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マネージで会議の質を変えましょう [2013年07月20日(Sat)]

__tn_20130720221832.jpg昨年受けた会議マネジメントの研修から。備忘録として。

【会議の目的】
 会議は地に墜ちている。それをふつうの仕事の一環とすることが大事。会議とは、一般の仕事のマネジメントと同じことだという認識が消えている人が多い。PDCAサイクルがなくDoだけとなっており、当たり前の仕事のスキルが会議には使われていない現状がある。

【会議の種類】
 「怪議」何をするのか不明/「貝議」押し黙っている/「下位議」代理出席ばかりで決められない/「快議」承諾だけで議論がない/「悔議」出るだけ無駄だった。特に資料を読み合わせる朗読会議は生産性阻害の最要因。

【会議の六種 類】
 1 情報交換会議(共有すべき情報を伝達)
 2 意見交換会議(相互理解とコミュニケーション、ウォーミングアップとしての機能)
 3 創造的問題解決会議(新しい政策や問題解決プラン、長期的視点での戦略づくり/問題の定義づけから始めることが必要。問題は個人の価値観が大きく関与。お互いに全く違った定義で議論するようになると不毛の論議になるので、問題の定義づけを見直すとコンフリクトが防止できる)
 4 調整・根回し会議(利害関係相互の調整、本会議前の地固め、非公式会議も含む)
 5 意思決定会議(意思決定権者、危急の場の意思決定/価値基準や判断基準を統一しておかないとコンフリクト発生)
 6 交渉会議(ウィンウィン、共同作業実現のための対話)

【会議の原則】
 ・資料はわかりやすくビジュアルも多用
 ・資料は事前配布が原則でその場での読み合わせは居眠りの元
 ・アジェンダ(議事進行予定表⇒後述)を作成し参加者に配ることで目的、論点、ゴールを常に確認できるように
 ・白板を制する者が会議を制する(可視化し理解を助け、流れをコントロールできる)
 ・環境をコントロール(参加者がリラックスできるよう会議室の設定、席のレイアウト、座る位置など工夫はたくさんできる)
 ・会議参加の理由を参加者が納得できるようあらかじめ伝える。代理出席を認めずその場で決定できる権限を持ち込む
 ・時間を管理するため遅刻者を待たない、昼直後と終業前を避ける
 ・会議の最大の批判は無言
 ・会議のネーミングは重要、名前=ゴールの意識で長くてもかまわない、メール送信標題も

【アジェンダの項目】
 1/会議名
 2/成果目標
 3/項目・成果・手法・資料・責任者・割当時間
 4/パーキングロット(後回しにした余談を仮止めとして記載しておき、あとで戻って議論)

会議を変えれば組織が変わる。マネジメント能力を集大成させて会議運営に当たるべしという講師の言葉は心に残る。アジェンダ(議事工程表)を参加者にも見せて管理すること、白板を制する者は会議を制すこと、根回しは陰湿なイメージがあるが非公式な場での事前協議や普段からのコミュニケーションと考えようという思いが湧いてくる研修だった。

(花はアガパンサス。爽やかな薄紫色。ヒガンバナ科だそうだ)
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