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【開催報告】CANPAN・NPO連続セミナーVol.10「日常的に使える気軽な手紙スタイル:お礼状編」 [2013年07月10日(Wed)]

今日は、手紙に関するセミナーでした。

日本財団CANPAN・NPO連続セミナーVol.10
日常的に使える気軽な手紙スタイル:お礼状編
〜人と人のコミュニーションを豊かにする、ハグルマ封筒×CANPAN〜


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NPOの活動の中でも、意外と「手紙」を利用する場面がありますよね。
ソーシャルメディアやメールによるコミュニケーションも大事だけど、手書きの言葉によるコミュニケーションも素敵だなと、CANPANはふと思いまして、今回のセミナーを企画しました。

これまでのNPO連続セミナーでは、ITサービスを活用したノウハウが中心でしたが、今回のセミナーでは「手書きのお手紙」をテーマにしました。ITサービスにしても、手紙にしても、ツールは違ってもコミュニケーションするということはNPOにとって、とても大事なことの一つです。
特に、ファンドレイジングや企業との協働などの関係で、手紙によるお願いやお礼状を寄付者や企業関係者にお渡しするケースも増えてきていると思います。

誰もが書ける手紙、でもその作法やマナーについて意外と知らない手紙。
今回はそんな手紙について、特にNPOで利用するケースが多い「お礼状」にスポットを当てつつ、手紙に関する文化的なお話から実践的なお話、そしてワークショップを織り交ぜて開催しました。
全てを手書きにする定型文のお手紙マナーではなく、日常的に使える、現代風の気軽な手紙スタイルを中心とした内容ですので、今すぐ、NPO活動の中で活用できる実践的なお話になったと思います。

今回のセミナー開催にあたっては、ワークショップなどの開催を通じて手紙文化の向上に積極的に取り組んでいるハグルマ封筒株式会社(http://www.haguruma.co.jp/)に全面協力をいただき、開催することが出来ました。
ハグルマ封筒株式会社は、オリジナルで抄造した紙を中心に2,000 種類を超える豊富な封筒や各種紙製品を製造・販売している会社です。
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NPOや公益活動団体を対象にしたセミナーで、手紙をテーマにしたものはほとんどないと思いますので、かなり貴重な機会になったと思います。
今後も機会があればぜひ手紙をテーマにしたセミナーを開催したいと思います。
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日 時:2013年7月10日(水)19:00〜21:00(開場18:45)
会 場:日本財団ビル2階会議室8
参加者:14名
対象者:NPO、公益団体、学生団体等の関係者、ボランティア、プロボノなど
    「手紙」に興味・関心のある人ならどなたでも
協 力:ハグルマ封筒株式会社 http://www.haguruma.co.jp/
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<講師プロフィール>
永田留美さん
ハグルマ封筒株式会社 企画広報部 ウイングド・ウィール海外セールス マネージャー
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米国留学含む6年間の大学生活を経て、外資系銀行に入行。2年間のOL生活を経て、家業の水産会社にて代表取締役として4年に渡り営業活動に邁進。独自の広報活動により自社商品のブランド化、海外への販路開拓に成功。
2006年よりハグルマ封筒株式会社へ入社。現在、広報活動の他、同社がプロデュースする手紙用品専門店ウイングド・ウィールの海外営業も担当。ニューヨークやパリをはじめ海外の高級ステーショナリーストアと取引を増やし現在では10カ国にて商品を販売中。ネットワークを活かし世界中の同業・メディア関係者と情報交換を兼ねて日々交流している。

今の時代だからこそ伝わる手紙の魅力を広めるためのセミナーやイベントの企画・開催。
紙好きなメンバーが毎月集う勉強会「カルタビアンカうさぎの会」を主催。現在会員数200名。
共著として『おたより手帖』(東京地図出版)、また文房具の書籍にて手紙やその活用術などをテーマにした記事など多数執筆。
趣味の延長として、国内外で出会った紙にまるわるブログ「paper and design」(http://d.hatena.ne.jp/paper-and-design/)を発信。


<スケジュール>
オープニング
・本日の趣旨と流れ

セミナー「日常的に使える気軽な手紙スタイル」
講師:ハグルマ封筒 永田留美さん
・手紙の種類について(シーン別に分ける手紙の使い方)
・手紙の歴史とうんちく
・基本的な使い方とマナー(ビジネスでのお礼状を書く際のマナー)
・NPO法人向けのシチュエーション別文例
・あるNPO法人の手紙の利用例・時間の活用事例

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ワークショップ「お手紙を書いてみましょう」
・あるシチュエーションをテーマにして、実際にお礼状を書いてみる
・インクと紙、切手を楽しむ(実際にお礼状を書く際に自由に使用していただく)
(参加者同士がそのメッセージについてシェアする+交流)

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クロージング
・質疑応答、シェアタイム、交流

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<セミナーの中で気になったことなど>
講師の永田さんのお話しの中で気になったキーワードなどを中心に簡単にまとめたものです。

手紙の歴史など
・イギリスで封筒が使われ出したのは1840年代。
・西洋より日本の方が紙が豊富だったので、日本の手紙文化は発展していた。
・手紙の紙&封筒のスタイルも様々なものがある。
・「レターヘッド」と呼ばれる会社のロゴなどがはいったものはプライベート用には使用しない。また、2枚以上になる時は、2枚目以降はロゴなどがついていない無地のものを使用する。
・ビジネス礼状など個人で出すお礼などは「コレスポンデンスカード/シート(Correspondence Card/Sheet)」がおススメ。

コレスポンデンスカードでのお手紙
・コレスポンデンスカードは洋風の一筆せんのこと。封書で送るスタイルなので、はがきなどより丁寧な印象になる。
・ちょっとしたお礼状などに最適。
・コレスポンデンスカードでのお礼状は、簡潔な文章で丁寧に書くことが基本。拝啓・敬具、時候の挨拶などを省略できる。
・時候の挨拶的なもの入れる時も、定型文ではなく、自分が感じた旬を入れる。
・主文では、伝えたいことを3行くらいにして入れる。
・封筒に切手を貼る際は、ヨコ型にした封筒の右上に貼る。
・切手も、相手、あるいは自分のその人らしい記念切手を使うとよい。

お礼状を書く際のポイント
・お礼状を送るタイミングはなるべく早く。
・自分の文字の大きさにあわせて、文章は5行から8行ほどで書く。
・筆記具のインクの色はブラック、またブルーブラックがおススメ。
・本文の中に自分らしい一言を入れる。

その他
・レターセットなどを常備しておいて、ちょっとしたすきま時間に手紙を書けるようにしておくとよい。
・切手などもいろいろの種類を持っていると楽しい。
・相手のことを思って文章を書く。
・NPOがお礼状を出す時も、形式的な文章ではなく、相手のことだけを指している個別の内容を盛り込むのはおススメ。


<気づきの共有シート>
セミナーの最後に、参加者のみなさんに今日一番印象に残ったことや感想などを気づきのシートとして記入していただきましたので、みなさんに共有いたします。
セミナーの参考としてぜひご覧ください。



ご参加のみなさま、講師の永田さん、本当にありがとうございました!

日本財団CANPAN 山田泰久
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