
エクセルで縦の列を日付に、横の列を事業ごとに区切って、
そこにやるべきことを入力していって、
自分流にスケジュールを管理しています。
それである程度、事業の進捗状況と予定を把握できるのですが・・・。

一番忘れがちなのが、「あ、あれもやっとく必要があるな」とか、
「あの業務であの人にこれを確認しとかないと」というちょっとした「to do」。

こういうちょっとした「to do」は、
夜寝る前だとか、ご飯を食べている時といった
仕事をしていない時間にふっと頭によぎることが多いのですが、
次の日に職場に行く頃にはすっかり忘れていることもまた多く・・・
ギリギリになって「あぁ、あの時あれをやっとけば今ごろ慌てなかったのに!」
ということもよくあります。みなさんはいかがでしょうか。

そういう、「あぁ、あの時やっておけば」を
少しでも減らすために最近意識しているのが、
「あ、あれやらな」と思ったそのときに、
スマホのメールで自分の職場PCにその「to do」をメールすることです。
全部書くと大変なので、その「to do」に関連するキーワードだけタイトルに書いて送信します。

そうしておけば、次の日PCを開いた時に受信トレイでその件を嫌でも目にするので
その時に思い出して、上に書いたスケジュール表に記入できます。
これをやり始めて、うっかり忘れをかなり減らすことができました。

・・・とこんな感じで備忘対策を取っているのですが、
書いてみると結構アナログなことやっているなぁと思います。
もっと楽な方法はないものか。
みなさんはどんな方法でスケジュール管理やto do管理をしていますか。
良い方法があればぜひ教えてください!
優秀な人材の採用・定着に必要なこと[2017年04月15日(Sat)]
当職が社労士として、NPO法人様、民間企業様を問わず、
感じていることがあります。

優秀な人材の採用・定着には、
日常的な労務管理が欠かせない、ということです。

例えば、
〇職場全体の働くルールである就業規則を整備している
〇採用時に、労働条件を書面で交わしている
〇要件を満たした方は、雇用保険や健康保険、厚生年金保険に入る
〇タイムカードにそって、きちんと賃金を支払っている
といったことです。

文章にすれば、「そんなん、当たり前やん」と言われるかもしれませんが、
その当たり前のことができていない法人様が少なくないです。

このような日常的な労務管理ができることで、
安心して働き続けられる職場づくりの一歩につながります。

NPO法人様から、雇用関係助成金に関するお問い合わせを多くいただきます。
その時点で、当職は、「日常的な労務管理ができてはじめて、
雇用関係助成金の申請にあたっての『スタートライン』に立てます」と
申し上げてます。

NPO法人様が、雇用関係助成金の申請にチャレンジにあたり、
いまいちど、法人内の日常的な労務管理の現状を確認するのも
いいかと思います。

社会保険労務士 石田 信隆
領収書などの宛名について[2017年03月21日(Tue)]
もうすぐそこに、春≒決算が近づいてきましたね。
ということで、皆さんが決算準備でお忙しいだろうということで、自分の決算が終わった私が今回担当させていただきます。
最近、印象に残ったことをお話ししたいと思います。

あるNPO法人がある民間の助成団体から助成金(○十万円)をもらいました。
当然、助成金に係る報告書を書き、領収書などを添付して助成団体に提出しました。

この報告書にまつわる話なのですが、
提出された領収書の宛名は、本来その法人名になっていなければならないのですが、
その法人の提出した領収書の宛名は、ほとんどが理事長の「個人名」もしくは「上様」となっていたらしく、助成団体の方は、認められる1〜2万円分の領収書以外は、いくら何でも個人名は受け付けられない、また「上様」もダメですと、突っ返されたのです。
結局、その法人は、頂いた助成金の95%ほどを返金しなければならなくなりました。

上述のように、助成金がらみの場合は、もちろん領収書の宛名が法人名であることは絶対条件だとわかりますが、それ以外の領収書、請求書等の書類の宛名が自団体名になっているか、みなさんはしっかり確認されているでしょうか?
ときどき、宛名がいい加減な名前になっているのを見かけることはありませんか?

私は、一般企業(業者)からの出された請求書で、その宛名が、本来「NPO法人○○○」とすべきところを「株式会社○○○」となっているのを見かけたことがあります。相手企業さんは、顧客のほとんどが株式会社で、いつもの調子で書いてしまっているのでしょうかね?
こういう場合は、今後も間違いを繰り返されないようにするためにも、正式な宛名での再発行を依頼するのが良いと考えます。

税務署や所轄庁の調査にも耐えられるよう、常日頃から書類の内容だけでなく、宛名にも気を付けたいものですね。
(T.I)

会計を、説明する、の?[2017年01月22日(Sun)]
会計処理を担当している人は、おそらく、理事長から
「今、会計はどうなっているの?」「お金の状況はどう?」
「細かいことはいいから、およその現状を教えてほしい」
そんなようなことを、言われた経験があるのではないでしょうか?

NPOの会計に携わる人が、会計のスペシャリスト、というケースは
ほとんど、ありません。多くの方は、未経験のまま、仕方なく(?)
会計の処理を必死でこなしておられます。

会計担当者の日々は、郵便物の整理から、電話対応、来客対応と思えば、
「トイレの電灯が切れている」といわれれば、電球を買いにはしったり!
「コピー用紙は、A4で、エエヨン!」といいながら文房具を注文したり!
総務庶務も、労務も、経理も、こなしています。
大企業でいえば、総務部、営業部、労務部、経理部、が行うようなことを
独りでこなすことがほとんどです。

そんな中で、毎月会計の締め処理をし、計算書類を作成し、その書類から
団体の経営状況(財務)を知るための情報を的確に伝える、ということができる人が
どれだけいるでしょう?
常日頃の積み重ねがタイムリーになされていなくては、正しい計算書類は作成できません。
そして、それを読み取る知識も必要です。

理事長が、会計の現状を知りたい!というのも
当然のことであり、法人の運営のために必要な情報なのですが、
言うほど簡単なことではないのです。

はてさて、困ったものです。
NPOで会計に携わる人たちは、悩みが尽きません。

そんなこんな、について、お互いに情報交換しながら、苦悩を共有しつつ、
「決算書類について知っておかなければならない知識」を、いっしょに勉強しましょう。

NPO会計支援センターで、そんな企画をしてみました。
みなさん、いっしょに悩み、考えましょう!
⇒ NPO会計支援センター セミナー情報



NPO法人の運営は厳しいと実感[2017年01月18日(Wed)]
複数の公益法人に関わらせていただいているが、どこもファンドレイズに苦労している現状があるように思います。最近はとみに感じております。多くの法人が委託金とか助成金に頼っていることにもよると思いますが、あてにしていた委託金とか助成金に漏れてしまうと途端に次年度の予算がたたなくなり、スタッフの人件費をどう捻出するかという問題に直面してしまいます。
独自色を出した自主事業で収益を上げるのが一番でしょうが、そう簡単にはアイディアが出てこないだろうし。
世の中景気は回復傾向にあるということですがが、ゆとり部分で寄付金としてNGO・NPOに回ってこないかなと思うが、別のところにながれてるのかなぁ。
起爆剤となるようなファンドレイズの手法はないものかと、夢見ている今日この頃ではあります。
しかしながら地道に頑張るのが一番でしょうね。
『透明性』と、その他に必要なもの[2016年12月05日(Mon)]
正会員の太田です。

先日、とあるミーティングで、
「よくわからない所で、勝手に決まることを少なくしたい」という発言がありました。
聞いていて「ホント、そーやなー」と思いました。

また、選挙について「どう思う?行ってる?」という会話もありました。
意見はさまざまでしたが、
「体感的に理解できることじゃないと、なかなか参加できないし、
それ自体が面白い(興味深い)イベントでないと、結局やってられへんよね〜」
という思いが共通しているようでした。
これもまた、とっても共感できました。

その時は、まちづくり的なテーマで話していたのですが、
きっとこれは、このテーマに限らず、色んな場面で言えることだと思いました。


『私は自分らしく生きていきたい。みんなもそうならもっと良いのに』
先月、私が所属しているNPOの10周年イベントで演劇をやった時のセリフです。

『みんなもそうなら』の部分が、NPOとして大切にしている部分に対する表現で、
「どうしたら、みんなが豊かに暮らして行けるんかな?」
「自分のこととして、興味を持って、一緒に社会問題を解決していく面白い方法って何があるんやろ?」
けっこう、永遠のテーマですが、日々そんなことも考えます。

人の心が動くのは、
「わかること」「興味深いこと」この2点が大きく影響しているようにも感じています。


私たちNPOにおいて、会計の透明性が求められるのも、
おそらく、こーゆーことが深く関係しているんでしょーね。

ただ、会計ごとは、非常に「わかりにくい」ことが多いし、
わからなくて難しいゆえの「興味が薄い」こともよくあります。

会計の表現方法についても、
「もっと面白くてわかりやすい方法、何かないもんかなぁ〜」と思う今日この頃。
『ゲームで体感!』・・・みたいのないですかね??
(あるといいな〜、、、なんかちょっとありそうな気もする!)
情報をお持ちの方は、ぜひご一報を♪
仮払金には闇がある!?[2016年11月15日(Tue)]
↑というタイトルですが、仮払金について説明しようという内容ではないのです…。

先日、某講座の「なんちゃってアシスタント」として、受講された方々の疑問・質問に答える(というか、ヒントを出す係)になった時のこと。
3日分の小口現金出納帳を記入するという課題で、ちょっとした「ひっかけ」も仕組まれている設定でした。
しかし、私自身が“達人”というわけでもないので、「(無意識に)嘘を教えていたらどうしよう…」という不安にさいなまれつつ、質問に答えたり、頭の中を整理するお手伝いなどしていたのですが。
自分の仕事として処理をしている時は、流れ・慣れ(良くいえば経験)でサクサクと処理している「仮払金」の質問を受けた時は、「うーん…個人的にはわかってるけど、説明しにくいなぁ…」と言葉に詰まってしまったのでした。

【仮払したら清算する時に「仮払金の返戻」として全額戻すのがわからない。】

ということだったのですが…(え?説明するのが難しいのは、私だけですか!?)
ずっと前にウチの職場のもう一つの小口を担当している人も「仮払した分の清算したら実際にはお金があるのに、出納帳ではどんどんマイナスになるんです…」と半泣きだったことも…(そりゃそうだ、返戻してないもん)。
私自身は商業高校卒なので、授業で習った時に「ふんふん、そうするのか」ということで何の疑問ももたず、そんなモンだと覚えたのです。
当然「仕事」ではなく「授業」なので、テストや検定試験の時に間違えないようにするのが最大の目的ですし(違う?)。
仕事として実際のお金が動くなかで処理していくうちに「はぁ、なるほど、そりゃそうだわね」と
後から意味がわかったのですが。
今回質問された方々は、恐らくそういった知識がない中で「何かを買うために(誰かに)払ったのに、なんで全額返ってくるの?」と訳がわからなくなるのは当然といえば当然…。

…って、何が言いたいのかというと…
『とりあえず、理由がわからなくても「この時はこうする」ってパターンだけ覚えて処理することも大事かも」ってこと。
理由とか意味は、私がそうだったように、後から突然パッと理解できたりするもんです。
間違った方法や自分の思い込みで処理するのは絶対にダメですが、でも、そこでつまずいて足止め食うのも違うと思うので、パターンとしてやっつけちゃいましょう!
でも、これはあくまでも私個人の考えで、JNANブログの中のヒトとしてはこんなこと書いちゃいけないとも思うけど…
この記事、JNANボスの目に触れたら一瞬で削除されるかも知れないので、読まれた方は「貴重な存在」になられるかも!(内容が貴重じゃないのが残念ですが…)
ということで、今回のブログ担当は正会員Tでした。
文書整理の大切さ[2016年10月02日(Sun)]
最近、涼しくなったと思ったらまた暑くなってと、気温の変化が激しい日が続きますね。
私は家族共々体調を崩してしまいましたが、繁忙期なので仕事を休めず、かなり辛い1週間でした。昨日あたりからやっと良くなってきました。みなさんは体調崩されたりしていないでしょうか。

さて、最近私の職場で行われている取り組みに、「適切な文書管理の徹底」があります。
文書を紛失したり、探すのに時間がかかったりということがないように、職場のなかの文書の量を減らし、整然と規則正しく保管しておくように、そして、個人の事務机の滑走路化(机の上に余計なものがない状態を、滑走路化と呼ぶようです)をするようにというのがその内容です。
 
個人的なことで言えば、文書を性質別に年度別に規則正しく保管しておくことについては、ある程度できていると思います。しかし、文書の量を減らして、というのはあまり意識していませんでしたが、結構重要な気がします。

文書が見つからなくなる理由の一つに、必要ない文書が山のようにあるために、本当に必要なものがどこにあるのかわからなくなる、という状況があるようです。
「この書類、自分の担当ではないから今は必要ないけど、ひょっとしたら将来使えるかも・・・」という理由で捨てられない書類はけっこうあります。そして、そういった書類は、往々にしてどのファイルに保存すべきかわからないので、机の上に平積みになってしまうことが多いです。一方、自分の担当文書で、現在検討中だったり、仕掛かり中だったりしてファイリング前の書類も机の上に平積みになっていることが多いです。その結果、机の上に今必要な書類と今必要でない書類が混在する形でいっぱいになり、本当に必要な書類が見つかりにくくなり、仕事の能率が落ちる、ということはありがちだなあと思います。

さらに、前任者が残していった「今必要ないけど、ひょっとしたら将来使えるかも」という書類だったり、「その時点では必要だけど、月日とともに必要性が薄れてしまった」書類だったりというものは、後任にとっては手を付けがたい書類の最たるものです。古文書化しているようなものもあります(笑)。

だからといって手をつけずにいたのではいつまでたっても机が綺麗になりませんので、前任者の書類は1年以上使わなければ思い切って捨てる!とか、ある程度のワリキリで整理していくことも必要な気がします。
私自身、まだまだ机周りが綺麗とは言えない状況ですが、1日1冊とかルールを決めて、少しずつでも整理していこうと思います。

文書管理は、軽視されがちで、だから後回しになりやすいけど、放っておくと仕事の能率にも悪影響を及ぼしますし、結構大事なことだな、と感じる今日このごろです。
これって経理事務にも通じるような気が、します。


 
 
雇用関係助成金について[2016年09月12日(Mon)]
みなさん、こんにちは。
社会保険労務士の石田です。

今回は、雇用関係助成金(以下、「助成金」)についてお伝えいたします。

助成金とは、もっとスタッフが安心して働ける職場づくりを行った際、
支給申請のチャンスがある助成金です。

助成金の財源は、労使双方が負担している雇用保険料です。
事業主側は、雇用保険料を払いっぱなしになりますので、
このような機会を活用して、人事労務環境整備の一環としていただけると幸いです。

助成金は40種類以上あります。支給要件は非常に細かいです。
時間も労力もかかるため、助成金に強い社会保険労務士はあまりいないのが現状です。

事業主が助成金を支給申請するには、
日常的な労務管理ができていることが前提となります。

日常的な労務管理とは、例えば、
〇書面で労働契約を結んでいる(常勤職員とパート職員では締結内容が異なります)
〇法が求める整備を行い、その上で、団体の実態に即した就業規則をつくる
〇きちんと労働時間を把握して、その労働時間にそって賃金を払う
 残業時間は1日1分単位で把握して、その残業時間に沿って1分単位で残業代を支払う

といったことです。

「助成金には興味があるし、この機会やから、
しっかりと人事労務環境整備をしたいけど、
どないしたらいいのかな」という方も、いるかもしれません。

日常的な労務管理→団体のニーズにあった助成金を見つける→支給要件に沿って
取り組む→支給要件を満たす→支給申請

このプロセスを確実に行いたいとお考えでしたら、
社会保険労務士にご相談されることをおすすめします。

人事労務環境整備というのは、人事だけではなく、労務も含まれています。

労務とは、労働基準法、パートタイム労働法、育児・介護休業法、最低賃金法など、
労働関係諸法令を含みます。

このような労働関係諸法令に精通していなければ、日常的な労務管理をはじめ、
助成金のスムーズな支給申請を行うのは難しいです。

このような知識を十分でお持ちでない方が助言を行い、
支給決定に至ったとしても、行政側による事後調査で不備が見つかった場合、
助成金の返還命令もあり得ます。その際の責任はだれがとるのか、という問題も発生します。

この記事が、助成金をはじめ、人事労務環境整備について考える一助となれば幸いです。
新しい仲間を求めて[2016年09月09日(Fri)]
JNANの総会も無事終わり、新しい年度に入りました。手(チョキ)

いつも思うことですが、NPOの経理・事務担当者の方々と助け合う関係を構築したいと、いろいろな勉強会やセミナー、宅呑み会などが企画され、それなりの成果を上げてきています。

しかし、まだまだ、この情報が届いていないNPOもあると考えると、情報というものをどのように届けていけばよいのか、常に考えさせられます。

現代日本では、インターネットの日常化により様々な情報共有チャンネルが存在していますが、本当に助けを必要としているところには、もっとアナログ的なアプローチも必要ではないかと考えます。ひらめき

インターネット以前は、顔と顔を合わせて、気持ちの通うアプローチが当たり前であったことを思い出し、人と人の結びつきに信頼して、活動していきたいと思います。

ぜひ、このJNANを知らないNPOの経理・事務担当者の方々が、このJNANブログを観られて、一緒に繋がれたら素晴らしいと思います。黒ハート
T.I
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