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IIHOE [人と組織と地球のための国際研究所]

「地球上のすべての生命にとって調和的で民主的な発展のために」を設立目的に、「社会事業家のマネジメント支援」、「ビジネスと市民生活を通じた環境問題・社会的課題の解決」、「2020年の地球への行動計画立案」に取り組むNPOです。


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イベントや講座で、「当日だけ、受付手伝って!」と頼まれたとき [2016年11月17日(Thu)]
秋のイベントシーズン、「当日来てくれればいいから!」と、直前になって、
他団体の方から受付を頼まれることはありませんか?
その催しの詳細や準備の経緯などをまったく知らなかったとしても、
「おたがいさまだし、受付くらいなら…」と、引き受けるかもしれません。
そんな時でも、できる限りお役に立ちたいですよね。

当日、よく状況がつかめないうちに開場してしまって、ゲストや参加者が
受付で滞留…などという事態にならないよう、その場限りのお手伝い
といえども、前日と当日開始前に、自発的にしておくべきことがあります。
参加者にとって、スタッフはスタッフ。「臨時のお手伝いなので…」という
言い訳はできないからです。

【前日まで】
□その催しの全容がわかるチラシやリーフレット、Web上の情報に目を通しておく。
□会場へのアクセス、集合時間・場所を確認する。
□持ちもの・服装について聞く。
□担当者と緊急連絡先・方法を共有しておく。

【当日】
(道に迷った方に電話で案内したり、お迎えに行ったりする可能性を考慮して)

□最寄駅から会場までの道で、分かりやすい目印は何か?
  *地図の情報は古いかもしれません(最近、駐車場になってしまったなど)。
  *都心部の場合、銀行やコンビニは同じ店舗が複数近くにあったり、
   統合・合併によって名前が変わったりして、目印になりにくいです。
□会場への案内の看板は出ているか?
  *常設のものの他、催しのために臨時で出されているものがあるかもしれません。
□会場の最寄りのコンビニ、銀行・郵便局の場所は?
  *参加者から聞かれるかもしれませんし、急な買い出しや両替に備えて。
□会場の入り口は?駐車スペースは?
  *建物によっては複数入り口があります。土日は正面入り口が閉まっている等で
   わかりにくいことがあります。

(館内の設備について聞かれることを予測して)
□会場までの導線は?
  *建物の入り口から会場受付まで、スムーズに移動できるか、
   掲示などを確認します。
□トイレは?
  *会場に一番近いトイレの場所を確認します。
□喫煙スペースは?
  *会場と同じフロアにあるとは限りません。
□飲料自販機の場所は?
  *品揃えと価格も念のため見ておきます。
□飲食可能な場所は?
  *会場内飲食禁止の場合、飲食できるスペースを確認しておきます。
□ごみの処理は?
  *会場内外のごみ箱の場所、分別方法。

(スムーズな受付業務のために)
□担当業務と業務量を確認し、受付スタッフで分担します。
 【一般的に想定される業務】
  *出欠チェック
  *参加費受領、領収証お渡し
  *現金管理
  *資料・名札お渡し
  *名刺をいただく?
  *誘導(ゲストや取材対応等)
  *祝電やお花等の受け取りと管理
  *アンケート回収
□受付に必要な備品がそろっているか、確認します。
  *名簿、筆記用具、おつり、領収証、資料、名札、付箋、
   資料(予備も含め)等

(その他、参加者から聞かれる可能性があること)
□開始前に担当者に確認し、受付スタッフで共有しておきます。
  *「事前申し込みしていないけど、大丈夫ですか?」
  *「録音・撮影してもいいですか?」
  *「○○さんはもう来ていますか?」
  *(物販スペースが併設されている場合)「これはいくらですか?」
   「終了後も販売していますか?」
  *「今日は何人くらい参加予定ですか?」
  *「配布資料をもう一セットもらえますか?」
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