某　僕の先輩も日記で書いていましたが
http://kwnk.blog.drecom.jp/archive/330

最近、自分達の活動の価値を説明する機会が多いので
改めて活動の意味というのを考えさせられます。

NPO、なんていうとボランティアというイメージはまだまだ
抜けていないこのごろですが、本当に社会を変えようと
している、そして周りから見て「この人たちなら本当に
何か変えるようなことできるかも」と思われるようなNPO
には社会に対する怒りがあるんだと思います。

僕が尊敬するようなそんな人たちは単純に年齢を重ねて
いらっしゃる、ということもありますが、それはウラを返せば
それだけの年月を社会的な課題のために懸けてきたと
いうこと。

もちろん、若いながらも本格的に動いている人だっている
わけなんですが、社会というレベルでリアルに問題意識
を持っていることが決定的に違うのではないかと最近
感じています。。

そこには現状を客観的に分析する力と、理想の状態を
描くだけの知識とそれらを統合する力、そしてその
ギャップに対して憤りをもてる熱さが必要になってきます。

自分より倍くらいの年なのに、自分より熱く社会を語り
そしていっていることのほとんどが深く考えさせられる
もので、なおかつ、自分の分からないことまで話している
そんな大大先輩を見ていると自分はまだまだなんだなと
思わされます。

自分が今いるNPOで働こうと決意したのもそんな大先輩
の影響はとても大きいもので、常にはるか先を走って
モデルとなってくれている方々に感謝感謝です。



久々の日記であまりまとまりがありませんが、
続けていく中で文章力を取り戻していきます、、。

意外にご好評をいただいたので、昨日の続きを書いてみます。

さて、ここで『いわゆる』総務の具体的な役割について書き
出して見ましょう。(講義の内容を小林流に解釈して整理しています。)

�@経営理念の明確化と周知
　額縁に入れるような会社の理念やビジョン、そして社員の規範を
　あらわしたクレドのようなものの作成と管理。また、会社全体が
　常に正しい方向に向かっているのかを検証していく。

�Aサービス支援業務
　利益を上げる部門が、その役割に集中するための環境を作る。
　細かくなるので以下ＡＢＣ順で列挙
　Ａ：名刺やコピー用紙、事務用品の補充、蛍光灯の交換
　Ｂ：社内の資料管理(保存と整理整頓)
　Ｃ：情報共有の仕組み化、データベースの管理

�B補佐業務
　適切な外部情報(特に法令など厳守するものが中心)や、社内
　の数字を分析し、会社の経営に役立つ事実を提供する。

�C社内のチェック
　経営計画は順調に進んでいるのか、マニュアルは守られている
　のか、安全管理はできているのか、電話や伝票の記入、文章
　の書き方など、日々行われていることも含めて改善と予防の手
　を打つ。

�D規定や規則の整備
　社内の文化作りのため、また規模が大きくなれば労働法など
　の適用による法的罰則を回避するために、社内で厳守する
　規律や規則の作成と、その管理を行う。
　
�E契約書など対外的文書の管理
　これはそのままですが、書式や書き漏らしに気をつける。

�F慶弔・贈答業務
　社内、社外で慶弔や贈答に関する取り決めを明確にする。
　というのが第一の仕事。組織として恥ずかしくない振る舞い
　をすることが求められる。

�G社内行事の運営
　新入社員の入社式や、経営計画発表会、創立記念日、
　社員旅行、などなど、トップの意向をくみ取りながら目標を
　きめて取り組んでいく。

＋α
　これらに加えて、経理、人事などが一緒になっている場合は

�H経理、財務の管理
　入出金の管理や、毎月の収支チェック、税金に関する
　支払い業務や、社会保険に関する業務などがあります。

�I人事
　個人個人がどのように目標設定をし、評価されるのかを
　きめていく。また、一人一人のライフビジョンを時間を取って
　話し合い、相談しやすい雰囲気を作っていくこともできれば
　していきたい。

というような項目が追加されます。

・・・

・・・・・・・

・・・・・・・・・・・(T-T)


書いてて目が回りそうになりました、、、。

そう、だからこそ目標範囲の設定が重要なのですね。
(『いわゆる総務』の仕事ですからね)

手が回らない部分は、ある程度誰にでもできるようにして
やってもらうなど、協力を引き出して業務を遂行していく
のも重要なのかもしれません。

これ、この項目をまとめて、一つ一つに関してやるべき
ことをブレイクダウンしていく形で文章化していったら
本当に本になりますね。


・・・・ゆっくりトライしていきたいと思います(汗

(昨日の記事の続きです)

「なぜ、総務こそが社風を創ることができるのか」
単純にそれは全社に関わる仕事を行っているからに他なりません。

もともと総務とは小さい会社では「事務」という呼び方をし、
成長ステージごとに、「お金については重要だし、機能をわけよう」
「人に関することはこれから最重要になるから独立した部署にしよう」
という形で、(前者はいわゆる経理部、後者はいわゆる人事部)
機能が分かれていきます。
(Jaeeでは経理も人事も含んだ事務の状態ですね)

そして、そもそも総務とは社内のマネジメントを効率化するために
生まれているので顧客とは「経営者」や「スタッフ」ということになります。
(これについてはこうざを聞く前から設定はできていました☆)

よって、総務が司る役割とは、経営方針の明確化とその周知
といった抽象的なものから、慶弔関係の手配や社内の事務用品の
整備など、超具体的なものまでが入っているわけです。
(・・・・・・・・・・・・・・・・汗)

そういった部署の特徴ゆえに、規模によってまたは業種によって、
そして経営者の考え方によって総務の仕事というのは様々であり、
アウトソーシングのバランスも含めて自社で考えに考え抜き、つくり
あげていくもので、他社事例を応用することは少ないのだそうです。
(いろいろと質問をした結果、「自分で考えるしかない」というのが
　最終的な答えでした、、。本格的なコンサルをするくらいしか
　効果的な解決策は提案できないのでしょう、、)

では、どうしたら最高の総務としての仕事ができるのか、
講座を通して伝わってきたメッセージを自分なりに翻訳して列挙します。

�@目標範囲を自ら設定し伝える。
　上で述べたとおり総務の仕事は幅広い。それゆえ、どんなささいな
　ことでも総務の仕事になりえてしまう。言われるがままに全てをする
　だけでは、総務の価値を創れないどころか、担当している人自身が
　潰れてしまいます。まずは自らの責任範囲をめいかくにしましょう。

�A顧客ファースト
　総務における顧客とは経営者と社員。常に「社員は何を望んでいる
　のか」「働きやすい環境が作れているだろうか」「成果を生み出す
　環境が整えられているだろうか」と、問い続けること。その場に立っ
　ているあなたしか答えはわからないのだから。

�B頼られる総務というゴールイメージを描く。
　どんなに忙しくても、どんなに大変であっても総務の仕事は他から
　見たら「やって当たり前」「できて当然」。全ての仕事に対して「総務に
　来るといつもいい情報が手に入る。」「総務になら何でもいえる」「総務
　がいたから、達成できた」と言われるような、ゴールイメージを常に持つ
　こと。暗い雰囲気の総務ではだれも近寄りたくなくなってしまう。

以上、講座の振り返りでした。

ちなみに、内容はとてもよかったのですが、受講生は内勤のかたが
多かったせいか、最初から席は後ろから埋まっていくし、休憩中しか
講師に質問ができないのに僕以外ほとんどだれも質問にはこなかっ
たり、、、(かなり質問に行きにくかった、、、)

いつも参加しているセミナーでは、起業家タイプの人が多いからなのか、
「質問どうぞ」とかいうとすぐに席が埋まってしまうので、これも不思議な
感じでした。

今日は大阪商工会議所さんが主催するセミナーに参加
してきました。

その名も「総務実務基礎講座」(会員価格：2万4千円)
僕が普段いくセミナーからするとこの価格はかなり高い、、、汗
にもかかわらず、昨日から発熱＆せきがとまらず、頭がふらふら、、

しかも、貴重な団体の経費を使って参加させてもらうことに
なっているので、プレッシャーが、、、

とにかく会場に早めについて、一番前の席を確保。
多少頭ふらふらでも、眠くてもこれなら大丈夫なはず。
(2万もお金払って後ろに座るのはもったいないし、、)

さて、講義形式で10時〜17時までという長丁場なので、
ちょっと内容が心配だったのですが、なかなか素晴らしい
セミナーでした。

基本的には、本で読んでわかることを改めて講義形式で
説明されると全く聞きたくなくなってしまうのですが、
今回は本でも説明されている情報にもかかわらず、最後
までじっくり聞き込んでしまいました。

要因としては
「全ての内容に『なぜそれをするのか』という視点が貫れている」
「適切な事例が豊富に盛り込まれており、イメージしやすい」

ということが挙げられると思います。

圧倒的な経験に裏打ちされた知識と能力がそういったわかり
やすさや、納得感を生み出しているのだろうなと一人納得。
改めて、自分の社会人としての経験の浅さに気付かされました。

ちなみに題名の○○には総務が入ります。(すでにおわかりでしょうが、、)

ではなぜ、総務こそが社風を創ることができるのか、それは
明日以降、講義内容を自分の中で忘れないためにも、継続して
書いていこうと思います。

つづく。

13歳のハローワークのHPを見ていたら発見。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
いまだに多くの若者が「就職」といえば「会社に入ること」だと思っている。
ほとんどの若者は、いまだに「会社員」以外の働き方をイメージできない。

しかし、いずれ状況は変わるだろう。重要なのは多くの人がNPOを作って成功さ
せることだ。成功して、収益を上げ、尊敬されるNPOが無数に誕生することが何
よりも必要だと思う。そうなれば、「成功」というイメージそのものがしだいに
変わっていくだろう。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝一部組み替えて抜粋＝＝＝＝

村上龍氏はたんに今の社会を氏なりに解釈して記述していることは
わかってはいますが、自分に応援メッセージをもらっている気がしました。

NPOの世界で生きることを決断するにはそれなりの迷いや不安があります。

一年前の今頃は、丁度今いるJaeeでやっていくぞ！と決意して間もない
ころでした。

現在大学4年生のJaeeスタッフにも、僕と同じように学生時代からJaeeで
活動をし、そのまま活動を続けていくことを決意している後輩がいます。
彼を見ていると一年前の自分がふっとよみがえってくるようです。

最近、そんな彼から一言
「腹を括る(くくる)にはどうしたらいいんですかね？」
という質問をいただいた。

いきなりきくにはかなりヘビーな質問だな、、、。

そのときはとっさに「腹括りは一日にしてならず」という言葉で
切り替えしたが、やはりそういうものだと冷静になってもそう思う。


アポロ１３の事故が起こったとき、地上にいる管制チームは
「必ず乗組員は帰還できる」と確信して生還のためのオペレーション
を行っていたという。

その影にはチームの士気を高め、誰よりも乗組員の生還を確信
していたフライトディレクター、「ユージーン・クランツ」というリーダー
がいました。

＝＝＝マイケル・ユシーム「九つの決断」(光文社)より引用＝＝＝＝
「宇宙船と飛行士を生還させられないだろうと考えたことは一度もない」と、
クランツは振り返っている。彼は記者会見でも大胆にいってのけた。
「彼らを帰還させられるかどうかの問題ではない。彼らをどう帰還させるか
という問題だ。」

そうした断固たる楽観主義は、根拠のない信念ではなく、訓練された
自信の賜物である。「いったん、降伏や条件付の降参を考えたら、
その坂道を転げ落ちる」と、クランツは警告する。
「そのように考えはじめたとたんに、実際に失敗するのだ……
とぎすまされた、ぎりぎりの精神をもってこそ、こうした生死を分ける
状況に取り組むことができ、成功へと導ける」
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

『断固たる楽観主義は、根拠のない信念ではなく、訓練された
自信の賜物である。』

アポロ13は極限状態での数日間の出来事ではありますが、
仕事や生き方に対しても同じことが言えるのではないかと思い
ます。

むしろ、日々様々な出来事に直面する私たちこそ、日々の
訓練が重要なような気がします。

本当に久しぶりの２連休。

明日からまた忙しくなるので、今日はゆっくりとすごしました。
いつも利用している隠れ家的カフェにて読書。


↑カフェの外観です。

タイトルに書いてある題名の本を読んできました。

内容は最高のマネージャーとそうではないマネージャーの違い、特に
最高のマネージャーが何を考え、どんな基準で組織を動かしているのか
について書かれています。興味のある方は読んでみてください。

私が、一番気になったのは次の２つのフレーズ

「マネージャーとしての仕事は才能を教えることではない。
個人が持っている才能をその仕事とうまくつなげることによって、
才能がある、と(個人個人が)賞賛される(ための)力になることだ。」

「どんな職務にもある程度の正確さや安全さが必要であり、
従業員には標準化された手順を実行することが要求されている。
優れたマネージャーは自分の部下がこれらの手順を理解して完璧に
実行しているかどうかを確認することが、自分の責任であると認識している。」

この２つの文章、(かなり間をとばしているので余計にですが)全然反対の
意見を言っているように見えます。しかし、組織や個人の成長レベルに
よってはどちらも正しいんですよね。

手堅く業務を進めるだけでは顧客に価値を与えられないし、
パフォーマンス(才能)ばかりあっても、基本がおろそかではそもそも顧客に
自分達を認めてもらえない。

JaeeでもSL理論(シチュエーショナル・リーダーシップ理論)に基づいて
人材の育成をしよう、と仕組みを整えているところですが、マネージメント
をする人間に一番の責任も権限もあるわけですね。(当たり前か、、)

改めて、自分のやっている仕事がどれだけすごいことなのか実感しました。
まあ、頭で考えすぎないようにがんばっていきます！

今日は4月から産休でお休みしているJaeeスタッフの森本お母さんと
ミーティング。子どもを生む前から「おかん」とか呼ばれていたけど、
子どもができてからは、より頼りがいが出てきていらっしゃる。

これからもぜひ一緒に仕事をしていきたい。



↑こちらは森本おかあさんの息子「泰世くん」